Elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies: hoe werk dit?

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Elektroniese dokumentbestuur (EDM) is 'n vinnige manier om inligting uit te ruil gebaseer op die gebruik van elektroniese dokumente met virtuele handtekeninge. Dit het lankal erkenning gekry in die ontwikkelde lande van die wêreld as 'n doeltreffende hulpmiddel vir operasionele besigheid.

Essence

Elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies is 'n stel prosesse vir die skep, verwerking, stuur, oordrag, ontvangs, berging, gebruik en vernietiging van dokumente. Al hierdie prosesse word uitgevoer nadat die integriteit gekontroleer is en die ontvangs van dokumente bevestig is.

Die reëls vir die implementering van dokumentvloei tussen regsentiteite word uitgevoer in ooreenstemming met die partye. Die uitruil van inligting word uitgevoer met behulp van telekommunikasiemiddele, en dokumente word op elektroniese media gestoor. Die tydperk van berging van rekeningkundige inligting moet nie die tydperk wat deur wet bepaal word, oorskry nie.

Organisasiesonder mekaar kan formele en informele dokumente uitruil met handtekeninge van deelnemers. Op die gebied van entrepreneuriese aktiwiteit kan dit wees: fakture, ooreenkomste, fakture, kontrakte, ooreenkomste, bestellings, kennisgewings, volmagte, ens. Inligting kan in die vorm van teks-, tabel- en grafiese lêers versend word.

Die doel van EDI-implementering

Voorvereistes vir die bekendstelling van EDI kan wees:

• verminder roetinewerk;
• verminder dokumentverlies;
• "deursigtige" werk met dokumente;
• verbetering van prestasiedissipline - verskaffing van dokumente betyds, ens.

Onder die kwantitatiewe doelwitte is die volgende:

• Verminder dokumentverwerkingstyd met 10 keer.
• Sny kantooruitgawes in die helfte.

Elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies: hoe dit werk

In ooreenstemming met binnelandse wetgewing, word elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies uitgevoer in ooreenstemming met die twee partye. Om data uit te ruil, is dit nodig dat alle deelnemers aan die toerusting van een operateur gekoppel is. Vervolgens moet die gebruiker 'n versoek stuur om by die lys van teenpartye gevoeg te word. Nadat die versoek bevestig is, kan stelseldeelnemers data uitruil.

Die EDI-module sal die volgende funksies moet verrig:

• Nooi teenpartye om data uit te ruil.
• Skep 'n adresboek.
• Integreer met rekeningkundige sagteware,byvoorbeeld, 1С.
• Teken en enkripteer dokumentasie.
• Structify korrespondensie.
• Spoor e-posstatusse na.

Elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies word uitgevoer met behulp van sertifikate. Verbinding met die bediener en verifikasie word deur 'n persoonlike digitale sertifikaat uitgevoer. 'n EDS word aan elke gebruiker van die stelsel uitgereik, gestoor op 'n elektroniese Token-draer en beskerm deur 'n PIN-kode. Die gebruiker moet sy login, wagwoord vir die persoonlike rekening invoer. Eers daarna sal hy toegang tot sy dokumente hê.

Enige werknemer van die organisasie wat aan die stelsel gekoppel is, kan die uitruilproses begin. Voordat die dokument aan die teenparty gestuur word, moet dit in die digitale handtekening onderteken word. Hierdie operasie word uitgevoer met behulp van die Cryptopro-program. Die dokument word via EDI gestuur. 'n Werknemer van die teenparty ontvang 'n kennisgewing oor die ontvangs van 'n nuwe dokument. As hy dit aanvaar, dan sit hy ook 'n EDS. As jy veranderinge aan die dokument moet maak, word 'n nuwe elektroniese weergawe geskep. Nadat u die redigering voltooi het, moet u alle veranderinge met die EDS stoor. Dan word die dokument met die verandering aan die teenparty gestuur. Indien nodig, word elektroniese koördinering van inligting uitgevoer.

