Gantt-grafiek is jou beplanningsassistent. Wat is 'n Gantt-kaart en hoe om een te maak?

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Gantt Chart is een van die gewildste nutsmiddels om die skedule in projekbestuur visueel te illustreer.

Wat is dit?

Gantt-grafiek is ontwerp om die verskillende fases van werk in die veld van klein en mediumgrootte besighede te illustreer. Visueel is dit 'n eenvoudige stel stroke wat uit twee hoofasse bestaan: gevalle en tyd. Elke tydperk word 'n spesifieke taak toegeken wat voltooi moet word.

Op die diagram, bykomend tot die hoofblokke, kan daar 'n spesiale addisionele kolom wees wat die persentasie werk wat voltooi is, aandui. Spesiale punte - mylpale - word gebruik om twee of meer take uit te lig en die volgorde van die implementering daarvan te demonstreer.

Die Gantt-kaart is 'n soort standaard op die gebied van projekbestuur, want dit is met die hulp daarvan dat dit moontlik word om die struktuur van die implementering van alle projekstadia duidelik aan te toon.

Waarvoor is 'n Gantt-grafiek?

Gegewe dat die meeste mense visueel is, bied die diagram 'n geleentheid om een van die hooftake op te los en die personeel te wys waaraan om te werk, watter hulpbronne om in die proses en methoe vinnig om sekere take uit te voer. Alle inligting word in 'n saamgeperste vorm aangebied, sonder die gebruik van verwarrende tabelle en 'n groot hoeveelheid teks. Terselfdertyd is die essensie duidelik en verstaanbaar vir alle, sonder uitsondering, projekdeelnemers.

Die gebruik van 'n grafiek vergemaklik die bestuur van kleinskaalse projekte aansienlik en maak dit moontlik om werknemers se aktiwiteite altyd onder beheer te hou.

Geskiedenis van die verskyning van die eerste grafiek

Die eerste grafiekformaat is ontwikkel en getoets deur Henry L. Gant in die vroeë 20ste eeu. Die wetenskaplike is aangestel om die bou van skepe vir gebruik in die Eerste Wêreldoorlog te bestuur. 'N Spesiale skedule het hom in staat gestel om die werk van verskeie ingenieurs te koördineer, om die voltooiing van take betyds te beheer. Gant het direk begin deur alle vereiste take te lys en dit volgens beskikbare hulpbronne te skeduleer.

'n Belangrike stadium was die demonstrasie van die afhanklikheid van sommige take van ander. Boonop het Gant vir elke persoon 'n tydperk toegeken waartydens hy 'n sekere tipe aktiwiteit moes voltooi, aangedui wie en watter taak verrig gaan word, met inagneming van die tyd wat vir die projek toegeken is.

Gantt-kartering word gedoen deur gebruik te maak van 'n vertikale as wat verskillende take verteenwoordig en 'n horisontale as wat tyd verteenwoordig.

Gantt-grafiek in die moderne wêreld

Hierdie beplanningsmetode verloor nie vandag sy relevansie nie, want dit laat jou toe om 'n grafiese vertoning van die produksieplan te verskaf, vereenvoudig die monitering van vordering in implementeringopgedra take. Die Gantt-kaart het so 'n kragtige analitiese hulpmiddel geword dat dit vir byna 100 jaar geen veranderinge ondergaan het nie. Eers in die 90's van die vorige eeu, om die verwantskappe in meer besonderhede te beskryf, is kommunikasielyne tussen verskeie take daarin ingebring:

• "finish-start" - aktiwiteit B kan nie begin voordat aktiwiteit A voltooi is nie;
• "begin-eind" - aksie B kan nie begin voordat aksie A begin nie;
• "begin-begin" - aksie B sal nie vroeër as aksie A begin nie;
• "finish-finish" - aksie B moet nie vroeër eindig as wat aksie A eindig nie.

Daar is bewyse dat die Gantt-kaart gebruik is in die konstruksie van sulke reuse-ingenieurstrukture soos die Hooverdam (Las Vegas, 1939) en die Eisenhower-hoofwegstelsel (verbind die meeste groot stede in die Verenigde State).

Instruksie: hoe om 'n Gantt-grafiek in 5 stappe te bou?

Volgende gaan ons kyk na die reëls vir die bou van 'n Gantt-grafiek en probeer om dit self in 'n Microsoft Excel-sigblad te skep.

Stap 1. Data-insameling

Om 'n grafiek te bou, benodig ons die volgende data:

• koördinate van alle datastelle (waar elkeen van die kolomme moet begin);
• naam van elke verhoog;
• duur van elke fase.

Vir gemak voer ons hulle dadelik in die ooreenstemmende velde van die tabel in. Nadat ons al die vereiste inligting ingevoer het, kan ons voortgaan met die skepping van die grafiek self.

Belangrik: maak seker dat alle dataformate isis korrek: dit geld veral vir datums.

Stap 2. Vorming van die uitleg

So, ons ken die doel van beplanning en die sleuteldata op grond waarvan ons 'n skedule sal bou. Nou in die sigbladvenster moet ons na die "Voeg -> Chart"-afdeling gaan en dan op die "Lyn"-item klik. Ons het nie die gewone nodig nie, maar met akkumulasie, aangesien dit slegs voorsiening maak vir die tweede ry data, wat in ons geval die hoof een sal wees.

Stap 3. Vee al die ander uit

Om dit te kan doen, verskaf die program spesiale gereedskap. Op die grafiek wat op die skerm verskyn, moet jy die muiswyser oor die blou balk beweeg, regskliek daarop en kies "Formateer Datareeks" uit die kieslys wat verskyn. 'n Venster sal vertoon word waarin ons na die "Vul"-item moet gaan en die "Geen vul"-item kies. Daarna sal die grafiek so lyk:

Stap 4. Afronding

Aangesien al die data in ons grafiek by verstek van onder na bo in volgorde is, sal ons dit 'n bietjie moet wysig. Om dit te doen, kliek ons met die rechtermuisknop op die kategorie-as (die een langsaan wat ons 'n lys take het), gaan na die venster "Formateer as". Die oortjie wat ons benodig, word onmiddellik oopgemaak - "Axis parameters". Merk die blokkie langs Keer kategorievolgorde om. Trouens, die Gantt-grafiek is reeds gereed, daar is net 'n paar nuttige dingetjies oor.

Stap 5. Formatering

So, ons gaan voort om aan die grafiek te werk. Soos jy kan sien, lyk dit steeds onooglik, en nou sal ons dit regmaak deur die sigblad self te gebruik:

1. Strek die grafiek na die verlangde grootte deur die pyltjie in die regter boonste hoek te gebruik.
2. Kies al die datums in die tabel, klik op die seleksie-area met die regtermuisknoppie en gaan na "Format Cells-> Number". Hierdie afdeling stel die hoofgetalformate bekend waarmee ons werk. Sodat die inskripsies nie mekaar oorvleuel nie, raai ons jou aan om 'n korter weergawe van die inskrywing te kies. Klik dan weer met die rechtermuisknop op die as met datums op die grafiek, kies "Format As -> Nommer" en merk die blokkie langs "Skakel na bron".
3. Kies die legende (die simbole "Datum" en "Duration" aan die regterkant) en druk die Delete-knoppie op die sleutelbord.
4. Maak "Format Axis -> Parameters" oop en stel die minimum en maksimum waardes in (ons stel 15 Desember, aangesien dit Maandag is, en 3 Januarie). Hier kan ons die prys van die hoofafdelings vasstel (dit is gerieflik in gevalle waar, byvoorbeeld, werk aan 'n projek 'n paar weke of maande sal duur). In ons geval is dit geriefliker om die verstekwaarde (2.0) te verlaat.

'n Bietjie meer eksperimenteer met formatering - en dit is watter skoonheid ons op die ou end kry. Hier is 'n voltooide Gantt-kaart. Die voorbeeld wat ons gegee het is natuurlik baie eenvoudig - maar dit is genoeg om die essensie van hierdie metode van beplanning envisuele demonstrasie van die proses om sekere take uit te voer.

Ander kaartprogramme

Natuurlik is daar baie ander, beter programme wat projekbestuur makliker maak. 'n Gantt-kaart van enige kompleksiteit kan maklik gebou word deur toepassings soos: te gebruik

• SchedRoll;
• Gantt-ontwerper;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project en vele ander.

Boonop is daar 'n aantal aanlyn dienste wat hul gebruikers die geleentheid bied om nie net hul sake te beplan nie, maar ook om gereelde verslae, kennisgewings oor die huidige status van take per e-pos te ontvang. Mens kan egter nie die feit ontken dat die vertroulikheid van data wat op die netwerk gestoor is in gevaar is nie, en stilstaande sagteware wat direk op die gebruiker se rekenaar geïnstalleer word, het as 'n reël baie wyer funksionaliteit en is meer betroubaar in werking.

Voor- en nadele van die metode

Laastens is dit die moeite werd om die belangrikste voordele en nadele van die beskryfde beplannings- en bestuursmetode in detail te oorweeg.

Die grootste voordeel, ongetwyfeld, is die grafiese aanbieding van die materiaal. As 'n reël is dit gerieflik vir sakemanne om met Gantt-kaarte te werk - hulle hou van die vermoë om die stadiums van werk op 'n projek duidelik te identifiseer en aan te wys. Deur take in die vorm van verskillende gekleurde stawe aan te bied, kan alle spanlede letterlik hul take met 'n oogopslag identifiseer.

Daar moet ook op gelet word dat Gantt-kaarte is'n uitstekende aanbiedingsinstrument wat die sleutelprioriteite van die projek kan demonstreer. Dit wil sê, sodra die leiers elk van die beskikbare hulpbronne toewys en versprei, leer die span onmiddellik daarvan en volg verdere instruksies. Hierdie kenmerk van die Gantt-grafiek is uiters nuttig vir senior bestuurders - deur dit te gebruik, is dit baie makliker om 'n gedetailleerde, ruim verslag oor die status van verskeie projekte voor te berei.

Die Gantt-grafiek het egter sy nadele, soos enige ander beplanningsmetode. Een daarvan is taakafhanklikheid. Dikwels, in die proses om projekte aan te bied, moet bestuurders wys watter van hierdie take met mekaar verband hou. Maar ongelukkig laat die grafiekformaat dit nie toe nie. Om hierdie beperking te omseil, wend bestuurders tot verskeie truuks: hulle voeg byvoorbeeld spesiale vertikale lyne by die grafiek wat sleutelafhanklikhede demonstreer. Dit is egter slegs 'n tydelike oplossing, nie in staat om die inligting volledig oor te dra nie.

Nog 'n nadeel van Gantt-kaarte is hul onbuigsaamheid. Deesdae is projekte nie staties nie - hulle ondergaan voortdurend 'n paar veranderinge, verskuiwings, wat dit eenvoudig onmoontlik is om in die diagram in ag te neem. Voordat bestuurders begin om 'n grafiek te bou, moet bestuurders alles tot in die kleinste besonderhede bereken, want met die geringste verandering in die skatting moet die hele diagram van voor af oorgeteken word. En dit is om nie te praat van die feit dat jy verskeie verskillende maniere van beplanning op een slag kan illustreer nieook ontbreek.

Ongeag hoekom jy 'n Gantt-kaart nodig het, sal 'n program (selfs die mees "gevorderde") nie die betekenis en hulpbronintensiteit van sekere werke, hul essensie, kan vertoon nie. Daarom word dit selde vir besondere grootskaalse projekte gebruik.

Dit is nietemin onmoontlik om te ontken dat hierdie metode uiters algemeen in projekbestuurpraktyke is – vir meer as 'n eeu van die gebruik daarvan het mense die geleentheid gehad om die doeltreffendheid en hoë doeltreffendheid daarvan te verifieer.