Kantooradministrateur posbeskrywing: pligte, funksies en regte

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

In die meeste openbare plekke is die ontvangsdame die eerste persoon wat jy ontmoet sodra jy die drumpel oorsteek. Hierdie spesialiste word gehuur deur hotelle, skoonheidsalonne, restaurante en natuurlik kantoorinstellings. Hulle het baie verantwoordelikhede, van kommunikasie met gaste en vennote tot die verwerking van dokumentasie.

Kenmerke

Dit is die moeite werd om te sê dat die administrateur 'n baie veelsydige beroep is, wat veelsydige pligte kan insluit. Die voordeel vir beginners is dat dit geen diepgaande kennis in 'n spesifieke area vereis nie.

Potensiele werkgewers gee meer aandag aan persoonlike eienskappe. 'n Potensiële kandidaat vir die pos van 'n kantooradministrateur moet matig gesellig wees, kontak met verskillende mense kan vestig en hul eie gedagtes korrek uitdruk. Dit sal ook 'n voordeel wees om 'n belangstelling in die gekose veld te hê.aktiwiteite en die vermoë om stres te hanteer. Laasgenoemde kwaliteit sal beslis handig te pas kom vir die toekomstige administrateur. Hy sal met 'n groot aantal besoekers moet kommunikeer, onder wie konflikte beslis sal voorkom. Selfs in sulke situasies moet die administrateur egter beleefd kan bly.

Daar moet kennis geneem word dat, afhangend van die maatskappy se werwingsbeleid, daar vereistes kan wees vir hoër onderwys, vermoë om met kantoortoerusting te werk, ens.

Die werkskedule vir hierdie pos word gewoonlik bepaal deur die openingstye van die onderneming, aangesien dit die administrateur is wat dit in die oggend oopmaak en dit in die aand sluit. Wanneer daar egter dag en nacht vir werknemers gewerk word, word 'n skofskedule opgestel. As 'n reël werk kantore nie in hierdie modus nie.

Dit is ook die moeite werd om aandag te skenk aan die feit dat die administrateur en kantoorbestuurder verskillende beroepe is. Die kantoorbestuurder hou eintlik toesig oor ander werknemers. Die administrateur, anders as hy, verrig nie hierdie funksie nie. Hy verrig net sy eie funksies, en interaksie met ander werknemers van die kantoor indien nodig.

Hoofverantwoordelikhede

'n Kantooradministrateur, wat by die werkplek is, moet 'n aansienlike aantal take verrig wat die bestuur aan hom opdra. Kom ons lys hulle kortliks op.

• Ontvangs en daaropvolgende verspreiding van telefoonoproepe. Tydens onderhandelinge moet die administrateur die inligting aanteken en aan werknemers oordra. Indien nodig, moet die oproepherlei na 'n ander departement.
• Die pligte van 'n kantooradministrateur sluit 'n klousule in wat vereis dat 'n werknemer aanvanklike advies aan potensiële kliënte moet verskaf.
• Die behoefte om inkomende sowel as uitgaande dokumentasie te verwerk.
• Plaas posadvertensies op gespesialiseerde portale en werwingsagentskappe. Die pligte van die kantooradministrateur behels ook die voer van aanvanklike onderhoude met potensiële kandidate.
• Aankoop van skryfbehoeftes en verbruiksgoedere wat nodig is om die gladde werking van kantoortoerusting te verseker.

Benewens die pligte wat hierbo gelys is, het die kantooradministrateur eintlik voortdurend interaksie met mense. Dit is beide potensiële kliënte en huidige werknemers van die maatskappy. Dit is hierdie spesialis wat verantwoordelik is vir die skedulering van werknemers.

Regte

Die aantal regte, anders as pligte, is baie minder. So, wat doen die kantooradministrateur-instruksie?

• Tree namens die maatskappy op en verteenwoordig sy belange in interaksie met ander ondernemings.
• Om met ander werknemers binne die toegewese gesag te kommunikeer.
• Maak voorstelle vir oorweging om die organisasie se prestasie te verbeter.

Kantooradministrateurfunksies

Om by die werkplek te wees, behoort hierdie spesialisvoer 'n aansienlike aantal take uit wat aan hom opgedra is:

• Berei die kantoor voor.
• Behou orde.
• Bedien besoekers.
• Telefoondiens.

