Besigheidskommunikasie per telefoon: algemene reëls en voorbeelde

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Die besigheidsfeer behels aktiewe kommunikasie tussen mense: werknemers, kollegas, vennote, kliënte en potensiële kliënte. As dit nie moontlik of nodig is om belangrike kwessies persoonlik te bespreek nie, wend hulle hulle gewoonlik tot die gebruik van die produkte van wetenskaplike en tegnologiese vooruitgang: e-pos, sosiale netwerke, korporatiewe kletse, telefoon.

Vandag sal ons in meer besonderhede stilstaan by besigheidskommunikasie per telefoon.

Die belangrikheid van die telefoon in die lewe van 'n moderne mens

Met die koms van die telefoon in mense se lewens, het kommunikasie 'n heel nuwe vlak geneem. As dit vroeër, om te praat, nodig was om te ontmoet, dan het die telefoonstel dit moontlik gemaak om enige belangrike kwessies op te los of net te gesels, op 'n sekere of selfs 'n groot afstand. Natuurlik was dit 'n nuuskierigheid vir die eerste gebruikers, en baie inwoners van die Middeleeue sou waarskynlik verbrand hetdie vuur van iemand wat sou voorstel dat so iets moontlik is.

Maar die tyd staan nie stil nie – telefone het begin verander, en telefoonkommunikasie het verbeter. Nou het ons slimfone en selfs slimhorlosies tot ons beskikking, waarmee jy ook enigiemand kan kontak.

Ongelukkig waarborg tegnologiese vooruitgang nie dat vooruitgang in menseverhoudings plaasvind nie. Net omdat 'n persoon met iemand praat wat 'n baie duur nuutste slimfoon gebruik, beteken dit nie dat hulle outomaties 'n aangename gespreksgenoot word nie. Alles word bepaal deur die spraakkultuur en die woordeskat wat tydens die gesprek gebruik word. Veral wanneer dit by besigheidskommunikasie kom.

Wat beteken "besigheidskommunikasie"?

Om mee te begin, sal dit aandui wat die besigheidsarea as geheel is. Eerstens is dit die sfeer van besigheid, entrepreneurskap.

Boonop val enige aktiwiteit wat verband hou met die verskaffing van dienste, die verkoop van goedere, die sluiting van 'n ooreenkoms (mondeling of skriftelik - dit maak nie saak nie) oor enige kwessie onder die definisie van die besigheidsfeer.

Besigheidskommunikasie, praat oor die telefoon en pos het nou 'n spesiale verband, want dit is makliker vir mense om te bel of skryf om hul vraag te vra as om tyd op die pad te spandeer om persoonlik met konsultante te praat.

Huidige besigheidsfoonsituasie

Met die ontwikkeling van die internet, die opkoms van baie toepassings en kitsboodskappers vir kommunikasie, het die telefoonera geleidelik in besigheid begin verdwyn. Kommunikasie word nou verkies.via e-pos, korporatiewe klets (byvoorbeeld in die Bitrix-stelsel - een van die gewildste vir besigheid op die oomblik), sosiale netwerke.

Die foon is steeds die mees algemene kontak in die organisasie sodat kliënte kan bel. Onder mekaar kan werknemers werkkwessies oplos op 'n manier wat hulle pas.

Maatskappybestuur kan hul eie reëls met betrekking tot kommunikasie stel. Jy het sekerlik al dikwels frases gesien soos "kommunikasie vind plaas deur die Bitrix-stelsel", "take word gedelegeer met behulp van Google Docs", "as die onderhoud suksesvol is, sal ons jou by die algemene klets voeg" ensovoorts. Miskien is hierdie reëls vir maande of jare opgestel op die beginsel van "dit het net gebeur" - die eerste werknemers het dit net gerieflik gevind om op hierdie manier te kommunikeer, later het dit 'n tradisie geword.

Met ander woorde, niemand weier telefoonkommunikasie nie – dit is vandag steeds relevant, ten spyte van die opkoms van ander kommunikasiemiddele. Daarom is dit belangrik om die beginsels van besigheidskommunikasie-etiket oor die telefoon te ken.

Verskille tussen telefoon- en regstreekse kommunikasie

In 'n persoonlike ontmoeting sien ons die gebare en gesigsuitdrukkings van die gespreksgenoot: dit help om beter, makliker en vinniger 'n mening oor hom en die indruk van die gesprek te vorm. Kommunikasie by 'n vergadering vergemaklik veral die taak as mense oor iets saamstem (oor die verskaffing van goedere, oor die verskaffing van dienste, oor huur of afdanking, ensovoorts).

Behalwe dit, as daar 'n behoefte aan enigiets isverduidelik of bevestig, in 'n aangesig-tot-aangesig-gesprek kan ons gebare gebruik, wat betekenisloos is wanneer ons oor die telefoon praat. Nee, jy kan natuurlik, maar die gespreksgenoot sal nie sien nie. Alhoewel, dit het 'n onbetwisbare pluspunt: jy kan straffeloos gesigte vir jou baas maak soveel jy wil, die belangrikste ding is om betyds te stop sodat dit nie 'n gewoonte word nie.

