Voorbeeld tipiese posbeskrywing vir 'n argivaris

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Die pos van 'n argiefwerknemer word 'n argivaris genoem. Die hooftaak van 'n spesialis op hierdie gebied is om die werk van die argief self en die sirkulasie van dokumentasie daarin vas te stel. Sulke professionele persone word benodig oral waar daar 'n groot omset van amptelike dokumente is, veral in organisasies wat verband hou met versekering, finansies, en veral in staatsondernemings. Die hoofdokument waarna 'n nuwe werknemer moet verwys, is die posbeskrywing van die argivaris.

Algemene bepalings

Slegs die hoof van 'n onderneming kan 'n argivaris aanvaar of ontslaan. En eerstens moet hy verwys na die huidige wetgewing van die land. Die instruksie moet die persoon aandui wat die onmiddellike toesighouer is van die spesialis wat hierdie pos beklee.

Om as 'n argivaris te werk, moet 'n persoon 'n aanvanklike professionele opleiding ontvang, en dan kan hy vir 'n pos aanvaar word selfs sonder ondervinding in hierdie veld. Daar is 'n opsie wat'n persoon met 'n sekondêre of algemene opleiding sal 'n werk kry, maar dan moet hy spesiale opleiding in hierdie rigting ontvang. Ondervinding word nie vir hierdie pos vereis nie.

Wat jy moet weet

Die posbeskrywing van 'n ondernemingsargivaris stel voor dat die werknemer sekere kennis moet hê: hy is verplig om die regulasies, instruksies en die hele lys regsdokumente wat met die bestuur van argiewe in hierdie organisasie verband hou, te bestudeer. Daarbenewens moet hy weet hoe om dokumente te stoor, te gebruik, asook volgens watter standaarde dit aanvaar en oorhandig word. Sy kennis moet 'n verenigde staatstelsel van kantoorwerk insluit. Daarbenewens moet hy verstaan hoe die beskrywings van die bewaarde dokumente saamgestel word, watter daarvan permanent gestoor moet word, en watter net tydelik, en ook handelinge opstel rakende die vernietiging daarvan.

Die posbeskrywing van 'n assistent-argivaris impliseer dat hy moet weet hoe lêers geliasseer word, volgens watter reëls dit voorberei word vir latere gebruik en bewaring, hoe rekords gehou word en verslae by die onderneming voorberei word. Hierdie persoon moet die struktuur van die maatskappy waar hy werk verstaan, sowel as die reëls vir die gebruik van toerusting en alle tegniese middele wat nodig is om werk in die argief uit te voer. Daarbenewens moet hy al die interne reëls en wette van die organisasie ken, insluitend arbeidsbeskerming, brandveiligheid, roetine, ensovoorts.

Verantwoordelikhede

Posbeskrywing van 'n argivaris van 'n begrotingsinstellingaanvaar dat hy sekere funksies moet verrig: die implementering van werk wat met die argiefbesigheid verband hou, die bewaring van dokumentasie wat die argief binnekom, die registrasie van inkomende dokumente, die ontwikkeling van die nomenklatuur en die verifiëring van die korrektheid van die indiening van sake voordat dit ingedien word. na die argief. As daar so 'n behoefte is, dan enkripteer hy die stooreenhede, organiseer die plasing van sake en skryf dit in die register in.

Die posbeskrywing van die argivaris van 'n mediese instelling stel voor dat hy opsommende beskrywings van die gestoor dokumentasie moet voorberei, dit in tydelike en ewige eenhede moet versprei. Dit moet rekord hou en dokumente wat reeds verval het stiptelik vernietig, en 'n stelsel ontwikkel waardeur dit moontlik sal wees om vinnig en maklik die verlangde dokument te vind.

Ander funksies

Boonop vereis sy amptelike pligte sy teenwoordigheid tydens eksamens vir die waarde van dokumente vir die wetenskap en nie net nie. Hy moet verseker dat die dokumente ongeskonde bly, indien nodig, herstelwerk daarmee uitvoer. Hierdie spesialis verseker ook dat die argief al die nodige voorwaardes het vir die normale berging van dokumente.

Die argivaris moet die implementering van brandbeskermingsreëls monitor, asook moderne tegniese middele gebruik om met dokumente te werk. Hy is verplig op versoek van werknemers en besoekers van die organisasiereik afskrifte of oorspronklikes van argiefdokumentasie uit, stel sertifikate op met behulp van die inligting wat in die argief beskikbaar is, en berei verslae oor hul werk voor.

Regte

Die posbeskrywing van 'n mediese argivaris dui daarop dat hy sekere regte het. Hy kan dokumente aanvra en ontvang wat met sy werksaktiwiteite verband hou. Indien nodig, kan hy saamwerk met spesialiste van ander departemente van die onderneming of van ander organisasies, indien dit hom sal help om sy bevoegde kwessies op te los. As daar so 'n behoefte is, kan hy die belange van sy maatskappy in ander organisasies verteenwoordig oor enige kwessies wat direk verband hou met die werk van die argief.

Verantwoordelikheid

Die posbeskrywing van 'n argivaris neem aan dat hy verantwoordelik is vir die versuim om sy pligte na te kom en swak kwaliteit werk, vir die verskaffing van vals of verwronge inligting oor die take wat gedoen is, vir die weiering om opdragte van sy meerderes uit te voer.

Boonop is hy verantwoordelik vir situasies waar oortredings, veiligheidsoortredings of ander aksies wat die normale werking van die onderneming bedreig, geïdentifiseer is, en die werknemer dit nie aangemeld het nie en geen maatreëls getref het om die probleem uit te skakel nie. Die argivaris is verantwoordelik vir die oortreding van die norme van arbeidsdissipline.

Werkstoestande

Die posbeskrywing van 'n argivaris stel voor dat die bestuur van die organisasie die ure van sy werk moet bepaal in ooreenstemming met die arbeidwetgewing. Indien nodig, moet die maatskappy hom voorsien van 'n werkplek wat alle norme en standaarde in ag neem, asook alles wat nodig is vir sakereise, insluitend plaaslike. Hy het ook die reg om dokumente binne sy bevoegdheid te onderteken.

Gevolgtrekking

Die hoofdokument waarop 'n spesialis wat vir hierdie pos aanvaar word, moet staatmaak, is die posbeskrywing van 'n argivaris. Ongeag in watter organisasie hy werk, die regte, verantwoordelikhede, funksies en kennis is feitlik dieselfde en kan wissel na gelang van die behoeftes van 'n bepaalde onderneming en watter take die bestuurspersoneel aan hul werknemers toewys.

Sulke werk vereis aandag, deursettingsvermoë, kennis van die reëls vir die veiligheid van belangrike papiere, kennis van die beoordeling van die waarde van sekere dokumente, asook die vermoë om dokumente te sistematiseer, vinnig te vind en te enkripteer. Ook 'n belangrike faktor is om met mense te werk, want die beroep van 'n argivaris behels die uitreiking en ontvangs van verskeie dokumentasie, die kontrolering van die korrektheid van die samestelling en egtheid daarvan. Slegs 'n oplettende persoon wat gereed is om met 'n groot hoeveelheid inligting te werk en die belange van die maatskappy in ander organisasies te verteenwoordig, sal arbeidspligte in hierdie pos korrek en betroubaar kan uitvoer.