Nomenklatuur van sake van die organisasie: monstervulling. Hoe om 'n nomenklatuur van sake van die organisasie te maak?

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Elke organisasie in die proses van werk word gekonfronteer met 'n groot dokumentvloei. Kontrakte, statutêre, rekeningkundige, interne dokumente… Sommige daarvan moet by die onderneming gehou word vir die hele tydperk van sy bestaan, maar die meeste van die sertifikate kan vernietig word met verstryking van hul geldigheid. Om die ingesamelde dokumente vinnig te kan verstaan, word 'n nomenklatuur van die organisasie se sake saamgestel. Voorbeelde van hierdie dokument en die algoritme vir die konstruksie daarvan sal hieronder bespreek word.

Doel

Honderde dokumente word in elke organisasie geskep. Elke dag wat hulle ophoop, vervang werkers mekaar geleidelik. Op 'n stadium word dit moeilik om 'n bestelling van twee jaar gelede te vind. Om sulke situasies te vermy, word 'n nomenklatuur van sake geskep.

Definisie

'n Saak is 'n dokument wat met een verband houkwessie, area van aktiwiteit. Die nomenklatuur van sake is 'n lys wat 'n lys bevat van sake wat geopen is met 'n aanduiding van die tydperke van hul stoor. Met sy hulp kan u die werkvloei behoorlik organiseer. Die nomenklatuur van sake van 'n kommersiële organisasie, waarvan 'n voorbeeld hieronder bespreek sal word, word vir die volgende doel saamgestel:

• sistematisering van die groepering van dokumente, wat hul vinnige soektog en veiligheid verseker;
• toewysing van 'n registrasienommer volgens die klassifikasie van sake;
• opstel van 'n inventaris van dokumente vir permanente, langtermyn- en persoonlike berging (insluitend dade van vernietiging).

Die nomenklatuur van sake word gebruik wanneer dokumente vir argivering en vernietiging gekies word. Hierdie multifunksionele verwysing word deur elke organisasie benodig om kantoorwerk te stroomlyn. In hierdie geval maak die vorm van eienaarskap van die organisasie nie saak nie. As 'n voorbeeldnomenklatuur van gevalle van 'n mediese organisasie in regulasies en resolusies gevind kan word, dan sal die ontleding van die oopgemaakte sake van 'n privaat organisasie onafhanklik saamgestel moet word.

Vereis of gedwing?

Die samestelling van hierdie lys word voorsien deur die “Reëls vir die werk van argiewe”. Dit is verpligtend vir organisasies wat 'n argief as 'n aparte diens skep. Hierdie lys sluit, benewens staats- en munisipale instellings, ook sommige kommersiële strukture in, soos notariskantore.

Alle ander instellings moet 'n nomenklatuur van sake skep om werk met dokumente te sistematiseer, aangesien ondernemings van alle vormeeiendom is verplig om die veiligheid van argiefverwysings te verseker. Dit word voorsien deur Federale Wet No. 125. Die gedetailleerde doenlys moet in die vierde kwartaal van die kalenderjaar begin of bygewerk word.

Struktuur

Die nomenklatuur van sake moet alle geliasseerde sake bevat, behalwe vir gedrukte publikasies: state van werknemers, sertifikate van werk, tydskrifte, rekeningkundige boeke, alle dokumentasie van strukturele afdelings, korrespondensie van strukturele afdelings, ens. Dokumentasie van beperkte toegang moet die opskrif "Force" bevat. Die gids moet die lêers van tydelike kommissies, afdelings bevat. Maar 'n vakbond is byvoorbeeld 'n onafhanklike organisasie. Sy werknemers is onafhanklik betrokke by die vorming van die gids. Die argief moet ook die titels bevat van hangende sake van gelikwideerde ondernemings, waarvan die wettige opvolger 'n bestaande organisasie is.

Jy kan 'n voorbeeld van die invul van die nomenklatuur van die organisasie se sake hieronder sien.

Vandag hou baie ondernemings dokumentasie in elektroniese vorm by. Sommige verslae word nie eers op papiervorm gedruk nie. Lys aan die einde van elke afdeling watter rekords elektronies gehou word, dui die aantal lêers en enige nodige soeksleutelwoorde aan. Sommige instellings skep 'n aparte elektroniese nomenklatuur van sake vir 'n kommersiële organisasie. Die monster en die algoritme om dit in te vul moet ten volle aan aanvaarde standaarde voldoen.

Waar om te begin?

Verantwoordelikheid vir die samestelling van die gids in groot instellings berus by die dokumentasiediens(sekretariaat, kantoor), en in kleintjies - die sekretaresse, 'n ander aangestelde persoon. In kommersiële organisasies word hierdie funksie deur die personeelafdeling uitgevoer, waarin die meeste van die dokumente geskep word. Aangesien inligting van alle strukturele eenhede moet kom, is dit meer doeltreffend om te begin met die ontwikkeling van 'n bevel oor die nomenklatuur van sake in die organisasie. 'n Voorbeeld van so 'n bestelling word hieronder aan u aandag gegee.

ABC LLC

20.11.2017 Moskou

Vir die doel van sistematisering, berging en boekhouding van dokumentasie

BESTELLING:

• Keur die nomenklatuur van die Maatskappy se lêers vanaf 2018-01-01 goed en plaas dit in omloop.
• Hoofde van strukturele afdelings om die vorming van sake in die goedgekeurde vorm te verseker.
• Stuur die sekretaresse na die strukturele afdelings van die uittreksel uit die naslaanboek vir werk.

uitvoerende hoof Ivanov N. A.

Vir instellings in sommige areas van aktiwiteit is voorbeelde van die nomenklatuur van die sake van organisasies reeds deur die ministerie ontwikkel. Hierdie nuanse moet uitgeklaar word voor die vorming van die gids. Modelnomenklature moet streng in ooreenstemming met die gegewe modelnomenklatuur van die organisasie se sake ingevul word. Ander instansies kan hierdie gidse gebruik om 'n individuele dokument saam te stel.

Ondersteunende dokumentasie

Wanneer hulle 'n gidsvorm ontwikkel, moet kommersiële organisasies fokus op:

• "Reëls van Argief" (besluit van die Federale Argief gedateer 06.02.02);
• Artikel 5 van Dekreet No. 477 van 2009-15-06 "Op Goedkeuring van die Reëls van Kantoorwerk".
• Instruksies vir kantoorwerk.
• Lys van argiefdokumente.

Jy moet ook die personeeltabel, die handves, plaaslike wette, regulasies oor afdelings, reëls, standaarde, instruksies, inventarisse van sake bestudeer. Hulle bevat skakels na relevante dokumente. Eerstens word voorbeelde van die nomenklatuur van die organisasie se sake volgens afdelings saamgestel, om dan 'n algemene gids te vorm. Soms word 'n funksionele eerder as 'n strukturele beginsel toegepas. Dit wil sê, die verspreiding word nie deur departemente uitgevoer nie, maar deur funksies.

Hoe om 'n voorbeeldnomenklatuur van sake van 'n organisasie te skep?

Die vorm van gidse word gespesifiseer in Bylaag No. 8 tot die "Reëls vir die werk van argiewe". Naslaanboeke word op die briefhoof van die organisasie saamgestel. Die hoofgedeelte van die verslag word in die vorm van 'n tabel aangebied en bestaan uit 5 kolomme:

• gevalindeks;
• titel (volumes, dele);
• nommer (volumes, dele);
• rakleeftyd, artikelnommer op die lys;
• nota.

Indeks

Indeks is 'n digitale benaming van 'n strukturele eenheid binne 'n onderneming. Byvoorbeeld: 04-06, waar 04 die reeksnommer van die personeelafdeling is, 06 die reeksnommer van die saak is. Die indeks kan uit drie pare getalle bestaan, byvoorbeeld: 04-03-08, waar 04 die kode van die finansiële en ekonomiese departement is, 03 die aanwysing van die rekeningkundige departement, 08 die saaknommer is. Die indeks kan numeries, alfabeties of gemeng wees.

Headlines

Opskrifte word versprei volgens die belangrikheid van dokumente. Eerstens die organisatorieseadministratiewe dokumentasie (begin met hoër eenhede en beweeg na strukturele eenhede). Dan word die reëls en regulasies wat deur die organisasie self ontwikkel is, gelys. Verder word planne en verslae (jaarliks, kwartaalliks, maandeliks) in ag geneem. Konsep administratiewe dokumente word na die hoofdokumente geplaas. Sake van dieselfde tipe (byvoorbeeld persoonlike kaarte van werknemers) word in alfabetiese volgorde ingevul.

Die opskrif moet die inhoud van die dokument opsom. Die gebruik van algemene bewoording soos "diverse", "korrespondensie", "inkomende / uitgaande dokumente" word nie toegelaat nie. Die saakopskrif bevat die volgende elemente:

• naam van die dokument of tipe saak wat ingedien word indien die dokument deel van 'n groot volume is;
• dokument outeur (naam van organisasie of departement);
• geadresseerde (van wie dokumente ontvang word of aan wie dokumente gestuur sal word);
• opsomming/essensie (byvoorbeeld, "Sertifiseringsvrae");
• naam van gebied;
• datum/periode;
• merk as die lêer afskrifte van ander dokumente bevat, nie hul oorspronklikes nie.

Die volume van elke houer moet nie 250 velle oorskry nie. As daar aanvaar word dat die saak omvangryk sal wees, word dit in dele en volumes verdeel. Die derde kolom aan die einde van die kalenderjaar dui die aantal sake aan wat werklik geopen is.

Die vierde kolom dui die bepalings van die berging van dokumente aan, volgens die Reëls. Hulle moet deur beide die regering en kommersiële organisasies waargeneem word. As die dokument nie in die Reëls is nie, dan is die termyn daarvanberging moet op grond van die Lys bepaal word. Die aftelling van die bergingstydperk begin op 1 Januarie van die volgende jaar na die totstandkoming daarvan. As die sertifikaat in 2016 uitgereik is, moet die aftelling vanaf 2017-01-01 begin.

Dateer lys op

Jaarliks, wanneer lêers na die argief oorgedra word, word 'n gedetailleerde lys ingedien. Hier is hoe die opgedateerde voorbeeldnomenklatuur van sake vir 'n tak van sekuriteitsorganisasies lyk:

Gedurende die jaar word alle dokumente volgens die goedgekeurde vorm gegroepeer. As jy 'n voorheen ongebruikte verslag moet byvoeg, word 'n nuwe kopskrif gegenereer. En die proses word herhaal volgens die algoritme hierbo beskryf.