Soorte vergaderings: protokol, struktuur en inhoud

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Dit is ondenkbaar om die werk van enige organisasie sonder besigheidskommunikasie voor te stel. Behoorlik geboude kommunikasie tussen werknemers laat jou toe om die take glad en vinnig op te los.

Daar is baie soorte vergaderings in organisasies, en elkeen van hulle het sy eie kenmerke en take. Om sulke nuanses te ken, sal help om die bespreking van sakekwessies te vergemaklik. Hierdie artikel sal jou vertel van die tipe vergaderings, jou help om te verstaan hoekom dit gehou word en hoe dit in kantoorwerk aangeteken word.

Doelwitte van besigheidsvergaderings

Die hoofdoel van die hou van enige tipe vergaderings en vergaderings is om spesifieke konstruktiewe oplossings vir dringende probleme te ontwikkel en dringende sakekwessies te oorweeg. Die personeel het ook tydens die kollektiewe vergadering die geleentheid om menings, idees te deel of 'n voorstel te maak oor die beste oplossing vir probleme met hoër bestuurders.

Enige soort besigheidsvergaderings laat jou toe om 'n omvattende prentjie van die situasie in die organisasie te sien, om sy sterk- en swakpunte te bepaal. Daar moet kennis geneem word dat wanneer u aan hierdie formaat deelneembesigheidskommunikasie is 'n vinnige aanpassing van nuwe werknemers van die maatskappy of onderneming.

Tasks

Die volgende take van alle soorte vergaderings kan onderskei word:

• oplossing van huidige probleme en kwessies;
• integrasie van die aktiwiteite van departemente in ooreenstemming met die strategiese doelwit van die maatskappy;
• assessering van die maatskappy en sy individuele strukturele afdelings;
• instandhouding en ontwikkeling van maatskappybeleid.

Om te verstaan in watter formaat om so 'n besigheidsgeleentheid te hou, moet jy besluit watter van die bogenoemde take daarmee sal ooreenstem, en daarna kan jy verstaan aan watter klassifikasie dit sal behoort.

tipes en klassifikasie

'n Vergadering, as 'n tipe besigheidskommunikasie, kan 'n ander vorm van hou hê, wat die onderwerp daarvan en die lys van teenwoordige amptenare bepaal.

Die hoofklassifikasie van vergaderings moet uitgelig word:

1. Streek van eienaarskap. Hier kan ons sulke tipes vergaderings onderskei soos administratief (wat voorsiening maak vir die bespreking van problematiese kwessies), wetenskaplik (seminare en konferensies, waarvan die doel is om aktuele wetenskaplike kwessies te bespreek), polities (met voorsiening vir 'n vergadering van lede van enige politieke partye en bewegings) en gemengde tipes.
2. skaal. Hier word internasionales onderskei, waar spesialiste van ander lande of buitelandse vennote betrokke is, nasionaal, streeks-, sowel as stad.
3. Reëlmatigheid. In enige vergadering formaat, kan daar weespermanent of periodiek.
4. Volgens die ligging - plaaslik of op reis.

En ook alle soorte vergaderings kan soos volg verdeel word:

1. Insiggewend, wat voorsiening maak vir 'n rigtinggewende gedragsformaat, waar 'n hoër leier inligting direk aan sy ondergeskiktes oordra, wat dan divergeer en langs die magsvertikaal oorgedra word. Meestal word in die loop van sulke sakekommunikasie opdragte van die HUB gehoor, wat die gang van die onderneming aansienlik kan beïnvloed, en dit kan ook gedragsnorme of belangrike innovasies wees.
2. Bedryf (beheerkamers). Die doel van hierdie tipe vergadering is om inligting te bekom oor die stand van sake in 'n organisasie of onderneming. Die vloei van inligting in hierdie geval word van ondergeskiktes na die departementshoofde of die algemene direkteur gerig. Basies, by die operasionele vergaderings, word kwessies oor die implementering van padkaarte, beplande aktiwiteite, strategiese en operasionele planne oorweeg. 'n Belangrike verskil tussen die operasionele (versending) vergadering en al die ander is dat hulle gereeld gehou word en 'n vaste lys van deelnemers het. Dit is ook opmerklik dat daar tydens die vergadering geen agenda mag wees nie.
3. Problematies. So 'n vergadering word belê in die geval van 'n dringende behoefte om 'n besluit te neem om take in 'n kort tyd te voltooi of om 'n globale probleem vir die onderneming op te los.

Benewens al die bogenoemde, kan 'n mens een van die gewildste tipes produksie afsonderlik uitsondervergaderings - beplanning. In die reël word so 'n geleentheid daagliks of een keer per week gehou, waarby die departementshoof en regstreekse kunstenaars teenwoordig is, wat take vir die dag ontvang en die vordering van die implementering daarvan bespreek.

Die onderwerp van die vergadering van die personeel van die onderneming by die vergadering kan enige soort kwessies wees wat in die loop van die onderneming ontstaan, en die verloop van die bespreking kan gewy word aan veranderinge in die eksterne omgewing in wat 'n spesifieke organisasie bedryf.

Reël 'n vergadering

Enige soort vergadering, ongeag die formaat daarvan, vereis noukeurige voorbereiding daarvoor, aangesien die doeltreffendheid daarvan afhang van hierdie oomblik. Aanvanklik moet jy die volgende punte bepaal:

• teiken;
• besproke kwessies;
• take vir personeel opstel (gebaseer op funksionaliteit en ondergeskiktheid);
• stappe vir die voltooiing van take.

Vandag word die meeste vergaderings op 'n baie middelmatige wyse gehou, waardeur hul betekenis verlore gaan, en die take wat opgedra is, swak uitgevoer kan word. Daarom is dit uiters belangrik om die hele verloop van sulke sakevergaderings deur te dink en 'n werkende bespreking op so 'n manier te bou dat dit nie net tyd neem nie, maar 'n terugvoer van die span kry.

Vergaderings

Daar moet kennis geneem word dat groot firmas en organisasies wat 'n sekere markaandeel wil wen en hul maatskappy ontwikkel met die doel om groot winste te maak, 'n groot weddenskap maakom belangrike kwessies juis deur vergaderings te bespreek. Uit die praktyk van suksesvolle bestuurders kan jy die volgende stel reëls vorm oor hoe om vir 'n vergadering voor te berei:

Eers word die lys van deelnemers bepaal. Dit moet duidelik wees wie om na die vergadering te nooi en watter rol hy daarby sal speel. Dit gebeur dikwels dat die genooide persone dalk nie die kwessie verstaan nie, en "net ingeval" genooi word, maar op daardie oomblik kon hulle hul werkspligte doen en nie tyd mors nie.

Dit is belangrik om 'n agenda voor te berei. As die vergadering geskeduleer is, word 'n agenda vooraf ontwikkel wat die kwessies wat bespreek moet word, aandui en ook die hoofsprekers bepaal. Dit is belangrik om te onthou dat hierdie dokument gestuur moet word aan diegene wat verantwoordelik is vir die voorbereiding van inligting en diegene wat teenwoordig sal wees sodat alle deelnemers verslae, voorstelle en bykomende vrae kan voorberei. Indien nodig, kan die agenda aangepas word.

Belangrike en strategiese kwessies moet op die voorpunt van die vergadering geplaas word. Sprekers van sulke kwessies moet noodwendig persone (hoofde van departemente, afdelings, werkswinkels) wees wat persoonlik verantwoordelik is vir die implementering van enige strategiese aktiwiteite van die maatskappy.

