Elektroniese dokumentbestuur: voordele en nadele, die essensie van die stelsel, maniere van implementering

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Al hoe meer maatskappye skakel oor na elektroniese dokumentbestuur, wat die gebruik van verskillende programme vir die skep en berging van dokumente behels. Terselfdertyd het die organisasie nie 'n argief wat papierafskrifte van dokumente bevat nie. Daar is baie voordele van elektroniese dokumentbestuur, waardeur entrepreneurs graag die gebruik van papierdokumente weier. Maar om daarheen oor te skakel, moet jy gespesialiseerde sagteware op werkende rekenaars installeer, asook 'n verantwoordelike werknemer aanstel wat hierdie werkvloei sal hanteer.

Die konsep van elektroniese dokumentbestuur

Dit word verteenwoordig deur 'n moderne metode om met verskeie dokumentasie te werk. In die loop van aktiwiteit van enige organisasie ontstaan daar baie verskillende vraestelle wat voortdurend gedruk en vir 'n lang tydperk in 'n aparte vertrek gebêre moet word.

As 'n entrepreneur of maatskappy 'n behoorlik uitgevoerelektroniese handtekening, welke dokumente in elektroniese vorm gesertifiseer is, dan is dit nie nodig om hierdie dokumentasie op papier te druk nie.

Voordele van elektroniese dokumentbestuur

Daar is baie voordele verbonde aan oorskakeling na elektroniese dokumentasie wat deur EDS gesertifiseer is. Dit is as gevolg van die teenwoordigheid van talle positiewe parameters dat meer en meer entrepreneurs oorskakel na hierdie metode van dokumentasie. Maar eers moet jy die voordele en nadele van elektroniese dokumentbestuur evalueer. Sleutelvoordele sluit in:

• soek dadelik na die nodige dokumentasie as gevolg van bekwame strukturering en betroubaarheid van berging;
• werkvloeistruktuur is gesentraliseer;
• alle dokumente kan elektronies op verskillende media en selfs op afgeleë bedieners gestoor word, so selfs al breek 'n brand in die kantoor uit, hoef jy nie bekommerd te wees dat enige belangrike dokumentasie vernietig sal word nie;
• alle dokumente word maklik geregistreer en goedgekeur;
• alle vraestelle word onderteken op grond van die versending daarvan via elektroniese kommunikasiekanale, wat 'n aansienlike hoeveelheid tyd en moeite vir werknemers van enige onderneming bespaar;
• indien nodig, kan jy binne 'n paar sekondes 'n kopie van die verlangde dokument maak;
• die oudit is baie vereenvoudig, aangesien dit in elektroniese vorm uitgevoer word, en jy kan ook gehuurde spesialiste vir hierdie doeleindes nooi wat dokumentasie via elektroniese kanale ontvang.

Voordeleelektroniese dokumentbestuurstelsels is betekenisvol en onmiskenbaar, maar voordat jy daarna oorskakel, moet jy die negatiewe aspekte van elke stelsel evalueer.

Stelselfoute

Die voordele van die implementering van 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel is onmiskenbaar, maar hierdie proses het 'n paar nadele. Dit sluit in:

• nodig vereis om 'n elektroniese digitale handtekening te registreer, vir die skepping waarvan 'n groot hoeveelheid fondse betaal word;
• daar is geen geleentheid om elektroniese dokumente te gebruik as vennote nie oorgeskakel het na elektroniese dokumentbestuur nie;
• baie geld en tyd word spandeer om bykomende sagteware te installeer en 'n betroubare werknemer aan te stel wat alle elektroniese rekords byhou;
• geen streng verenigde formate van sulke werkvloei is nog reggestel nie;
• baie kontrakteurs en kopers is agterdogtig oor die gebruik van elektroniese dokumente wat met EDS onderteken is.

Daarom moet elke entrepreneur eers die voor- en nadele van elektroniese dokumentbestuur bestudeer om die regte en relevante besluit te neem.

Rede vir ontwikkeling

Die voordele van elektroniese dokumentbestuur is talle en betekenisvolle. Dit lei daartoe dat dit voortdurend ontwikkel en ingestel word in die werk van verskeie ondernemings, wat nie netkommersiële, maar ook publiek. Die hoofvoorvereistes vir die effektiewe en deurlopende ontwikkeling daarvan sluit in:

• Die moontlikheid van die toepassing daarvan in belastingwetgewing word in die vooruitsig gestel. Sekere tipes belastingopgawes kan slegs elektronies ingedien word. Dit is van toepassing op verslae oor versekeringspremies wat in die PF vir werknemers gelys word, sowel as op die 3-NDFL-verklaring wat vir elke werknemer van die onderneming by die Federale Belastingdiens ingedien is. Selfs die SZV-M-verslag vir alle werknemers van die maatskappy word elektronies ingedien indien die organisasie meer as 25 mense in diens het. Daarom word sommige maatskappye eenvoudig gedwing om oor te skakel na elektroniese dokumentasie, aangesien hulle in elk geval 'n EDS moet uitreik.
• Die belangrikste voordele van elektroniese dokumentbestuur sluit in die moontlikheid om dit in rekeningkunde reg te stel. Gebaseer op Federale Wet No. 402, kan primêre rekeningkundige dokumentasie nie net in papiervorm gegenereer word nie, maar ook in elektroniese vorm, indien dit moontlik is om dit met 'n elektroniese handtekening te onderskryf.
• Sedert 2017 het die effektiewe ontwikkeling van hierdie dokumentvloei in regsverrigtinge begin. Nou moet elke hofbeslissing in oop bronne gepubliseer word. Daarbenewens het alle firmas en individue die geleentheid om 'n eis of klagte elektronies in te dien, wat 'n EDS vereis. Daarom word 'n elektroniese handtekening nie net deur groot maatskappye uitgereik nie, maar selfs deur individue.
• Die ontwikkeling van elektroniese tegnologieë vind vinnig plaas, so nou het byna almal toegang tot die internet, wat die proses om met ander te kommunikeer aansienlik vergemaklikmense en staatsamptenare.

Daarom kan daar geargumenteer word dat die gebruik van sulke werkvloei al hoe meer in aanvraag word.

Nog 'n beduidende voordeel

Boonop werk baie maatskappye saam met ondernemings wat in ander streke of lande geleë is, so dit is baie makliker om verskillende dokumente uit te ruil wanneer hulle elektroniese dokumentbestuur doen. Dit stel jou in staat om verkoopsmarkte aansienlik te vergroot en kontakte met direkte vervaardigers te vestig.

Dit is 'n bykomende beduidende voordeel van elektroniese dokumentbestuur. Verbetering in die kwaliteit van bestuur is waargeneem sedert die eerste dag van die bekendstelling van 'n geskikte stelsel.

Hoe om in te skryf?

Aanvanklik evalueer die hoof van die onderneming die voordele en nadele van die elektroniese dokumentbestuurstelsel. As 'n besluit geneem word om dit in die maatskappy bekend te stel, word die volgende stappe hiervoor geïmplementeer:

• 'n Vergadering van aandeelhouers word gehou, waar gestem word vir die implementering van hierdie stelsel.
• As die besluit positief is, word die ooreenstemmende bevel deur die direkteur van die maatskappy uitgereik.
• Dit is raadsaam om 'n interne regulasie te ontwikkel wat die reëls vir die gebruik van elektroniese dokumentasie reguleer.
• Kies die handtekening wat gebruik sal word in die proses om verskeie dokumente te onderteken.
• As 'n eenvoudige handtekening gekies word, dan word dit aangebring op grond van kodes en wagwoorde, sowel as ander middele, en toegang daartoebeperk is, daarom word 'n spesifieke persoon aangestel wat die goedkeuring van elektroniese dokumentasie sal hanteer.
• Sertifiseringsowerheid is gekies. Dit word verteenwoordig deur 'n gespesialiseerde organisasie wat met elektroniese dokumentbestuur te doen het. Dit is belangrik om 'n maatskappy te kies waarmee dit winsgewend en gemaklik sal wees om saam te werk. U moet vooraf die koste van die dienste wat aangebied word, evalueer, asook die verskillende funksies wat tydens samewerking gebruik kan word. Daar word bepaal watter verantwoordelikheid die gekose sentrum dra vir verskeie foute wat mag ontstaan in die proses om elektroniese dokumentbestuur in stand te hou
• Dokumente word voorberei op grond waarvan 'n ooreenkoms met die gekose sentrum gesluit word.
• Die kontrak met die geselekteerde organisasie word verduidelik. Daarna skep en reik die sentrum 'n EDS-sleutelsertifikaat aan sy kliënt uit.
• Daar is 'n direkte bekendstelling van elektroniese dokumentbestuur in die werk van die organisasie. Om dit te doen, word alle papierdokumente in elektroniese vorm omgeskakel, en 'n prosedure vir die uitruil van elektroniese dokumentasie word ingestel.

Fakture kan elektronies opgestel word, maar jy moet eers seker maak dat die gebruik van sulke dokumentasie gerieflik sal wees vir die teenparty. Dit is te wyte aan die feit dat die maatskappy die tegniese middele moet hê om hierdie dokumente te verwerk.

Keuse van EDS

Verminderde voorbereidingskoste is selfs ingesluit by die voordele van elektroniese dokumentbestuurtalle papierdokumente. Maar jy sal in elk geval sekere kostes moet aangaan. Hulle hou verband met die uitvoering van 'n elektroniese handtekening wat gebruik word in die proses om elektroniese dokumentasie goed te keur.

ETS kan in ongekwalifiseerde of gekwalifiseerde vorm aangebied word.

Ongekwalifiseerd

Dit word uitgereik met behulp van kriptografiese datatransformasie, waarvoor 'n spesiale sleutel gebruik word, wat beskikbaar is vir die eienaar van die EDS. Dit is belangrik om vooraf te besluit wie presies in die maatskappy elektroniese vraestelle gaan teken.

Met die hulp van so 'n handtekening, kan jy verskeie veranderinge opspoor wat aan die dokumentasie gemaak is nadat dit onderteken is.

Gekwalifiseerd

Om dit te doen, ontvang die maatskappy 'n spesiale sertifikaat wat die EDS-verifikasiesleutel bevat. Om so 'n handtekening te skep, word die vereistes gelys in Federale Wet No. 63 in ag geneem.

Gewoonlik word so 'n EDS gebruik in groot maatskappye wat poog om 'n handelsgeheim te hou, daarom, as gevolg van die verbeterde gekwalifiseerde EDS, word die sekuriteit van elektroniese dokumente verseker.

Nadat 'n spesifieke tipe elektroniese handtekening gekies is, word 'n ooreenkoms met die geselekteerde sertifiseringsentrum gesluit.

Reëls vir die bekendstelling van die stelsel in die werk van die maatskappy

Die voordele van elektroniese dokumentbestuur in vergelyking met papier word as onmiskenbaar beskou, maar dikwels ontstaan sekere probleme in die proses van die implementering daarvan in die werk van 'n organisasie. Daarom sluit die reëls van hierdie proses in:

• aanvanklik word 'n spesialis in opdrag van die hoof aangestel, wat betrokke sal wees by die vertaling van papierdokumente in elektroniese vorm;
• spesiale sagteware is op elke werkende rekenaar geïnstalleer, wat jou toelaat om dokumente te onderteken met 'n voorheen uitgereikte EDS;
• wanneer verskeie dokumentasie saamgestel, verwerk en ooreengekom word, word die basiese reëls van kantoorwerk in ag geneem, wat ook van toepassing is op papierdokumente;
• elektroniese dokumente moet al die nodige besonderhede, seëls en EDS hê;
• inligting kan in maatskappyregulasies ingevoer word oor watter metodes om handelinge met hierdie dokumente te bevestig toegepas sal word.

Die proses word nie as te moeilik beskou as dit goed verstaan word nie.

Reëls van samewerking met ander maatskappye

Elke maatskappy wat so 'n stelsel in sy werk implementeer, wil elektroniese dokumentasie in samewerking met sy hoofteenpartye gebruik. Om dit te doen, wanneer 'n ooreenkoms met 'n ander maatskappy opgestel word, moet 'n klousule in die teks van die dokument ingesluit word wat sê dat alle vraestelle via elektroniese kommunikasiekanale versend sal word. Daarna word die nodige dokumentasie saamgestel en onderteken deur 'n voorheen uitgereikte EDS. Alle EDS-gereedskap moet gesertifiseer wees, anders kan dit nie tydens die bedryf van die maatskappy gebruik word nie.

Dit is baie makliker om so 'n werkvloei met verskeie regeringsinstansies te vestig, byvoorbeeld met die Federale Belastingdiens of die Pensioenfonds. Dit is te wyte aan die feit dat sulke organisasies reeds die nodige sagteware virwerk met elektroniese dokumentasie.

Hoe word dokumente gestoor?

Die grootste voordeel van elektroniese dokumentbestuur is dat dit nie in die organisasie vereis word om 'n aparte kamer toe te ken vir die skep van 'n argief nie, aangesien alle vraestelle op rekenaars, bedieners of verskeie elektroniese media gestoor word. Maar steeds moet elke maatskappy behoorlike berging van dokumentasie betaal sodat dit nie deur ongemagtigde persone of organisasies toegang verkry word nie.

Tydens die berging van elektroniese dokumente word die volgende reëls in ag geneem:

• 'n nomenklatuur van sake word noodwendig vir die hele maatskappy saamgestel, en die voorkoms en inhoud daarvan hang af van die aktiwiteitsveld waarin die maatskappy bedrywig is;
• ondersoek van die waarde van dokumente word uitgevoer;
• elke dokumentasie is gemerk met die gebruik van elektroniese dokumentbestuur;
• alle dokumente moet geargiveer word.

Wanneer hierdie reëls in ag geneem word, sal dit nie moeilik wees om dokumentasie korrek in elektroniese vorm te stoor nie.

Gevolgtrekking

Daar is baie voordele van elektroniese dokumentbestuur. Die verbetering van die kwaliteit van die maatskappy se werk is 'n gevolg van die implementering daarvan. Om dit te doen, is dit belangrik om 'n toepaslike besluit vir die bestuur van die onderneming te neem, 'n sertifiseringsentrum te kies en 'n EDS uit te reik. Spesiale sagteware word op rekenaars geïnstalleer, en die nodige veranderinge word aan die regulatoriese plaaslike wette van die maatskappy aangebring.

Met behulp van elektroniese dokumentasie word dit baie vereenvoudigdie bedryf van die maatskappy, asook die gemak van samewerking met ander firmas en regeringsorganisasies.