As jy weer veranderinge moet maak, dan word die hele prosedure weer herhaal. As daar geen klagtes oor die nuwe weergawe is nie, word die dokument gerespekteer. Die finale monster word beskou as onderteken deur twee digitale handtekeninge. Alle weergawes van die dokument word op die bediener gestoor en is beskikbaar vir besigtiging. Sodra die monster die status van geldig kry, wysig diedokument sal nie werk nie. Ontwrigte kontrakte word die status "Gekanselleer" toegeken. Dit is hoe elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies uitgevoer word.

toerusting

Wat word benodig vir elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies? Eerstens moet jy 'n telekommunikasie-operateur kies en spesiale sagteware vir inligting-uitruiling installeer. Tweedens, met elke teenparty met wie die organisasie van voorneme is om elektroniese korrespondensie te voer, is dit nodig om 'n "Ooreenkomst oor die uitruil van elektroniese dokumente" te sluit.

Dit is ook nodig om 'n EDI-bediener te installeer waar alle dokumente gestoor sal word. Dit kan beide kliënttoerusting en "wolk" berging wees. Toegang tot stelseldata van buite word uitgevoer deur 'n toepassing wat op die toerusting van werknemers van die organisasie geïnstalleer is. Die interaksie van rekenaars met die bediener word uitgevoer via die HTTP-protokol met bykomende SSL 128-enkripsie. Toegang tot dokumente word slegs deur die toepassingskoppelvlak uitgevoer en nadat stawing geslaag is.

EDF Project

'n Prosesoutomatiseringsprojek kan enige plek van 'n paar maande tot 'n paar jaar neem. Die term hang direk af van die aantal prosesse wat geoutomatiseer moet word, die hulpbron en finansiële vermoëns van die organisasie. 'n Kort skema vir die bekendstelling van EDI is soos volg:

• Skep 'n werkgroep.
• Vorming van doelwitte, sperdatums en projekbegroting.
• Navors bestaande prosesse.
• Ontwikkel take.
• KiesEDI-stelsels.
• Ondertekening van 'n ooreenkoms oor die implementering van die EDS.
• Goedkeuring van werkregulasies.
• Vul stelselgidse.
• Personeelopleiding.
• Voorlopige toetsing.
• Uitreiking van 'n bevel oor die bekendstelling van EDS.
• Verfyning van sagteware en bedryfsprosedures.
• Begin tans 'n loodsprojek.
• Volskaalse oorgang na EDI.

Foute in EDI-implementering

In die proses om dokumente te outomatiseer, moet spesiale aandag gegee word aan prosesse waarin die teenwoordigheid van papier deur die wet vereis word. Jy kan nie 'n papierdokument elektronies dupliseer nie. Dit vertraag die werkproses aansienlik en veroorsaak 'n negatiewe houding teenoor die outomatiseringsproses as geheel. Niemand betaal ekstra vir dubbelwerk nie.

In die proses van implementering is dit nodig om 'n nuwe prosedure te ontwikkel om met dokumente te werk, personeel op te lei en eers daarna by volle implementering betrokke te raak. Dit kan slegs bereik word as die voordele van die gebruik van nuwe tegnologie aan werknemers gekommunikeer word.

Nog 'n gewilde fout is 'n swak studie van die vereistes vir die EDMS. As gebruikers in 'n ongekonfigureerde stelsel moet werk, verskil die EDI-proses van dié wat in die organisasie aangeneem is.

Elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies: voor- en nadele

Voordele:

• Vermindering van die koste om oorspronklike dokumente per pos te stuur.
• Bespaar stoorplek vir dokumentasie. Dit word alles elektronies gestoor.
• Maklik om te gebruik. Die dokument word vanaf een werkplek gestuur. 'n Vinnige soektog na 'n dokument word uitgevoer volgens status (gestuur, ontvang, aanvaar, ens.).
• Kits aflewering. Alle gestuurde inligting kom binne 'n paar sekondes by die geadresseerde.
• 'n Dokument kan nie verlore gaan voordat sy bewaringstydperk in die stelsel verstryk nie.

