Personeeloudit is Definisie, tipes, metodes, take en doelwitte

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Personeeloudit is 'n kontrole van die doeltreffendheid van die werk van die personeel, uitgevoer deur spesiaal aangewese werknemers of deur 'n derde party. Anders as die klassieke oudit wat in rekeningkunde gebruik word, is personeeloudit nie verpligtend nie en word dit nie gereguleer deur spesiale wette en regshandelinge van die Russiese Federasie nie. Dit word uitgevoer op inisiatief van die hoof van die onderneming om sekere probleme op te los. Die hoofdoel van so 'n oudit is meestal om die toestand van die maatskappy se personeel te identifiseer. Dit word ook gebruik om maniere te vind om produktiwiteit te verhoog en produksiekoste te verminder.

Hoe om te klassifiseer

Inspeksies hou verband met een of ander tipe personeeloudit volgens parameters soos:

• Datatydperk gebruik: korttermyn, langtermyn en korttermyn.
• Metode om inligting te bekom: mondeling of dokumentêr
• Aard van die inligting wat nagegaan word: wettig, kwalifiserende of gemeng;
• Aan beoordelaars: intern en ekstern.

Personeeloudit word in twee rigtings uitgevoer: identifikasie van wetlike oortredings enidentifisering van oortredings van arbeidsdissipline - soeke na onredelike koste-oorskryding, identifisering van redes vir eenvoudige, huwelik, ens. Daarom word personeeloudit in die rigting van aktiwiteit hoofsaaklik verdeel in wetlike, kwalifikasie en gemengde.

Regspersoneeloudit

Tydens die regspersoneeloudit gaan hulle die dokumentasie van die personeelafdeling, die werkswinkels se tydstaat na, gaan fakture en kwitansies na met die beskikbare materiaal en gereedskap. Kontroleer die korrektheid van die invul van dienskontrakte, werkboeke, uitvoerende bevele. Kontroleer of werknemers posbeskrywings volg. Hulle doen opnames en doen opnames om oortredings van die arbeidswetgewing van die Russiese Federasie te identifiseer, sowel as die reëls en standaarde wat in 'n spesifieke aktiwiteitsveld aanvaar word waaraan werknemers moet voldoen. Byvoorbeeld, die vereistes van sanitêre standaarde in die voedselbedryf, GOST's, kwaliteitstandaarde en voldoening aan regulasies.

Die hooftaak van 'n regspersoneeloudit is om oortredings te identifiseer voordat dit tydens die oudit deur 'n spesiale kommissie opgespoor word. Dit sal help om probleme met die wet te vermy en die kwaliteit van produkte en dienste te verbeter.

Kwalifikasiepersoneeloudit

Kwalifiserende personeeloudit van die organisasie word uitgevoer om tekortkominge in die werk van personeel te identifiseer en maniere te bepaal om dit uit te skakel. Dit maak dit ook moontlik om die teenwoordigheid van onvoldoende kwalifikasies van 'n werker ofinteendeel, om die waardevolste personeel te identifiseer wat bevorder of meer betaal moet word sodat hulle selfs beter presteer en meer doen.

Kwalifikasie-personeeloudit is die mees relevant in daardie areas van aktiwiteit waar die sukses van die onderneming geheel en al afhang van die professionele eienskappe van die werknemer. Byvoorbeeld, in die handel. As die verkoper kopers verkeerd behandel, uit onkunde of onvermoë, dan beïnvloed dit die finansiële resultaat van die onderneming direk - inkomste neem af, volumes verval produkte neem toe. Terselfdertyd kan slegs 'n kontrole aantoon of die rede vir die afname in inkomste die lae kwalifikasie van die werknemer is, en nie 'n ander faktor nie. In hierdie voorbeeld sal 'n personeeloudit help om 'n gewetenlose werknemer te identifiseer en hom betyds te vervang, voordat die handelsmaatskappy op die rand van bankrotskap was.

Omvattende personeeloudit

Omvattende personeeloudit behels die gebruik van beide regs- en kwalifikasie-oudits, sowel as alle beskikbare metodes om inligting te assesseer en te ontleed. So 'n kontrole maak dit moontlik om die toestand van personeel te assesseer en die personeelpotensiaal van die maatskappy te identifiseer, bestaande wetsoortredings in die onderneming te identifiseer en dit te verwyder voordat dit tot ongewenste finansiële en personeelverliese lei.

