Kantoorbestuurder. Werksverantwoordelikhede

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

In die posisie van "Kantoorbestuurder" sien die meeste werkgewers 'n werknemer wat 'n redelike wye reeks pligte verrig. Die doel om hierdie eenheid in die personeellys in te voer is om die gladde werking van die kantoor of selfs verskeie dienste wat hiervoor verantwoordelik is, te verseker. As jy nie 'n gewone sekretaresse nodig het wat oproepe beantwoord, pos en besoekers ontvang nie, dan is 'n kantoorbestuurder natuurlik 'n leier, aangesien hierdie werknemer sekere magte en gesag benodig. Daarsonder sal hy nie die pligte wat aan hom opgedra is, effektief kan nakom nie.

As deel van sy hooftaak, moet die lys pligte wat 'n kantoorbestuurder moet verrig ten minste vyf areas dek. Terselfdertyd moet verstaan word dat die kantoor nie 'n vertrek is waar die baas sit nie, maar 'n plek waar administratiewe en bestuursfunksies steeds verrig word. Dit beteken dat hul kwaliteit en sperdatums sal afhang van hoe die werk van die kantoorbestuurder gebou gaan word.

Bestuursverantwoordelikhede. Dit sluit in kantoorbeplanning, organisasiestruktuur, werknemerbestuur, korporatiewe kultuur, beleidsontwikkeling.kommunikasie met teenpartye en beheer oor die nakoming daarvan.

Administratiewe funksies. Dit dek die organisasie van kantoorwerk, die vestiging van verhoudings tussen dienste, die verspreiding van kantoorruimte onder werknemers.

Huishoudelike pligte. Die kantoorbestuurder moet die aankoop van kantoortoerusting, skryfbehoeftes, verbruiksgoedere en huishoudelike toerusting organiseer. Daarbenewens moet hy verseker kantoor skoonmaak, instandhouding van kantoortoerusting, tydige betaling van nutsrekeninge, huur, ens.

Beheerpligte. Hierdie area van aktiwiteit sluit die uitvoer van oudits, hersienings, inventaris van wesenlike bates, dokumentasie in.

Rapportering. Dit sluit in die voorbereiding van verslagdoeningsdokumentasie (inligting) vir die bestuurder.

Afhangende van die grootte van die organisasie, kan hierdie werknemer 'n enkele uitvoerende beampte wees met bestuursgesag (vir klein firmas), of kan 'n hele departement aan die hoof staan. Terselfdertyd moet die hoof van die organisasie verstaan dat die begeerte om werknemers te universaliseer deur dinge wat binne die bevoegdheid van ander dienste lê in hul pligte toe te skryf nie altyd geregverdig is nie. Jy moet byvoorbeeld nie so 'n werknemer laai met rekeningkunde, personeelbestuur, ens. Sulke vermenging beïnvloed gewoonlik die kwaliteit van werk negatief. Die rede hiervoor lê in die feit dat hierdie verantwoordelikhede baie wyer is as die verantwoordelikhede om die amp in stand te hou, dit deurdring die hele organisasie as geheel. Daarom, wanneer 'n CV geskryf word, moet 'n kantoorbestuurder dit doenfokus op werkservaring en vaardighede in bogenoemde vyf aktiwiteitsareas, eerder as om dit in 'n te wye reeks pligte in te smeer, wat dikwels nie met die bedryf van die kantoor verband hou nie. Terselfdertyd moet 'n werkgewer wat op soek is na 'n gekwalifiseerde werknemer in hierdie area nie vergeet hoekom hy hierdie werknemer nodig het nie, en nie oorbodige vereistes stel wat nie met die hooffunksie verband hou nie.