Posbeskrywing van 'n kantoorbestuurder met sekretaressefunksies: kenmerke en vereistes
Posbeskrywing van 'n kantoorbestuurder met sekretaressefunksies: kenmerke en vereistes

Video: Posbeskrywing van 'n kantoorbestuurder met sekretaressefunksies: kenmerke en vereistes

Video: Posbeskrywing van 'n kantoorbestuurder met sekretaressefunksies: kenmerke en vereistes
Video: How Sberbank is Using AI in Banking | Alexander Vedyakhin | AI FOR GOOD PERSPECTIVES 2024, Maart
Anonim

Selfs met 'n klein personeel, wat slegs die hoof van die maatskappy en sy werknemers insluit, is 'n verantwoordelike werknemer nodig wat 'n organiserende mag sou wees wat in staat is om die werkproses te rig en te beheer - dit is die idee wat die teks bepaal van die posbeskrywing van die kantoorbestuurder.

Hierdie pos vereis dat die aansoeker 'n stel spesifieke vaardighede en relevante opvoeding moet hê, sowel as die vermoë om met mense te kommunikeer. Die lys vereistes is egter nie daartoe beperk nie.

Werk met kliënte
Werk met kliënte

Jobbeskrywing

Reeds op die stadium van aansoek om 'n pos, kan 'n kandidaat homself vergewis van die normatiewe handeling wat sy regte, pligte en verantwoordelikhede in die maatskappy reguleer. So 'n dokument word 'n posbeskrywing genoem. Dit bestaan uit vyf hoofafdelings:

  1. Algemene bepalings. Dit bevat alle organisatoriese inligting: die naam van die onderneming, die posisie wat beklee word en die strukturele eenheid waaraan dit behoort. Dit dui ook die ondergeskiktheid aan, die prosedure vir die vul van 'n pos en ontslag, asook die vereistes vir onderwys enkwalifikasies.
  2. Verantwoordelikhede. Hierdie afdeling verskaf 'n lys van die werknemer se verantwoordelikhede, sowel as maniere om dit te implementeer.
  3. Die regte van 'n werknemer, dit wil sê al die bykomende geleenthede wat bydra tot die effektiewe uitvoering van pligte.
  4. Verantwoordelikheid. In ooreenstemming met hierdie afdeling neem bestuur besluite oor prestasiebeoordeling, bevordering of straf.
  5. Verhoudings. Hierdie afdeling beheer alle kommunikasie met eksterne en interne afdelings wat 'n werknemer mag hê tydens die uitvoering van hul funksies.

Beginsels van die opstel van 'n posbeskrywing

Die normatiewe basis vir die voorbereiding van sulke dokumente is die Kwalifikasiegids vir die posisies van bestuurders, spesialiste en ander werknemers (1998). Tydens die ontwikkeling daarvan is heelwat aandag geskenk aan die beskrywing van die pos en die voorwaardes vir die werknemer om sy pligte na te kom. Die besonderhede van die werk word in die titel van die dokument ingesluit, byvoorbeeld, "Posbeskrywing van die sekretaresse" (kantoorbestuurder of hoofrekenmeester).

Boonop, as daar twee posisies met dieselfde titel maar verskillende take is, moet verskillende dokumente voorberei word om hierdie verskille te weerspieël. Die posbeskrywings van die kantoorbestuurder van die personeelbeampte het sekere verskille van dieselfde regulasie vir die sekretaresse.

Vereistes vir 'n kantoorbestuurder

'n Kandidaat vir die pos sal op een of ander manier mense moet bestuur. Dit kan net 'n paar mense in 'n klein maatskappy wees of die hele administratiewe personeel in 'n groot onderneming. Natuurlik,die aansoeker moet 'n selfversekerde rekenaargebruiker wees en met ander kantoortoerusting (skandeerder, drukker of faks) kan werk.’n Kantoorbestuurder is dikwels’n verteenwoordiger van’n maatskappy, so goeie spraak en die vermoë om sakebriewe op te stel is’n voorvereiste. Baie dikwels vereis maatskappye dat sulke werknemers die basiese beginsels van kantoorwerk en arbeidswette ken. Kennis van ten minste een vreemde taal is steeds 'n wenslike vaardigheid, maar wanneer jy vir 'n groot onderneming aansoek doen, is dit reeds een van die verpligte vereistes.