Flaws:

• Om die toerusting te gebruik, moet jy 'n lisensie koop, wat baie geld kos.
• Dikwels kan data net tussen lede van dieselfde stelsel uitgeruil word.
• Elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies in 1C of die gebruik van enige ander sagteware verskil van die voorheen gebruikte skema. Met die bekendstelling van die nuwe algoritme sal alle werknemers vrae hê oor die uitvoering van werk.
• Tegniese toerusting. Voor die bekendstelling van EDI, moet die organisasie toerusting aankoop en werknemers oplei om die nuwe stelsel te bestuur.
• EDI word uitgevoer met behulp van 'n EDS, waarvan die geldigheid 1 jaar is. Sertifikate moet betyds opgespoor en bygewerk word. Dit is ook nodig om die geldigheidstydperk van teenparty-sertifikate te beheer om probleme met die belasting te vermy.

wetlike regulasie

Watter regulasies reguleer elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies? Die wetgewing van die Russiese Federasie sluit in Federale Wet No. 63 "Op Elektroniese Handtekening", die reëls vir die indiening van dokumente aan die Federale Belastingdiens word voorgeskryf in die bevel van die Ministerie van Finansies No. MMV-7-2 / 168. EDOtussen organisasies word uitgevoer op grond van die bevel van die Ministerie van Finansies No 50n. Die reëls vir die uitruil van primêre rekeningkundige dokumente in elektroniese vorm word voorgeskryf in die volgorde van die Federale Belastingdiens No. ММВ-7-6/36@. Alle EDI-operateurs in die loop van hul aktiwiteite moet gelei word deur die bevel van die Federale Belastingdiens No. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektroniese dokumentbestuur tussen SBIS-organisasies gee kliënte die volgende voordele:

• Jy kan dokumente stuur aan enige organisasie wat op die grondgebied van die Russiese Federasie geregistreer is. As die teenparty nie 'n lid van die SBIS-stelsel is nie, sal 'n werknemer van die maatskappy eenvoudig die verteenwoordiger van die organisasie kontak en uitnodigings om aan die stelsel deel te neem na sy e-pos stuur. Onmiddellik na die bevestiging van die versoek sal die uitruil van inligting tussen die deelnemers sonder tussengangers uitgevoer word.
• Jy hoef nie sagteware op jou rekenaar te installeer nie. Dit is genoeg om 'n bygewerkte weergawe van die blaaier en toegang tot die internet te hê.
• Jy het nie 'n spesiale program nodig om met data te werk nie. As die verslag aanvanklik in derdeparty-sagteware voorberei word, byvoorbeeld, 1C, dan kan jy data-integrasie met die VLIS-stelsel opstel.
• Tipiese dokumentvorm nie geïnstalleer nie. Jy kan teks, sigblad, prente en meer stuur.

SKB "Kontur"

Een van die eerste sagteware-ontwikkelaars in Rusland verskaf ook toerusting vir elektroniese dokumentbestuur tussen organisasies. "Kontur" het die Diadoc-stelsel ontwikkel, met behulp waarvan die uitruil van elektroniese dokumente uitgevoer word.'n Kenmerk van die stelsel is dat toegang tot data in die buiteland verkry kan word. Die maatskappy het swerftariewe spesiaal vir hierdie doel ontwikkel. As jy wil, kan jy toegang tot die data kry via die API.

Wat het jy nodig?

Om EDI te koppel, moet 'n organisasie koop:

• gelisensieerde sagteware;
• bediener;
• voer toerustingopgradering uit;
• treinpersoneel;
• stel EDMS op en integreer om met interne toepassings te werk.

Sulke beleggings moet gemaak word om elektroniese dokumentbestuur tussen die organisasie te verbind? Insluiting by die koste van tegniese ondersteuningskonsultasies, EDMS en sagteware-opdaterings is die tweede fase van belegging. Hierdie koste sal maandeliks betaal moet word.

Gevolgtrekking

Die papierwerkvloei word deur elektronies vervang. Dit verminder nie net die organisasie se proseskoste nie, maar verhoog ook die doeltreffendheid van die onderneming as geheel. Vir EDI om suksesvol te funksioneer, is dit nodig om die doelwitte van die implementering van die stelsel duidelik te formuleer en die toerusting behoorlik op te stel.