Om die waarheid te sê, die aantal funksies kan meer wees. Dit hang af van die lys werksverantwoordelikhede van die kantooradministrateur in 'n spesifieke instelling.

Berei die kantoor voor

Vervulling van toegewysde funksies begin as 'n reël met voorbereiding vir 'n nuwe werksdag. By sy werkplek aangekom, kontroleer die administrateur die werk van kantoortoerusting, die beskikbaarheid van verbruiksgoedere en skryfbehoeftes. Vervolgens moet die spesialis homself vergewis van die lys besoekers en voorwaardes skep vir hul vergadering.

Onthou orde

Die administrateur moet nie direk betrokke wees by skoonmaak en ander aktiwiteite om orde in die kantoor te handhaaf nie. Onder sy pligte is egter die behoefte om die werk van instandhoudingspersoneel te koördineer. Hy moet die skoonmaak skeduleer, asook die duur daarvan aandui.

Kliëntediens

Die pligte van die administrateur bestaan ook daarin om met besoekers te onderhandel oor die tyd van die besoek, hulle met die hoof te koördineer. Die skedule van besoeke moet so opgestel word dat daar geen oorvleuelings is nie en niemand hoef tyd te mors om te wag nie. Daarbenewens moet die administrateur besoekers ontmoet. Dit is hy wat die eerste skepindruk.

Telefoondiens

Hierdie funksie word aan die administrateur toegewys om die bestuurder van onderhandelinge te bevry en hom nie van die werkvloei af te lei nie. 'n Werknemer kan sekere probleme op sy eie oplos of 'n afspraak vir 'n besoeker maak in ooreenstemming met die bestuurder se skedule. Wanneer die werknemer hierdie funksies uitvoer, moet die werknemer sekerlik vertroulikheid handhaaf en nie die inligting wat aan hom beskikbaar is, aan buitestanders bekend maak nie.

Voorbeeld

Die posbeskrywing van die kantooradministrateur kan verskillende items insluit, afhangende van die vereistes van 'n spesifieke organisasie. Standaardvoorwaardes sal egter in die reël daarin voorgeskryf word, wat as model geneem word.

• Algemene bepalings.
• Kwalifikasievereistes. As 'n reël is 'n sekondêre gespesialiseerde onderwys voldoende vir 'n potensiële administrateur. Ondervinding sal beslis 'n aanwins wees.
• Verantwoordelikhede. Geen posbeskrywing is volledig sonder hierdie item nie.
• Regte. Die administrateur het byvoorbeeld die reg om voorstelle te maak vir die verbetering van die aktiwiteite van die onderneming.
• Bykomende bepalings wat items kan insluit wat nie by ander afdelings ingesluit is nie.

Dit is gebruiklik om 'n posbeskrywing aan 'n nuwe werknemer te verskaf vir hersiening, waarvan hy met sy eie handtekening moet bevestig.

Werkplek

Instruksie oor arbeidsbeskerming vir die administrateur van die kantoor stel sekere vereistes vir werksomstandighede. Die werkplek moet byvoorbeeld so geleë wees dat die werknemer gemaklik ishul eie pligte uit te voer. As 'n reël is dit langs die bestuurder se kantoor geleë en laat jou toe om ander werknemers te monitor.

Jy moet verstaan dat wanneer hulle pligte uitvoer, die administrateur, sowel as ander werknemers, dikwels kantoortoerusting moet gebruik. Daarom moet dit so geplaas word dat dit vir korttermyngebruik beskikbaar is.

Een van die belangrike take wat nie duidelik in die posbeskrywing van die administrateur uitgespel word nie, is om as skakel tussen die onmiddellike toesighouer en ondergeskiktes op te tree. Daarom moet die werknemer probeer om 'n gunstige omgewing te skep en kontakte met ander spesialiste te vestig. Dit is belangrik om nie net die instruksies van die leier korrek oor te dra nie, maar ook om die akkuraatheid van die implementering daarvan te kan beheer.

Om hierdie rede word die vermoë om met ander te skakel 'n belangrike faktor om sukses in hierdie posisie te behaal. Dit geld vir beide leiers en ondergeskiktes. Wat persoonlike eienskappe betref, word organisasie en stresweerstand nogal belangrik geag, wat jou toelaat om ander werknemers te bestuur en kalm te bly, selfs wanneer jy met konflikbesoekers te doen kry.