Hierdie metode om 'n personeeloudit uit te voer het, benewens die gelyste voordele, twee nadele - dit sal meer kos en meer tyd neem, aangesien meer deelnemers betrokke sal wees om 'n groot hoeveelheid data na te gaan. Dis hoekomdit maak sin om slegs in noodgevalle uit te voer: in geval van bankrotskap of tydens 'n finansiële krisis, wanneer die mark vernou en mededinging verskerp.

Wie kan inspekteer

Oudit van die personeelstelsel kan deur beide werknemers van die maatskappy en derdeparty-organisasies uitgevoer word. Terselfdertyd ontstaan die probleem met die bepaling van die vlak van bevoegdheid van die inspekteur, aangesien die konsep van personeeloudit nie in die regspraktyk vasgelê is nie, en daardie instruksies, standaarde en reëls wat bestaan, bedoel is vir ouditering in rekeningkundige aktiwiteite. Maar hoe volledig en betroubaar die inligting ontvang sal word en hoe dit ontleed en geëvalueer sal word, hang af van watter stappe die hoof van die onderneming sal neem om die situasie met personeel te verbeter.

'n uitweg is egter gevind. Dus, as basiese instruksies en reëls vir die organisering van 'n personeeloudit by 'n onderneming, kan die basiese beginsels van finansiële oudit geneem word, en in die besonder sulke vereistes vir inligting wat ontvang en verskaf word soos:

• objektiwiteit;
• geloofwaardigheid;
• tydigheid;
• eerlikheid;
• volheid.

Gevolglik moet die ouditeur nie net aan die reëls van professionele etiek voldoen nie, eerlik en objektief wees, maar ook sekere reëls nakom wanneer inligting ingesamel en verwerk word, asook 'n ouditverslag opstel. Terselfdertyd hoef hy geen spesiale sertifikaat by hom te hê om by so 'n aktiwiteit soos 'n personeeloudit betrokke te raak nie. Maar dit beteken niedat dit deur enige werknemer uitgevoer kan word. Om die take van 'n personeeloudit op te los, moet die inspekteur 'n sekere vlak van kennis en kwalifikasies hê.

Doen 'n oudit van personeel kan óf 'n werknemer van 'n gespesialiseerde maatskappy wees, óf iemand uit die personeel van die onderneming met 'n voldoende vlak van opvoeding en bevoegdheid. Dikwels is dit departementshoofde, rekenmeesters en ander hoogs gekwalifiseerde spesialiste. En hier duik 'n dilemma voor die hoof van die onderneming op: Wat is beter, om 'n gespesialiseerde organisasie aan te stel of om 'n oudit op hul eie te doen? Die antwoord op hierdie vraag hang af van faktore soos:

• Die koste van hoogs gekwalifiseerde personeel betrokke by die personeeloudit en die koste van dienste van 'n ouditmaatskappy;
• Hoeveelheid inligting wat verwerking vereis en toelaatbare bepalings vir die verwerking daarvan.

Daar word algemeen geglo dat 'n personeeloudit wat deur werknemers van 'n onderneming uitgevoer word goedkoper is, wat nie altyd waar is nie. Die betrokkenheid van eksterne spesialiste is dikwels baie meer winsgewend as dit nodig is om 'n oudit te doen in 'n groot onderneming, waar die volume inligting baie groot is. Firmas wat ouditdienste verskaf, het meer ervaring, hul werknemers is meer gekwalifiseerd, ten minste op die gebied van personeeloudit, dan sal die oudit al hoe beter kos, en minder tyd neem.

Menslikehulpbronoudit op jou eie, hoe om uit te voer

As die hoof van die onderneming nogtans besluit het om 'n oudit te doen met die hulp van sy werknemers,hy moet 'n paar kenmerke ken. Gewoonlik is die doel van 'n personeeloudit in hierdie geval om die werk nie van die onderneming as geheel te bestudeer nie, maar van een of ander aparte departement, terwyl dit nodig is om die maksimum vlak van vertroulikheid van inligting te verseker.

