Voorraad is verpligtend: gevalle, bestelling, tydsberekening

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Voorraad word verteenwoordig deur 'n spesiale prosedure om bestaande waardes, goedere, geld of vaste bates van die maatskappy te versoen met daardie waardes wat beskikbaar is in die amptelike dokumente van die onderneming. Dit kan op 'n verpligte basis of op inisiatief van die maatskappy se bestuur uitgevoer word. Die uitvoer van 'n inventaris is verpligtend vir sommige maatskappye, en hierdie proses word noodwendig elke jaar in alle firmas uitgevoer. Die hoofdoel van hierdie prosedure is om verskeie teenstrydighede en tekorte te identifiseer. Baie firmas besef nie die waarde van hierdie proses nie, daarom word dit slegs as 'n formaliteit gebruik. Alhoewel as jy die inventaris korrek benader, dan kan jy met sy hulp al die tekorte of surplusse identifiseer.

Doel van die proses

Baie aspirant-entrepreneurs dink daaraan of dit nodig is om 'n inventaris te doen en watter doelwitte deur hierdie proses bereik kan word. Die prosedure word verteenwoordig deur 'n sistematiese boekhouding van wesenlike bates en fondse, waarvoor 'n vergelyking van werklikeaanwysers met data uit amptelike dokumente.

Die hoofdoel van die inventaris is om teenstrydighede te identifiseer. Hulle kan om verskeie redes verskyn:

• waardes word deur natuurlike faktore beïnvloed, so dit sluit krimping, agteruitgang as gevolg van onbehoorlike berging, verdamping of verlies tydens die vervoer van goedere in;
• onwettige optrede aan die kant van maatskappywerknemers, byvoorbeeld om verkeerde afmetings te neem, liggaamsstelle toe te laat of selfs waardevolle items te steel;
• probleme wat tydens boekhouding voorkom, daarom word verskeie foute, regstellings, onakkuraathede, tikfoute of ander onduidelikhede in dokumente dikwels na die inventaris opgespoor.

Op grond hiervan laat 'n sistematiese oudit enige maatskappybestuurder toe om verskeie oortredings en probleme betyds te identifiseer.

Verifikasiefunksies

Om 'n inventaris van goedere uit te voer, behels noodwendig die gebruik van verskillende funksies van die prosedure:

1. Die toestande waaronder verskeie goedere gestoor word, word objektief geëvalueer, en so 'n beoordeling is objektief.
2. Daar word bepaal hoe korrek en bekwaam die instandhouding van verskeie dokumente in die maatskappy uitgevoer word.
3. Weerspieël die kenmerke van pakhuisbestuur in die maatskappy.
4. Die volledigheid en korrektheid van rekeningkunde word beoordeel.
5. Voorkoming van verskeie misbruike en oortredings deur gehuurde spesialiste word toegestaan.

As gevolg van sulke talle funksies, houVoorraad word as 'n belangrike proses in enige maatskappy beskou.

Gevalle van verpligte voorraadtelling

Daar word van sommige maatskappye vereis om die prosedure sonder versuim uit te voer op grond van wetlike vereistes. Inligting oor in watter gevalle 'n inventaris verpligtend is, is vervat in die volgende regulasies:

• in Federale Wet No. 402 “On Accounting”;
• in die riglyne goedgekeur deur bevel van die Ministerie van Finansies No. 49.

Kontrole word beslis in die volgende situasies uitgevoer:

• wanneer eiendom verhuur word;
• verkope of terugkoop van bates in maatskappybesit;
• transformasie van 'n staats- of munisipale onderneming;
• voor die vorming van jaarrekeninge;
• by die aanstelling van 'n nuwe finansieel verantwoordelike persoon in die maatskappy;
• wanneer skade aan waardevolle items of diefstal van eiendom opgespoor word;
• na natuurrampe of ander noodgevalle;
• wanneer die maatskappy herorganiseer word;
• voor likwidasie van die organisasie;
• in ander situasies waarvoor wetgewing voorsiening maak.

Voorraad is verpligtend voordat jaarverslae voorberei word. So 'n proses laat toe om nie net die vereistes van die wet in ag te neem nie, maar ook om verskeie foute of tekorte in rekeningkundige vraestelle te voorkom. Gewoonlik doen maatskappye jaarliks 'n hersiening voor die einde van die kalenderjaar.

Voorraad van vaste bates word elke drie jaar uitgevoer. Elke bestuurder moet alle gevalle van verpligte voorraad ken. Daarbenewens kan hy onafhanklik 'n inspeksie aanstel as daar twyfel bestaan oor die eerlikheid van die werk van sekere gehuurde spesialiste.

Hoe die prosesbestelling vasgestel word

Om 'n inventaris uit te voer, behels noodwendig die inagneming van die vereistes vervat in die Riglyne. Talle nuanses word deur die direkte bestuurders van maatskappye bepaal. Hiervoor word die reëls in die samestellende dokumentasie vasgestel.

Die direkteur van die maatskappy kan 'n paar belangrike punte identifiseer:

• wanneer 'n proses vereis word;
• hoeveel keer per jaar inventaris gedoen kan word;
• op watter tydstip die proses uitgevoer word;
• hoe lank hou dit;
• watter bates sal sekerlik nagegaan word;
• wie is 'n lid of voorsitter van die voorraadkomitee.

Die antwoorde op al hierdie vrae is vasgestel in die stigtingsdokumentasie. Die uitvoer van 'n inventaris is verpligtend wanneer finansieel verantwoordelike persone verander word. Onder sulke omstandighede kan 'n nuwe aangestelde spesialis seker wees dat die tekorte wat onder sy voorganger ontstaan het, op geen manier aan hom oorgedra sal word nie.

Wat word gekontroleer?

Voorraad kan uitgevoer word met betrekking tot verskillende eiendom, so die verifikasie van kontant, vaste bates, materiaal of ander items word uitgelig. Tydens die prosedure word alle bates en laste van die maatskappy en sy onderafdelings beoordeel. Die volgende elemente is onderhewig aan verifikasie:

• vaste batesfirmas wat gebruik word om sake te doen;
• ontasbare bates van die maatskappy;
• verskeie finansiële beleggings;
• goedere en materiale;
• werk aan die gang;
• geld in rekeninge en byderhand;
• sekuriteite en SSO's;
• skikkings met teenpartye, kopers, die Federale Belastingdiens, verskeie fondse en ander debiteure of krediteure;
• reserwes;
• bates en laste van die onderneming.

Wanneer word 'n inventaris van materiaal benodig? So 'n kontrole word uitgevoer wanneer daar vermoed word dat gehuurde spesialiste in die maatskappy hul magte misbruik, daarom word diefstal of tekort opgespoor.

Verifikasie word nie net onderwerp aan eiendom wat deur die maatskappy besit word nie, maar ook aan waardevolle items wat op buitebalansrekeninge geleë is. Die onderneming het nie eienaarskapsregte daarop nie, maar dit word gebruik in die proses van werk op grond van 'n huurooreenkoms of ander ooreenkomste.

Prosesstappe

Om 'n inventaris van eiendom uit te voer, behels noodwendig die implementering van opeenvolgende aksies. Daarom word die proses in fases verdeel:

1. 'n Bevel word deur die hoof uitgereik oor die behoefte aan 'n inventaris.
2. 'n Inventariskommissie word byeengeroep, en dit moet spesialiste insluit wat nie in die resultate van die oudit belangstel nie.
3. Bepaal die tydsraamwerk waartydens die prosedure uitgevoer sal word.
4. Die eiendom wat beoordeel moet word, is gekies.
5. Materiaalverantwoordelike persone van die maatskappy gee kwitansies aan die werkgewer.
6. Druk voorraad van waardes in die maatskappy uit, geskep vir elke finansieel verantwoordelike persoon.
7. 'n Direkte kontrole word gedoen, wat bestaan uit weeg, vergelyking van die werklike hoeveelheid met data van dokumente, meet, tel en ander soortgelyke aksies.
8. Die inligting van die voorraadlys word vergelyk met die inligting wat in die rekeningkundige dokumente beskikbaar is, wat dit moontlik maak om enige teenstrydighede te identifiseer
9. Vergelykingsstellings word gevorm, met behulp waarvan dit moontlik is om die oorsake van verskille te identifiseer.
10. Die resultate van die tjek word opgestel, waarvoor 'n toepaslike wet opgestel word.
11. Indien tekorte en ander probleme geïdentifiseer word, word 'n ondersoek in die maatskappy gedoen, met die doel om die oortreders te identifiseer.
12. Geïdentifiseerde oortreders is onderhewig aan administratiewe of strafregtelike aanspreeklikheid, afhangende van die kenmerke van die oortredings.

Dit is nodig om die inventaris te voltooi voor die onmiddellike voorbereiding, ondertekening en indiening van jaarverslae aan die Federale Belastingdiens. Die inventarisprosedure eindig noodwendig met 'n spesiale verslag.

Rapporteerreëls

'n Verslag word gegenereer op grond van die resultate van die tjek. Dit sluit die volgende inligting in:

• voorraaddatum;
• data oor lede van die voorraadkommissie;
• periode waartydens die prosedure uitgevoer is;
• verifieerbare eiendom van die maatskappy;
• Geïdentifiseerde probleme en tekorte;
• handtekeninge van alle inspekteurs.

Terwyl voorraad vereis word voordat jaarrekeninge voorberei word, kan enige maatskappybestuurder die proses sonder goeie rede begin. Om dit te doen word 'n toepaslike bevel uitgereik, waarna die werknemers van die onderneming die prosedure moet volg.

Verantwoordelikhede van die voorraadkommissie

Voorraad word deur die wet vereis, so elke maatskappy moet 'n spesiale liggaam skep wat verantwoordelik is vir kontrolering en boekhouding. Dit word die likwidasiekommissie genoem. Sy het 'n paar verantwoordelikhede:

• toepassing van verskeie voorkomende maatreëls wat daarop gemik is om die eiendom van die onderneming te bewaar;
• deelname aan verskeie dispute wat verband hou met die berging of beskadiging van eiendomswaardes;
• beheer oor die korrektheid van die voorbereiding van verskeie dokumente wat verband hou met die eiendom van die maatskappy;
• voorraad gebaseer op die volgorde van die maatskappy se bestuur;
• voorbereiding van 'n verslag oor die resultate van die oudit;
• voer 'n ondersoek uit wat daarop gemik is om die skuldige van verskeie oortredings en probleme te identifiseer.

Al hierdie aksies moet uitsluitlik uitgevoer word deur werknemers van die firma wat nie in die resultate van die oudit belangstel nie.

Wie is op die kommissie

Wanneer 'n kommissie gevorm word, is die volgende spesialiste gewoonlik by die werk betrokke:

• administratiewe werkers;
• rekeningkundige departementspesialiste;
• huishoudelikouditeure;
• dikwels is selfs onafhanklike kundiges betrokke;
• verteenwoordigers van verskeie poste beskikbaar in die personeel van die organisasie.

As die maatskappy 'n klein hoeveelheid verskillende eiendom het, word die verantwoordelikheid vir die uitvoer van 'n inventaris dikwels na die ouditkommissie verskuif, indien dit in die maatskappy bestaan.

As dit tydens die inspeksie aan die lig kom dat selfs een lid van die kommissie afwesig is, dan word die resultate van die prosedure ongeldig.

Verantwoordelikheid vir nie-voorraad

Sommige sake-eienaars weier om verskeie redes doelbewus om te oudit. Die wetgewing maak nie voorsiening vir aanspreeklikheid vir so 'n besluit nie. Maar die Federale Belastingdiens kan die maatskappy beboet as dit blyk dat daar teenstrydighede of foute in die ontvangde finansiële state is.

Aanbevelings van kundiges

Wanneer 'n voorraad in 'n maatskappy gedoen word, is dit raadsaam om sekere aanbevelings te gebruik. Dit sluit die volgende in:

• 10 dae voor die tjek, reik die hoof 'n toepaslike bestelling uit, wat in die joernaal aangeteken word.
• Dit word toegelaat om 'n kommissie te vorm, nie net permanent nie, maar ook eenmalig of werkend.
• As die organisasie baie goedere en materiaal gebruik, dan word die besluit oor die behoefte aan 'n selektiewe inventaris deur die bestuurder geneem op grond van die huidige situasie in die maatskappy.
• Alle lede van die kommissie moet by die verifikasie betrokke wees, anders word die resultate maklik herkenongeldig.
• Verantwoordelike persone is betrokke tydens die proses.
• Die bestuur van die firma moet verseker dat die proses vinnig en maklik uitgevoer word.
• Verifikasie kan dikwels lank neem, veral in maatskappye wat 'n groot aantal materiaal gebruik of verskeep en baie goedere ontvang.

Gedurende die inventaris moet lede van die kommissie die vereistes van die wet in ag neem.

Vervaldatums

Die hoof van die maatskappy bepaal hoe gereeld die kontrole uitgevoer sal word. Maar terselfdertyd word sekere aanbevelings in ag geneem, daarom word 'n inventaris ten minste een keer per jaar by die pakhuis uitgevoer.

Winkels moet twee keer per jaar nagegaan word. Materiaal en goedere word sonder versuim geëvalueer voordat jaarverslae opgestel word. Verifikasie word gewoonlik binne drie dae uitgevoer, maar soms word die proses vir 'n paar weke vertraag.

Gevolgtrekking

Voorraad is 'n verpligte proses vir enige maatskappy. Dit behels die vergelyking van die beskikbare materiaal en goedere met die hoeveelheid wat in die maatskappy se dokumentasie aangedui word. Die proses word deur 'n spesiale kommissie uitgevoer.

Daar is geen inligting in die wetgewing oor aanspreeklikheid vir weiering om 'n inventaris uit te voer nie, maar as belastinginspekteurs foute en oortredings in die verslagdoening vind, sal die maatskappy aansienlike boetes moet betaal.