Werksdagbeplanning
Werksdagbeplanning

In sommige gevalle moet die kantoorbestuurder sy pligte kombineer met die funksies van ander werknemers. Dit lei tot 'n toename in die vereiste vaardighede. Dus, 'n kantoorbestuurder met die funksies van 'n rekenmeester moet die toepaslike opleiding en eie spesiale programme hê.

Hoofverantwoordelikhede

Tipiese posbeskrywing van 'n kantoorbestuurder met sekretariële funksies sluit die volgende items in:

  • hantering van pos, beide inkomende en uitgaande; hul herverspreiding binne die maatskappy;
  • beheer oor die tydsberekening van die nakoming van verpligtinge ingevolge kontrakte en ooreenkomste;
  • maak uitgaande en ontvang inkomende oproepe;
  • werk met kliënte en verteenwoordigers van vennootmaatskappye;
  • monitering van die beskikbaarheid van nodige skryfbehoeftes;
  • onderhou kantoortoerusting in werkende toestand en bel spesialiste in geval van onklaarraking;
  • verspreiding van tyd binne die werkskedule (in sommigegevalle en vir die leier);
  • organisering van nodige geleenthede (vergaderings, konferensies, sakereise, korporatiewe partytjies);
  • minute van vergaderings;
  • opdatering en byvoeging van nuwe inhoud by die korporatiewe webwerf.
Werkswinkel organisasie
Werkswinkel organisasie

Hierdie lys sluit slegs die basiese vereistes in. Ander items kan bygevoeg word in ooreenstemming met die besonderhede van die dienskontrak wat gesluit word. Die posbeskrywing van 'n kantoorbestuurder met die funksies van 'n personeelbeampte, gee byvoorbeeld die werknemer opdrag om alle verslagdoeningsdokumentasie betyds in stand te hou en te verskaf of om die hoof van die personeelafdeling te vervang in geval van sy afwesigheid.

Bykomende verantwoordelikhede

Benewens die basiese funksies, bevat die posbeskrywing van 'n kantoorbestuurder 'n lys van verskeie pligte wat kan verskil na gelang van die maatskappy se aktiwiteite. 'n Kantoorbestuurder kan beveel word om met administratiewe owerhede te werk, dit wil sê om toestemming te verkry om handel te dryf, 'n tak van 'n maatskappy of filiaal te open, ens.

Werk van 'n kantoorbestuurder met die funksies van 'n rekenmeester
Werk van 'n kantoorbestuurder met die funksies van 'n rekenmeester

Een van die mees verantwoordelike take is die werklike bestuur van die maatskappy in die afwesigheid van sy direkteur. Dit is natuurlik slegs moontlik as die werknemer homself gevestig het as 'n verantwoordelike en betroubare persoon waarop staatgemaak kan word. Daarbenewens bevat die posbeskrywing van 'n kantoorbestuurder dikwels 'n klousule oor die behoefte om 'n algemene volmag uit te reik. So 'n dokument kanvereis, byvoorbeeld, om pos van hoë belang te ontvang.

Informele vereistes

Groot maatskappye laat gewoonlik kandidate vir hierdie pos toe om hulself vooraf vertroud te maak met 'n voorbeeld kantoorbestuurder posbeskrywing sodat hulle ten volle bewus is van die lys vereistes en verantwoordelikhede.

Maar selfs met sulke magte, moet die aansoeker verstaan dat hy een van die vele werknemers van die onderneming bly. In hierdie verband moet mens nie vergeet wat nie in die posbeskrywing uitgespel is nie. 'n Kantoorbestuurder met die funksies van 'n sekretaresse moet 'n persoon wees wat tydsensitief is om dit soos nodig te kan versprei.

