Regulasies oor die dokumentvloei van die organisasie. 'n Voorbeeld van werkvloei in 'n organisasie

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

'n Dokument is inligting wat aangebied word in 'n vorm wat geskik is vir die inhoud en doel daarvan. 'n Dokument word geskep met 'n doel, deur iemand vir iemand. Maar nie altyd sal die bron van die dokument en/of die geadresseerde 'n persoon wees nie. Die moderne vlak - wanneer dit moontlik en nodig is om masjiene en meganismes effektief en prakties in die beheerlus in te sluit.

Die proses, kenmerke en spoed van die beweging van 'n dokument hang af van die vorm, inhoud en funksionering van die "omgewing van beweging". Sukses, ekonomiese aanwysers en sosiale doeltreffendheid hang af van hoe goed die dokumentvloei in die organisasie opgestel is, en dit is: die kwaliteit en lewe van die maatskappy.

Meer oor dokumente en werkvloei

Administrasie, vorm en prosedure van werkvloei op die voorbeeld van 'n organisasie, word nie deur wetgewing gereguleer nie. Daar is GOSTs, verordeninge en verpligte aanbevelings. As deel van rekeningkundige dokumente, papiere vir die verkryging van 'n lening ofmediese verslae is die norme van die wet.

'n Dokument is nie altyd 'n streng geskrewe vorm nie. Dit kan: wees

• 'n vorm waarin spesifieke velde op 'n sekere manier ingevul word, met die presiese semantiese en sintaktiese inhoud;
• 'n bladsy gemaak volgens 'n spesifieke vorm vir 'n spesifieke aansoek (brief, bevel, opdrag, personeel, …);
• vryvorm (verduidelikende nota van die werknemer, dankbaarheid vir arbeidsprestasies, besluit oor die aansoek, …).

Al drie weergawes van dokumente kan op papier of elektronies aangebied word en, as gevolg van die beskikbaarheid van tegniese en regshulpmiddels, is hulle absoluut gelykstaande, hoewel daar steeds gevalle is waar slegs papiervorm moontlik is.

Ondanks die gebrek aan wetgewende regulering van die vorm en inhoud van die dokument en werkvloei, is daar 'n rigiede, algemeen aanvaarde en nie-besproke praktyk om dokumente te skep, te skuif, te berg of te vernietig, wat elke organisasie vry is om aan te pas vir homself op absoluut enige manier.

Perfekte voorbeeld van dokumentvloei in 'n organisasie

Dit is fundamenteel onmoontlik om die ideaal te bereik:

• in enige sfeer van lewe en aktiwiteit,
• enige tyd,
• enige plek in die ruimte,

omdat elke nuwe benadering dit moontlik maak om nuwe horisonne te sien. Daar is 'n begeerte en 'n behoefte om hulle te volg. Dokumentasie is geen uitsondering nie. Inteendeel, dit is 'n demonstratiewe en lewendige voorbeeld van dinamiese fiksasie van die proses van inligtingsbeweging.

Dit maak nie saak hoe die inligting aangeteken word nie: op papier of in elektroniese vorm. Tans het albei vorms dieselfde wetlike waarde, hoewel die papierweergawe in sommige gevalle voordele inhou.

die siklus van hul beweging vanaf die oomblik van verskyning (skepping) tot die oomblik van deposito of vernietiging.

Nie alle organisasies verstaan dat baie dokumente direk deur masjiene en meganismes uitgevoer kan word sonder menslike ingryping nie, net soos nie alle bronne (outeurs) slegs mense behoort te wees nie.

Die gewone begrip van outomatisering van werkvloei in die oorweldigende meerderheid van gevalle is op die vlak van 'n eenvoudige "sein-idee", wanneer die program toevertrou word om slegs die voorkoms van gebeurtenisse aan te meld.

Interne en eksterne omset van dokumente

Albei stroombane is belangrik vir 'n suksesvolle organisasie. Die buiteomset het 'n statiese waarde, terwyl die binneomset 'n dinamiese waarde het.

Hoe beter die maatskappy se bestuur hierdie omstandighede verstaan, hoe meer belowende elektroniese dokumentbestuurstelsel kies dit. Diegene wat 'n ideale voorbeeld van die beweging van sakepapiere in 'n organisasie wil stel, skryf hul eie inligtingstelsel.

Dokumente kan primêre ensekondêr. Laasgenoemde het altyd 'n geskiedenis van beweging binne die organisasie.

Deur die toepassing van kennis oor die dokument en die gebruik daarvan te ontleed, is dit moontlik om die maatskappy se funksionele kenmerke, sosio-ekonomiese aanwysers en tydparameters te evalueer. Dit is belangrik vir beide vennote en verbruikers.

Papier maar effektief of elektronies, maar gekoop

Uniekheid is nie net inherent aan 'n persoon nie, maar ook aan 'n organisasie. Boonop waardeer elke mens sy individualiteit en streef hy op elke moontlike manier daarna om dit met klere, gedrag, opvoeding, ensovoorts te beklemtoon.

'n Maatskappy wat 'n klaargemaakte inligtingstelsel aankoop, is 'n perfekte voorbeeld van 'n organisasie se werkvloei wat dit van sy eie gesig ontneem en werknemers dwing om in "iemand anders se klere" aan te trek.

Dit is beter om jou eie werknemers toe te vertrou om op die outydse manier met papiermedia te werk as om 'n derdeparty, maar moderne mening oor dokumente en die gebruik daarvan aan hulle af te dwing. Elke werknemer is 'n belangrike element van die organisasie se funksionaliteit, en nie 'n navorser van die doeltreffendheid van ander mense se idees en strukture van derdeparty-werkvloei nie.

Prioriteite, dinamika en funksionaliteit

Die buitenste kontoer van die werkvloei is altyd beperk, onpretensieus en staties stabiel. Oor die algemeen moet dit nie meer belangrik wees as wat dit verdien nie. Byvoorbeeld, wat is die punt daarvan om "jou siel te belê" in verhoudings met die belasting, regulatoriese owerhede of vennote. Jy kan op een of ander manier die proses van die uitruil van inligting diversifiseeradvertensie-agentskappe, maar selfs dit neem uiteindelik 'n statiese, alledaagse vorm aan.

Die prioriteit van ons eie inligtingverwerkingstelsel, waarvan 'n belangrike deel altyd elektroniese dokumentbestuur is, is ongetwyfeld. Maar altyd en almal is jammer vir die tyd en geld om hul eie stelsel te skep.

'n Kombinasie van die klassieke "one es" of "galaxy" opsies wat nooit sonder xel klaarkom nie en 'n paar derdeparty plaaslike ekonomiese of rekeningkundige programme, tesame met hul eie webwerf om terugvoer en dokumente te hê (bestellings, klagtes, aanbiedinge, …) van kliënte en vennote - die gewone stand van sake, werknemers is voortdurend besig met roetine, en daar is geen koste nie.

Die dinamika van die produksieproses kan slegs verseker word deur die effektiewe implementering van sy eie funksionaliteit. Slegs in hierdie hoedanigheid is elektroniese dokumentbestuur in 'n organisasie 'n voorbeeld wat navolgenswaardig is, en in die konteks van die implementering van 'n eie besigheidsidee, 'n uitstekende dinamika van produksie, ekonomiese en sosiale aanwysers.

Regulasies oor die inligtingstelsel van die organisasie

Enige organisasie is 'n inligtingstelsel wat in 'n soortgelyke omgewing ontstaan en bestaan. Dokumente kom in die organisasie van buite, binne is dit ook nodig om dokumente te skep, waarvan sommige gereguleer en verpligtend is.

'n Eenvoudige organisasie-werkvloeidiagram is 'n voorbeeld van wat almal gewoonlik doen. Regulasies oorwerkreëls, daaglikse roetine, pligte van werknemers - die gewone norm, maar baie min mense is betrokke by die ontwikkeling van die "Regulasies oor die inligtingstelsel van die organisasie".

Uit 'n objektiewe oogpunt kan die leiers van die organisasie deur enigiets gelei word, enige regulasies en posbeskrywings skryf. Maar die doeltreffendheid en uitvoerbaarheid van hierdie reëlmaking hang slegs af van hoeveel die interne regulatoriese arsenaal aan die vereistes van die werklikheid voldoen.

Regulasies oor dokumente en hul beweging

Die dokumentbestuurstelsel van 'n onderneming is 'n integrale deel van die maatskappy se inligtingsfeer, as gevolg waarvan die "Regulasies oor Dokumentbestuur" 'n aanhangsel tot die "Regulasies oor die Organisasie se Inligtingstelsel" is, maar baie belangrik en verbind al sy samestellende elemente in 'n enkele inligtingsorganisme.

As bestuur vasbeslote is om die perfekte voorbeeld van 'n organisasie se werkvloei te skep, beteken dit dat hulle werklik betrokke is by die ontwikkeling van 'n suksesvolle besigheid, met die doel om wins te maak en die welstand van werknemers te verbeter.

'n Kenmerk van die huidige stand van sagteware-ontwikkeling, veral aan die voorpunt van verspreide inligtingverwerking (voorbeelde van internetprogrammering), is dat dit byna onmoontlik is om 'n selfaanpassende mobiele toepassing te skep.

Die taak van elektroniese dokumentbestuur in 'n organisasie is 'n eenvoudige maar demonstratiewe voorbeeld. Hier is die dinamika eienaardig:

• inkomende en uitgaande dokumente;
• algoritmes vir die verwerking van interne en eksterne besigheidsdokumente.

Die skryf van kode wat kan verskil soos data en algoritmes verander, is baie moeilik. Die koste van tyd en hulpbronne is nie vir elke organisasie beskikbaar nie.

Elektroniese dokumentbestuur in dinamika

Organisasie van werkvloei by die onderneming op die voorbeeld van die taak van die elektroniese weergawe is relevant, eenvoudig, aanduidend en prakties. Die kompleksiteit kom van die proses van ontwerp van kode wat dinamies kan verander. Ontwikkelingstyd is ook 'n probleem.

gebruik algemene verwerkingslogika.

Dan is die werkvloei in die organisasie='n voorbeeld + kenmerke van jou eie besigheidsidee. In die eerste benadering sal die resultaat nie prakties wees nie, maar sodra die eerste implementering van die take in werking gestel word, sal die siklus van hul oplossing onomkeerbaar word en, met die nodige aandag, sal die resultaat bereik word.

Die skepping van 'n inligtingstelsel wat in staat is om dinamiese veranderende inligting te verwerk, is eerstens die dinamika van die skeppingsproses self.

Totdat 'n meganisme geskep word om inkomende, uitgaande en voldoende te veranderinterne dokumente, en die kode sal nie onafhanklik kan verander sonder die deelname van 'n programmeerder nie, sal dit nie moontlik wees om te praat oor die feit om 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel te skep nie.

Om egter jou eie stelsel uit te vind en te implementeer om die organisasie se inligtingsprosesse ten volle te ondersteun, is dieselfde as om sy sukses briljant en perfek te maak.