Belangrike punte

Dit is belangrik om te onthou dat enige vergadering twee hoofstadia het – die voorbereiding daarvoor en die werklike hou. Die eerste fase sluit in die bepaling van die relevansie van die bedryf van 'n besigheidversameling, take, hoof- en sekondêre doelwitte word aangedui, 'n lys van deelnemers en sprekers word gevorm, verslae, aanbiedings en 'n verslag word volgens die onderwerp of 'n vooraf gedefinieerde agenda voorberei. Die tweede fase behels die implementering van die voorheen beplande verloop van die vergadering, luister na verslae en bespreking van huidige en strategiese kwessies.

As dit tydens sulke besigheidskommunikasie nodig is om te besluit wat en aan wie om van werknemers te doen, dan kan ons die derde fase – besluitneming – uitsonder. As 'n reël word besluite geneem deur die voorsitter, wat die vergadering lei, gebaseer op sy eie diskresie of deur bespreking of gesamentlike stemming.

Voorbeeldvergaderingplan

Met 'n duidelike plan voor hulle, kan enige bestuurder 'n vergadering doeltreffend en effektief hou, wat jou in staat sal stel om terugvoer van die personeel te kry en die regte take vir hulle op te stel. Hierdie plan kan die volgende insluit:

• groetetoespraak;
• luister na verslae en som op vir 'n sekere tydperk (kwartaal, week, halfjaar, maand);
• dekking van huidige kwessies wat relevant is vir die firma;
• hoor voorstelle vir probleemoplossing (dinkskrum);
• assessering van die voorgestelde opsies en bespreking van die implementering daarvan;
• ophoping van opsies;
• stem vir die aanvaarding van een of ander opsie;
• bepaling van grense tydens probleemoplossing (bepaal wie verantwoordelik is, tydsberekening, metodes en metodes).

Opname

Grootsommige soorte vergaderings moet op papier (dokument) vasgestel word, wat 'n protokol genoem word. Deur hierdie soort dokumentasie te hou, kan jy die besluite wat geneem word, legitimeer. En ook, danksy die protokol, kan jy altyd die vordering van die implementering van aktiwiteite dop, en in die geval van versuim om die take te voltooi, bepaal wie hiervoor verantwoordelik is.

Die punksie word as 'n reël uitgevoer deur die sekretaris van die leier wat die voorsitter van die vergadering is. Hierdie funksie kan egter dikwels ook deur ander werkers uitgevoer word.

Funksies en take van die sekretaresse

Voor die begin van besigheidsvergaderings moet die sekretaris vertroud wees met die lys van genooides en die lys van kwessies wat bespreek is. Dit is egter opmerklik dat as die vergadering op 'n gereelde basis gehou word, dan is dit hierdie amptenaar wat al die dokumentasie (lyste, planne, agenda, ens.) versamel en die leier help om vir die vergadering voor te berei.

Eers en indien nodig, kan die sekretaresse die persone wat verskyn vra om 'n registrasieblad in te vul, waar hul volle name aangedui sal word. en posisie. Dit sal nodig wees wanneer die protokol opgestel word. Vervolgens kondig die sekretaris die agenda aan, wat die begin van die vergadering aandui. Verder, wanneer die aanwesiges begin om kwessies te bespreek, teken die sekretaris die vordering van hierdie geleentheid aan. Aan die einde van die vergadering berei hierdie amptenaar die voltooide weergawe van die notule voor, waarna hy dit saam met die voorsitter onderteken en alles aan die betrokke persone stuur.

Dit is uiters belangrik dat die Sekretaris, wanneer hy saamstel, verskuldig betaalaandag aan die voorkoms van die notule van die vergadering. Dit moet 'n opskrif, lokaal, lys van deelnemers, kwessies wat bespreek is en besluite wat geneem is insluit.

Gevolgtrekking

Uit bogenoemde inligting word dit duidelik dat die hou van vergaderings in ondernemings uiters belangrik is. Dit is egter altyd die moeite werd om te onthou dat voorbereiding van hoë geh alte vir sulke geleenthede meer as 50% van die sleutel tot sukses in die dekking van inligting, die stel van doelwitte en die implementering daarvan van hoë geh alte dra.