Registrasie van nodige dokumente
Registrasie van nodige dokumente

Werkvloeitake

Die belangrikste vereiste vir sy werk is doeltreffendheid, dus is 'n persoon wat so 'n pos beklee verplig om kantoormateriaal ekonomies te spandeer, die hoeveelheid elektrisiteit wat verbruik word, te beheer.

Vir ander werknemers van die maatskappy is die kantoorbestuurder byna op gelyke voet met die hoof verantwoordelik. As gevolg hiervan moet hy verseker dat werksomstandighede aan aanvaarde sanitêre standaarde en veiligheidsreëls voldoen. Ten slotte, in die nakoming van sy direkte pligte, kry die kantoorbestuurder toegang tot geheime dokumentasie, dus een van die vereistes is die ondertekening van 'n ooreenkoms oor nie-openbaarmaking van handelsgeheime of enige ander inligting wat die maatskappy se posisie in die mark kan benadeel.

kantoorbestuurder pos
kantoorbestuurder pos

Regte kantoor-bestuurder

Natuurlik laat die uitvoering van so 'n aantal pligte die werknemer toe om spesiale regte te geniet. Hulle word ook uitgespel in die posbeskrywing van die kantoorbestuurder. Die essensie van sommige van hulle, soos die vermoë om toegang tot vertroulike inligting te verkry, spruit direk uit die behoefte om hul werksverantwoordelikhede na te kom. Ander word geassosieer met magsvoorregte. Dus, die kantoorbestuurder het die reg om van die res van die werknemers te eis om die foute wat hulle deur nalatigheid in produksiedokumente gemaak het reg te stel, die hoeveelheid aanmoediging vir hulle vas te stel of strawwe op nalatiges toe te pas.

Dikwels is die kantoorbestuurder die skakel tussen werknemers en bestuurders. Hierdie posisie stel hom in staat om na beter werksomstandighede te streef en kollektiewe wense voor te lê vir die verbetering van die kwaliteit van werk van beide 'n enkele departement en die onderneming as 'n geheel.

Kenmerke van die posbeskrywing van die kantoorbestuurder van die verkoopsafdeling

Kantoorbestuurders is lank reeds onontbeerlik in groot en klein maatskappye, so hulle het 'n paar spesiale vaardighede nodig om so 'n vakature te vul. 'n Algemene geval is wanneer verskeie kantoorbestuurders by dieselfde onderneming werk met spesiale funksies, waaroor daar 'n senior is. Hulle posbeskrywings is in wese dieselfde, maar verskil in 'n bykomende stel funksies.

Dus, as 'n kantoorbestuurder in die verkoopsafdeling werk, kan sy posbeskrywing items bevat soos:

  • soek vir nuwe afsetpunte;
  • volg veranderinge in die vraagstruktuur;
  • voorbereiding van verslagdoeningsdokumente oor perfekte verkope;
  • direkte werk met die kliënt om bestellings en die daaropvolgende verwerking te ontvang;
  • werk om kliënte in te lig oor moontlike veranderinge in die reeks goedere en herberekening van pryse;
  • organiseer nodige vergaderings;
  • teken van kontrakte vir die verskaffing van goedere.

Verdere vereistes kan verband hou met die besonderhede van die goedere wat deur die maatskappy aangebied word. As die maatskappy betrokke is by die verkoop en aankoop van vaste eiendom, dan kan die pligte van 'n kantoorbestuurder die voorbereiding van inligtingsboekies en die uitvoering van spesifieke dokumente insluit.

Data verwerking
Data verwerking

Verantwoordelikheid van die kantoorbestuurder

In die geval van nie-nakoming van hul pligte, wanneer hulle oortredings pleeg, insluitend die openbaarmaking van handelsgeheime, of ander optrede wat die maatskappy se beeld skaad, is die kantoorbestuurder aanspreeklik in ooreenstemming met die norme van die administratiewe, siviele en kriminele kodes. As materiële skade aan die organisasie aangerig is, word die straf opgelê in ooreenstemming met die bepalings van die arbeidskode.

Aanbeveel: