Hoe om 'n besigheidsbrief te skryf: reëls en riglyne

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

'n Noodsaaklike eienskap van enige besigheid is besigheidskorrespondensie. Werknemers van elke onderneming kommunikeer met kollegas en kliënte, met verskaffers en verbruikers. Oor die algemeen sluit die daaglikse roetine van enige kantoor beslis deelname aan korrespondensie in.

Ondanks die feit dat die meeste werknemers in ondernemings en organisasies elke dag talle boodskappe stuur en ontvang, hou nie almal by gevestigde norme en reëls wanneer hulle dit skep nie. Dit blyk dat dit nie so eenvoudig is om 'n sakebrief korrek en korrek te skryf nie. Daar is 'n aantal vereistes en patrone wat in die wêreld toegepas word en wat verband hou met werkvloei. Dit sluit die reëls vir die skryf van 'n besigheidsbrief in, sowel as die hoofpunte rakende ontwerp.

Wanneer jy 'n boodskap aan 'n derdeparty-organisasie of net aan 'n kollega in 'n naburige departement saamstel, moet jy by 'n streng styl hou (met die uitsondering van vriendelike korrespondensie, waarvoor daar geensoortgelyke beperkings). Moenie te emosionele woorde gebruik om selfs die belangrikheid van die transaksie of die genot van die getoetste produkte te beskryf nie. 'n Besigheidsbrief moet duidelik, bondig en redelik beperk wees.

Die boodskap moet by die geadresseerde begin. As dit bedoel is vir 'n werknemer van 'n derdeparty-organisasie, moet u beslis sy naam, posisie van die ontvanger, sowel as sy volle naam aandui. In die geval wanneer die dokument binne die maatskappy bly, is 'n van met voorletters voldoende (jy kan ook die posisie wat beklee word byvoeg).

'n Besigheidsbrief aan 'n buite-organisasie moet op die maatskappy se briefhoof wees (ongeag of dit elektronies of op papier gestuur word). Indien dit afwesig is, kan jy bloot die besonderhede van die sender in die "header" van die dokument aandui.

Voordat jy begin om die teks saam te stel, moet jy oor die struktuur daarvan dink, die hoofpunte en doelwitte van skryf identifiseer. Dit sal die skryfproses baie makliker maak. Die brief moet eindig met 'n handtekening, wat nie net die naam van die sender aandui nie, maar ook die posisie, asook die naam van die onderneming wat hy verteenwoordig.

Wanneer jy 'n aanbod aan 'n potensiële kliënt of vennoot stuur, moet jy aan die einde beslis dankbaarheid uitspreek vir samewerking en hoop vir verdere gesamentlike werk.

Benewens die reëls wat in besigheidskorrespondensie gebruik word, is daar ook aanbevelings. Byvoorbeeld, enige dokument wat aan 'n spesifieke persoon gerig is, moet begin met die woorde "liewe" met die volle naam, ennie voorletters nie. Dit is nie nodig om afkortings in letters te gebruik nie, skryf byvoorbeeld "uv." of verminder die posisie van die geadresseerde, sy werkplek.

Die internasionale dokumentvloei word as die moeilikste beskou, aangesien elke staat sy eie nuanses van kommunikasie het, en die taal waarin jy met buitelandse vennote moet korrespondeer, is nie altyd duidelik vir die skrywer van die brief nie, so jy die dienste van vertalers moet gebruik. Voordat u gebruik maak van die dienste van so 'n spesialis, moet dit duidelik gemaak word of hy weet hoe om 'n besigheidsbrief in Engels te skryf, of ons praat van 'n banale letterlike vertaling. As buitelandse dokumentvloei beplan word om voortdurend gehandhaaf te word, is dit beter om 'n werknemer aan te stel wat 'n vreemde taal genoeg praat om 'n sakebrief daaroor te skryf.

Oor die algemeen hang die bereiking van die taak in baie opsigte af van hoe die dokument opgestel is en hoe dit ontwerp is. Moet dus nooit die belangrikheid van sake-etiket onderskat wanneer daar gekommunikeer word nie.