Om mee te begin, sal die bestuurder 'n werkgroep moet skep, gewoonlik sluit dit 4-5 mense in, en die persoon bepaal wat verantwoordelik is vir die uitvoer van die oudit en die opstel van die ouditverslag. Die hele proses van voorbereiding en optrede kan in die volgende stadiums van 'n personeeloudit verdeel word:

1. Ontwikkel 'n aksieplan.
2. Bepaling van die steekproefgrootte: die aantal werknemers wat ondervra is, die volume en tipe dokumente wat nagegaan is. Hoe groter die steekproef, hoe meer akkuraat is die resultaat, maar hoe langer sal die verifikasieprosedure neem.
3. Ontwikkeling van vraelysvorms, voorbereiding van vrae.
4. Gaan die dokumentasie van die personeelafdeling na, sowel as dokumente in die area wat nagegaan word.
5. Opname en ondervraging van werknemers van die onderneming.
6. Analise van die versamelde inligting, insluitend die gebruik van rekenaartegnologie en spesiale programme.
7. Opstel, gebaseer op die inligting wat tydens die oudit verkry is, van 'n ouditverslag, waarin die persoon verantwoordelik vir die implementering van die personeeloudit by die onderneming sy mening uitspreek oor die stand van personeel, hul kwalifikasies en tevredenheid met werk voorwaardes.

Die ouditverslag word skriftelik opgestel, bewyse word daaraan aangeheg in die vorm van 'n verslag oor die werk wat gedoen is. Alle bladsye van die verslag moet genommer word en in 'n lêergids geliasseer word. In die algemeen, enigeof daar is geen streng reëls vir die opstel van 'n gevolgtrekking, sowel as die uitvoer daarvan nie, aangesien die doel van 'n personeeloudit is om inligting vir interne gebruikers te bekom, daarom word die data wat as gevolg van so 'n oudit verkry is, nêrens gepubliseer nie, en meestal is hulle streng vertroulik en hul openbaarmaking is onaanvaarbaar. Boonop moet die vertroulikheid van inligting verseker word, beide by die beplanningstadium en die resultate van die verifikasie. Dit is wenslik dat die werknemers van die onderneming nie weet van die komende inspeksie nie. Dit sal help om samespanning tussen hulle te vermy, wat beteken dit sal dit moontlik maak om die objektiwiteit en betroubaarheid van die inligting wat ontvang word te verhoog.

Inligtingversameling en verwerkingsmetodes

HR-ouditmetodes verskil nie van dié wat in rekeningkundige oudits gebruik word nie, slegs inligting van 'n ander aard en doel word verkry. Hulle gebruik hoofsaaklik vooraf voorbereide vorms van vraelyste en vraelyste. Die inligting wat tydens die oudit oor die werknemers van die onderneming verkry is, word vergelyk met die basiese vereistes wat in gespesialiseerde handleidings, posbeskrywings en werkkwaliteitstandaarde voorgeskryf word.

Die inligting wat tydens die oudit verkry is in die vorm van vraelyste en rekords van antwoorde op vrae en ander dokumente wat tydens die oudit ontvang is, word versamel, gesorteer en vergelyk volgens die tyd en plek wanneer die personeeloudit uitgevoer is. Die verslag wat saamgestel is op grond van die resultate van die oudit moet, indien nie alle dokumente nie, dan die belangrikste daarvan bevat.

Watter take kan opgelos wordpersoneel oudit

Oudit van die personeelstelsel help om die potensiaal van die maatskappy en die kwalifikasies van die personeel beter te assesseer. Dit maak dit moontlik om die waardevolste werknemers in die arbeidsmag te identifiseer en hulle te voorsien van werk en lone wat meer in lyn is met hul vlak.

Soos ervaring toon, is dit meer winsgewend vir 'n bestuurder om diegene wat reeds by die onderneming werk op die loopbaanleer te verhoog as om 'n nuwe een aan te stel. Aan die een kant sal dit die opbrengs op ander werknemers verhoog, aangesien hulle loopbaanvooruitsigte sal sien, aan die ander kant mag 'n nuwe werknemer nie wortel skiet in die span nie, en dit verhoog personeelomset, wat die prestasie van die onderneming. Personeelomset kan ook die gevolg wees van 'n verkeerde personeelbeleid. Byvoorbeeld, as die kompleksiteit van die werk of die vlak van verantwoordelikheid en die vlak van betaling nie ooreenstem nie. Dit kan slegs 'n oudit van personeelwerk openbaar.

So 'n tjek help nie net om die waardevolste werknemers te identifiseer of van die minste waardevolles ontslae te raak nie, maar ook om probleme op te los wat direk verband hou met die feit dat die organisasie van arbeid verkeerdelik by die onderneming uitgevoer word. Byvoorbeeld, tydens 'n inspeksie in een van die werkswinkels, is dit aan die lig gebring dat as gevolg van onbehoorlike plasing van materiaal, werkers tot twee uur per dag spandeer het om dit net by verwerkingspersele af te lewer, aangesien dit in 'n verafgeleë pakhuis gestoor is. Gevolglik is tyd en moeite vermors. Werkers het vinniger moeg geword en konsentrasie verloor. Dit het die kwaliteit en volume van produkte beïnvloed. Sonder 'n personeel oudit, hierdie stelsel foutproduksie sou nie vasgestel word nie, wat beteken hulpbronne sal vermors word.

Verantwoordelikheid van ouditeure

Die ouditeur is slegs verantwoordelik vir sy mening soos uitgedruk in die ouditeur se verslag. Op die ou end word die besluit oor personeelveranderings deur die hoof van die onderneming geneem, en die taak van die ouditeur is slegs om aan hom oor die toestand van die personeel van die onderneming oor te dra, watter vlak van hul kwalifikasies, of daar oortredings is. van die wet, arbeidsdissipline, veiligheidsmaatreëls, of daar werklik hoogs gekwalifiseerde spesialiste is. Dui die faktore aan wat die werk van personeel en die rasionele gebruik van werktyd negatief of positief beïnvloed.

Gevolglik stel die ouditeur 'n ouditverslag op waarin hy aandui:

• watter geleenthede is gehou;
• hoeveel werk is gedoen;
• watter probleme en risiko's het hy in die loop van sy werk teëgekom;
• wat gedoen moet word om die situasie reg te stel as die toestand van personeel of personeelbeleid negatief is;
• moontlike gevolge as oortredings nie reggestel word nie.

Op sigself los die inspeksie nie die probleem op van onbehoorlik geselekteerde personeel of verkeerde optrede van werknemers van die onderneming, hul oortreding van veiligheidsreëls of nie-nakoming van instruksies en tegniese regulasies nie. Die doel van 'n personeeloudit is om die sterk- en swakpunte van die bestaande personeelstelsel by die onderneming te identifiseer en aanbevelings te gee oor hoe om tekortkominge uit te skakel en hierdie stelsel te verbeter. Die ouditeur doen dit nieverantwoordelikheid vir die stand van personeelbeleid en besluite wat die bestuurder sal neem op grond van die resultate van die oudit.

Waar en hoe om ouditeure te huur om personeel na te gaan

Hierdie soort diens word hoofsaaklik verskaf deur konsultasiemaatskappye en werwingsagentskappe wat spesialiseer in konsultasie en werwing vir ander ondernemings. Daar is sulke organisasies in byna elke groot stad. Hulle adverteer meestal hul dienste in plaaslike advertensiekoerante en -tydskrifte of op spesiale advertensiemure op die internet. Sommige het 'n amptelike webwerf van die maatskappy.

By aanstelling word 'n ooreenkoms opgestel tussen 'n onderneming en 'n maatskappy wat personeelouditdienste verskaf, wat die regte en verpligtinge van die partye moet spesifiseer en vir die diens moet betaal. Gewoonlik vergader die kontrakterende partye verskeie kere voordat 'n kontrak opgestel word, en bespreek die nuanses en moontlike risiko's. Watter aktiwiteite sal uitgevoer word. 'n Geskatte werkplan word beding (die konsultasiemaatskappy kan selfs 'n prospektus vir die MH-ouditplan indien).

Die grootste voordeel van 'n derdeparty-gespesialiseerde organisasie om 'n personeeloudit te organiseer, is die onafhanklikheid van die oudit. As 'n werknemer van 'n onderneming, op een of ander manier, van beide die bestuurder en die arbeidsmag afhanklik is, dan het die eksterne ouditeur byna volkome onafhanklikheid. Sy mening is slegs gebaseer op waargenome feite.

HR-oudit is een van die maklikste en mees bekostigbare maniere om die personeelstelsel van 'n organisasie endie bestaande menslikehulpbronpotensiaal van die onderneming te bepaal. Hierdie metode van verifikasie is 'n integrale deel van die maatskappy se bestuursrekeningkunde en moet gereeld uitgevoer word, ongeag die finansiële resultaat van sy aktiwiteite.