Doelwitte en verantwoordelikhede van die aankoopafdeling

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Hoekom het ons 'n aankoopafdeling nodig? In elke organisasie word hierdie departement in een of ander vorm verteenwoordig. En sy werk beïnvloed die doeltreffendheid van die hele organisasie as geheel direk. Kom ons kyk van nader na hoe die werk van die departement die resultate van die organisasie beïnvloed.

Departementdoelwitte

Die Aankope-afdeling is 'n departement wat spesialiseer in die aankoop van goedere van 'n verskaffer op die mees gunstige voorwaardes vir die maatskappy.

Die werk van die departement het 'n direkte impak op al die aktiwiteite van die maatskappy. Vir die assortiment, vir verkope, die volheid van pakhuise, die beskikbaarheid van die nodige goedere, die effektiewe gebruik van bedryfskapitaal.

Aankoopdoelwitte kan gerangskik word op grond van die maatskappy se globale doelwitte, maar die algehele lys lyk dikwels so:

• bepaal die maatskappy se behoefte aan 'n spesifieke produk;
• koop goedere teen die beste moontlike prys;
• bevorder hoë omset;
• skep voorwaardes vir die ontvangs van goedere betyds;



• evalueerproduk kwaliteit en koop die hoogste geh alte;
• handhaaf 'n verhouding met 'n verskaffer of verskaffers;
• werk effektief saam met die res van die maatskappy;
• Hou effektief tred met gekoopte goedere;
• monitor die omset en kry die maksimum voordeel vir die maatskappy.

Hooffunksies

In verskillende organisasies kan die funksies van die aankoopafdeling aansienlik van mekaar verskil. Tog is daar funksies en verantwoordelikhede wat 'n departement in byna elke maatskappy sal kenmerk:

• Verskaffermarkmonitering;
• monitering van die beskikbaarheid van goedere in voorraad;
• tydige aanvulling van die assortiment;
• soek vir die beste verskaffers en pryse;
• onderhandelinge met verskaffers;
• beheer van aflewering en vragvervoer van goedere;



• ontvangs van goedere;
• geh altebeheer van gekoopte goedere;
• klagtes, indien nodig.

Bykomende funksies van die aankope-afdeling, wat moontlik in die organisasie teenwoordig is of nie - afhangende van die besonderhede en struktuur daarvan:

• assortimentbestuur;
• versamel inligting oor mededingers;
• wat verskaffers by die bemarkingsorganisasie betrek.

Struktuur

Die struktuur van die aankoopafdeling word gebou na gelang van:

• organisasiegrootte;
• industries;
• aantal assortiment-eenhede in omset;
• aantal verskaffers;
• hul geografiese ligging.

Afhangende van die tipe organisasie, kan die aankoopafdeling sentraal of streeksbestuur bestuur word.

In die reël is dit 'n matriksstruktuur wat bestaan uit die hoof (hoof, direkteur) van die verkrygingsafdeling en bestuurders (spesialiste) vir verkryging.

Die gemiddelde aantal items of kategorieë per bestuurder is ongeveer 7, maar dit kan wissel na gelang van die volume produksie of omset.

Pligte van die departement en sy werknemers

Vir die effektiewe werk van die aankoopafdeling is 'n duidelike verdeling van verantwoordelikhede van die aankoopafdeling tussen sy werknemers nodig.

Die hoofverantwoordelikheid van die departementshoof is om die kontinuïteit en stabiliteit van die verskaffing van die nodige goedere te verseker deur die werk van die departement te optimaliseer en die aktiwiteite van werknemers te koördineer. Die aankoopbestuurder moet ook 'n idee hê van alle gesluite kontrakte en kategorieë om die effektiewe werk van die departement te organiseer en voort te sit, selfs in die afwesigheid van enige van die werknemers.

Die pligte van aankopebestuurders of gewone spesialiste van die departement sluit in die organisering van die verskaffing van goedere, die dop van vragvervoer, die beheer van betaling vir aangekoopte lotte en die beplanning van aankope.

'n Effektiewe model sal wees waar elke koper sy eie area van verantwoordelikheid het, wat bestaan uit 'n lys artikels of produkkategorieë.

Werknemervereistes

Gegewe die verantwoordelikhede van werknemers en die funksies van die departement, kan jy 'n lys van vereistes virideale kandidaat vir die pos van koper.