Klassifikasie van formele kommunikasie

Soorte besigheidskommunikasie per telefoon:

• Praat met klante.
• Onderhandelinge met vennote.
• Gesprek met ondergeskiktes.
• Gesprek met werknemers.
• Praat met potensiële kliënte.
• Beantwoord klagtes, los probleme op.

Kenmerke van besigheidskommunikasie-etiket per telefoon

Dit blyk dat as jy met 'n glimlag oor die telefoon praat, 'n positiewe houding deur die gespreksgenoot oorgedra en gevoel word. In elk geval vereis sakefoonetiket wedersydse respek. Selfs al tree een van die partye om een of ander rede nie baie reg op nie, sal 'n goedgemanierde persoon homself nie toelaat om tot die vlak van onbeskofheid en banale onbeskofheid te sak nie.

In baie maatskappye is daar 'n tegnologie van besigheidskommunikasie per telefoon: die sogenaamde "skrifte", voorbeelde van hoe om met kliënte in verskeie situasies te praat. Daar is gewoonlik nie sulke "skrifte" as 'n gesprek met vennote of verskaffers verwag word nie.

Verskille tussen 'n besigheidsfoongesprek en 'n informele een

Informele kommunikasie impliseer 'n absoluut vrye vorm van uitdrukking van gedagtes. Ja,daar is reëls (moet byvoorbeeld nie laat bel nie en moenie iemand met talle oproepe steur as dit duidelik is dat hy besig is nie), goedgemanierde mense volg dit.

Kenmerke van besigheidskommunikasie per telefoon het strenger reëls. Die praktyk toon egter dat dit die werkvloei aansienlik beïnvloed.

Reëls

Telefoonbesigheidsetiek impliseer om algemene reëls te volg.

• Moenie onbeskof wees nie. Dit is nie aanvaarbaar in die besigheidsfeer in die algemeen nie: nie in 'n persoonlike gesprek nie, nóg in korrespondensie. Selfs as jy met 'n persoon praat wat onvanpas optree, is jou taak om so kalm en beleefd moontlik te bly.
• Kyk na jou diksie en spoed van spraak. Jy vorm 'n indruk van jouself en die organisasie wat jy verteenwoordig. As jy’n individuele entrepreneur is, bly jou taak dieselfde – om’n positiewe indruk oor jouself te laat. Wanneer jy oor die telefoon praat, het jy net twee maniere om 'n persoon te beïndruk: die gesprek en die inligting wat jy verskaf. As jou toespraak te vinnig of stadig is, diksie is onverstaanbaar, daar is baie parasitiese woorde, dan sal die persoon aan die ander kant van die lyn dalk nie eers belangstel in waarvan jy presies praat nie, aangesien hulle jou nie sal verstaan nie. oulik.
• Praat kort en bondig. Indien nodig, nooi die kliënt om gedetailleerde geskrewe inligting na sy e-pos te stuur.
• Hou die gesprek formeel. Die besigheidstyl van kommunikasie oor die telefoon laat nie die gebruik van omgangstaal, onwelvoeglike stellings toe nie.
• Praat in 'n taal wat jou gespreksgenoot verstaan. Die besigheidstyl van gesprek vereis nie die wydverspreide gebruik van klerikalisme en spesifieke woordeskat nie. Die gebruik van sulke uitdrukkings, met die wete dat die gespreksgenoot onbevoeg is in die terminologie van jou aktiwiteit, word gelykgestel aan volstrekte disrespek. Uitsondering: as jy 'n werknemer aanstel wat vereis word om die besonderhede van professionele terme te verstaan.
• Maak seker om jouself voor te stel. Noem die maatskappy en opsioneel jou naam en posisie. Dit sal help om tyd te bespaar vir beide jouself en die persoon wat bel, want jy hoef nie uit te vind of "hy daar gekom het" en hoe om jou te kontak nie. Boonop vorm dit respek vir jou en die maatskappy van die eerste sekondes af. Praktyk wys dat na 'n beleefde groet die bellers ook meer beleefd raak en geneig is tot kulturele kommunikasie.
• Moenie haastig wees om die foon in die eerste sekonde te antwoord nie. Een of twee sekondes sal nie die probleem maak nie, en gedurende hierdie tyd kan jy die dinge wat jy gedoen het opsy sit om die oproep rustig te beantwoord.
• Moenie te lank wag voordat jy die foon optel nie. As die tyd wat ooreenstem met vier of meer telefoonlui verbygaan, is dit oneties. Die optimale tyd om te antwoord is rondom die derde lui.
• As jy vir besigheidsdoeleindes bel, vermy frases soos "Maria pla jou." Van die eerste sekondes af vorm dit 'n onderbewuste (en soms bewuste) indruk van jou as 'n irriterende, onseker persoon. Dit is beter om jouself net voor te stel: “Hallo, my naam is Maria, ek belvraag …".
• Wanneer jy bel, kyk of jou gespreksgenoot tyd het om te praat.
• As jy iets met 'n kollega moet uitklaar oor die kwessie van jou gespreksgenoot, iewers om te vertrek, dan is dit raadsaam om die "Hou"-funksie te gebruik. Op hierdie manier sal die persoon weet hulle is op die lyn en hoef nie na jou gesprek met 'n kollega of die geluid van 'n drukker te luister nie.

Voorbeelde van behoorlike telefoongesprekke

Besigheidskommunikasie op die telefoon: voorbeelde van hoe om 'n gesprek behoorlik en verkeerd te bou.

Bel die uitgewer.

Bestuurder:

- Hallo, uitgewery "Ons sal jou publiseer", bestuurder Olga. Hoe kan ek jou help?

Klant:

- Goeiemiddag, ek wil graag navraag doen oor jou dienste.

Bestuurder:

- Spesifiseer asseblief in watter dienste jy belangstel? Ons bied boekuitgewery en promosie, proeflees en redigering van manuskripte, uitleg, omslagontwerp, sirkulasie en promosiedrukwerk.

Klant:

- Ek wil graag boeke en strooibiljette druk.

Bestuurder:

- Ons druk kopieë van boeke uit 10 stukke en 'n stel pamflette van 100 stukke. As die boek deur ons spesialiste saamgestel is, word 'n afslag op druk verskaf.

Bel die regskantoor.

Sekretaresse:

- Goeiemiddag Lawyers Here Company.

Klant:

- Jou werknemer het 'n slegte kontrak vir my gemaak! Dit het nie al die items wat ek nodig het nie! ekEk sal kla as jy nie my geld teruggee nie!

Sekretaresse:

- Ek verstaan jou frustrasie. Asseblief, laat ons kalmeer en probeer om dit uit te vind. Kan jy kantoor toe ry met 'n afskrif van die ooreenkoms?

Sekretaresse:

- Goeiemiddag, Aurora-maatskappy, my naam is Igor.

Verskaffer:

- Hallo, ek benodig Viktor Sergeevich, jou baas.

Sekretaresse:

- Vertel my asseblief met wie ek praat? Hoe om jou voor te stel?

Verskaffer:

- Ek is Max, verskaf koelers aan jou kantoor.

Sekretaresse:

- Het jou. Ongelukkig is Viktor Sergeyevich nie nou op kantoor nie, hy sal oor sowat twee uur terug wees. Bel asseblief omstreeks 17:00 terug.

Verskaffer:

- Ok, dankie.

Voorbeelde van verkeerde besigheidstelefoongesprekke

Bel die uitgewer.

Bestuurder:

- Ja?

Klant:

- Hallo, ek wil graag boeke en strooibiljette druk.

Bestuurder:

- Druk ons?

Klant:

- Miskien. Kan jy ons vertel van jou voorwaardes en pryse?

Bestuurder:

- Alles is op die webwerf geskryf.

Klant:

- Daar is geen pryse en geen minimum hoeveelheid nie.

Bestuurder:

- Ja? Wel dan, kom na ons kantoor toe.

Kliënt: Hoekom?

Bestuurder:

- Wel, strooibiljette druk! Druk dit uit en vind uit hoeveel dit kos.

Watter indruk dink jy sal die kliënt hieruit hêgesprek?

Bel die regskantoor.

Sekretaresse:

- Hallo.

Klant:

- Ek sal kla, jy het vir my 'n slegte kontrak gemaak!

Sekretaresse:

- Het ek 'n kontrak vir jou opgestel?

Klant:

- Waar is jou baas?

Sekretaresse:

- Besig! (hang op)

Sekretaresse:

- Ja?

Verskaffer:

- Hallo, ek benodig Viktor Sergeevich, jou baas.

Sekretaresse:

- Hy is weg.

Verskaffer:

- Wanneer sal dit wees?

Sekretaresse:

- Twee uur.

Verskaffer:

- So 14:00 was reeds 'n uur gelede.

Sekretaresse:

- Kom oor twee uur!

Verskille tussen 'n telefoonbesigheidsgesprek en 'n gesprek op Skype, Viber en messengers

Op die telefoon vind kommunikasie slegs met behulp van stem plaas.

Sommige toepassings laat jou toe om video-oproepe te maak, wanneer die gespreksgenote mekaar met 'n aktiewe en gekoppelde kamera kan sien.

Boodskappe behels slegs korrespondensie.

Gevolgtrekking

Die kultuur van besigheidskommunikasie op die telefoon is nie so moeilik om te verstaan as wat dit met die eerste oogopslag lyk nie. Dit is genoeg om te verstaan dat jy die gesig van die maatskappy is, en die indruk wat die gespreksgenoot sal hê, hang van jou af.