Om 'n inligtingsessie te hou, sal 'n sakeman in staat stel om vinnig op veranderende situasies te reageer

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

In vergelyking met 'n perskonferensie, is 'n inligtingsessie 'n meer doeltreffende manier om die publiek, en dus potensiële kliënte, oor jou besigheid, sy geleenthede, vooruitsigte en voordele van samewerking in te lig. Bekwame inligtingsessie skep 'n positiewe eerste indruk, bied nuwighede gunstig aan, beklemtoon neigings en stel jou in staat om vinnig te reageer op gebeure wat net 'n paar uur gelede plaasgevind het.

Die kern van hierdie gebeurtenis word welsprekend beskryf deur die Engelse woord brief (kort, bondig) wat in die wortel daarvan lê. In die praktyk van openbare betrekkinge beteken dit dat die maksimum tydsduur van 'n inligtingsessie nie 30 minute kan oorskry nie. Daar is ook suksesvolles wat in 'n kwartier pas, maar in hierdie geval moet hulle uitgevoer word deur 'n regte PR-professional met aansienlike ondervinding in hierdie veld.

Uiters kort tyd laat jou toe om sonder 'n spesiaal aangepaste kamer klaar te kom, wat jou toelaat om 'n geleentheid letterlik "metwiele", "on the fly", wat slegs staanplek bied vir sprekers en joernaliste. Daarom is 'n inligtingsessie moontlik in byna enige voorportaal van 'n administratiewe gebou, hotel of lughawe. Terselfdertyd, mineraalwater, koffie, toebroodjies, ens. word nie bedien nie.

Om 'n inligtingsessie in 'n soort PR-aksie te verander wat die aandag van die samelewing trek, moet jy eerstens streng by die algemeen aanvaarde gedragskema hou. As gevolg van die uiters stywe tydlyn, slaan die inligtingsprogram die verpligte perskonferensie-aanbieding oor en spring reguit na die kern van die saak soos aangebied deur die sprekers in 'n kort inligtingsverklaring.

Die teks van die verklaring is vooraf voorberei, moet vooraf uitgewerk en gepoleer word. Die doel daarvan is om inligting of 'n standpunt so duidelik te stel dat dit nie onakkuraat aangebied of verdraai kan word in die media nie. Die verklaring moet ook bondig en verstaanbaar wees vir joernaliste sodat hulle nie ophelderende vrae volg wat die inligtingsessie bemoeilik nie.

Sy tydsberekening is in twee ongelyke dele verdeel. Ongeveer een derde van die tyd word aan 'n verklaring of inligtingsboodskap gewy. Die oorblywende twee-derdes is 'n blits: joernaliste vra kort vrae en kry dieselfde kort, maar inligtingryke antwoorde. Terselfdertyd is dit hoogs wenslik dat die sprekers bygewoon word deur mense wat 'n vinnige en duidelike reaksie op enige vrae het en die vermoë het om dit voldoende te beantwoord.

Om die inligtingsessie suksesvol te laat verloop, die aanbieder daarvanmoet heeltyd die situasie bestuur en soos 'n branderplankryer "die golf hou". Sy taak is om die maksimum aanbieding van die inligting deur die spreker te verseker en terselfdertyd die tydsraamwerk streng na te kom om nie die geleentheid in 'n perskonferensie te verander nie.

Om 'n inligtingsessie te hou is ondenkbaar sonder bekwame en tydige voorbereidingswerk wat deur bestuurders met skakelwerk gedoen is. Dit sluit in om die media in kennis te stel oor die plek en tyd van die geleentheid, die hooflyn daarvan uiteen te sit, die hoofkwessies uit te klaar, die volgorde van toesprake te beplan. Voor die aanvang van die inligtingsessie is dit nodig om weer te kyk hoe voorbereid die plek daarvoor is en of die oudio- en videotoerusting in 'n werkende toestand is. Dit is raadsaam om, indien moontlik, bronne van afleidende geraas en beligtingseffekte van die lokaal te verwyder.

Dit is nodig om vooraf 'n pakket materiaal voor te berei, waarin die onderwerp van die inligtingsessie aangebied word in die vorm van 'n opsomming of opsomming sonder persoonlike opinies en aanhalings.