Werknemers van die aankoopafdeling moet onderskeidelik oor die volgende vaardighede, kennis en persoonlike eienskappe beskik:

• Vermoë om inligting te ontleed. Die keuse van verskaffer moet op baie kriteria gebaseer word. Dit is die beste prys, en 'n geografiese voordeel, en die belyning van die logistiek van die verskaffermaatskappy en jou organisasie.
• Kennis van prysbeginsels.
• Kennis van die wetlike raamwerk vir verkryging.
• Die vermoë om kontrakte op te stel en te sluit.
• Die vermoë om te onderhandel. Soms is dit baie belangrik om individuele voorwaardes saam met 'n verskaffer vir jou maatskappy op te stel. Die vermindering van die verskaffer se prys of die gebruik van die verskaffer se hulpbronne vir promosies, produkspesifieke opleiding vir hul personeel, produkpaaiemente en na-betalingstelsels kan alles dien as 'n goeie mededingende voordeel onder soortgelyke maatskappye.
• Die vermoë om sakeverhoudings te handhaaf.
• Die vermoë om jou aktiwiteite te beplan.

Motivering van kopers en aankopebestuurder

Die motiveringstelsel van die aankoopafdeling moet so gebou word dat die werknemer met maksimum doeltreffendheid werk. Maar terselfdertyd moet botsende vereistes en vereistes wat die vermoëns van die werknemer oorskry nie voorgehou word nie.

Om 'n maandelikse motiveringstelsel te implementeer, benodig jy:

• Skep 'n KPI-model vir die departement. Dit is aanwysers soos die vervulling van die verkrygingsplan, die omsetverhouding, die winsgewendheid van verkopegoedere, die teenwoordigheid en afwesigheid van ou goedere.
• Skep 'n model van sleutelprestasie-aanwysers vir elke werknemer gebaseer op kriteria soos die organisasie se prysdelta in vergelyking met mededingers, die beskikbaarheid van die vereiste produk, die kwaliteit van die gekoopte produk, die bekendstelling van nuwe handelsmerke, die individu voorwaardes van verskaffers en meer.
• Gegrond op die KPI-model, word die premie bereken. Boonop sal dit effektief wees om 'n bonus te betaal wat uit twee dele bestaan: 'n bonus vir departement se prestasie en 'n bonus vir persoonlike vervulling van planne.

Terselfdertyd moet elke KPI-kriterium eienskappe hê soos:

• meetbaarheid;
• deursigtigheid;
• beplanningskriterium moet geskep word met inagneming van markneigings.

Dit wil sê, die koper kan, indien verlang, onafhanklik die bedrag van sy premie bereken.

Die bonus van die departementshoof kan gebaseer word op die aanwysers van die hele departement, en sluit ook die prestasie-aanwysers van elke werknemer individueel in.

Terselfdertyd moet die bonusdeel van 'n gewone werknemer van die verkrygingsafdeling ongeveer 50% van die hele salaris wees, en die bonus van die departementshoof moet ongeveer 30-40% wees. Die res is salaris, want nie alle departementele prestasie-aanwysers kan gekoppel word aan die aktiwiteite van 'n spesifieke werknemer nie.

Val verkope onder die koper se verantwoordelikheid

In die berekeninge van die KPI van die aankoopafdeling kan jy so 'n maatstaf gebruik soos die omset van gekoopte goedere - die verhouding van verkope tot sy bates.

Dit lyk of die koper moethandel slegs met die aankoop van goedere, maar steeds beïnvloed die kwaliteit van die gekoopte goedere, die prysaantreklikheid daarvan vir die eindverbruiker of die maatskappy se kliënt die implementering van die verkoopsplan aansienlik.

Daarom hang die hoeveelheid en kwaliteit van verkope half af van goed gedoente aankope.

Plek van die aankoopafdeling in die struktuur van die organisasie

Die take wat deur die aankoopafdeling opgelos word, in ooreenstemming met moderne bemarkingstendense, moet in hierdie volgorde opgelos word:

• Eers word 'n verkoopsstrategie gebou (klaarproduk of gekoopte goedere).
• Dan, as die aankoopafdeling in die onderneming is, word die kwessie van produksiestrategie besluit.
• En eers dan word 'n verkrygingstrategie vir die nodige goedere, grondstowwe of komponente ontwikkel.

Die hoof van aankope rapporteer dikwels direk aan die HUB van die maatskappy.

Daar moet ook effektiewe kommunikasie tussen die aankoopafdeling en die bemarkings- en verkoopsafdeling wees. Daarsonder sal baie pogings om 'n aankoopafdeling te skep, sy struktuur en motivering te verbeter sonder die regte resultaat bly.

As 'n kategoriebestuurstelsel in 'n hoewe of organisasie geïmplementeer word, moet die koper in samewerking met die kategoriebestuurder werk. Terselfdertyd is dit nodig om die verantwoordelikheidsgebied van elke spesialis af te baken sodat die motiveringstelsel deursigtig en verstaanbaar vir almal bly.