Besigheidsproses - wat is dit? Ontwikkeling, modellering, optimalisering van besigheidsprosesse

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Moderne maatskappybestuursmetodes leen toenemend buitelandse metodes en tegnologieë. En nie omdat dit modieus is nie, maar omdat dit gerieflik en effektief is. Een van hierdie tegnieke breek al die roetinewerk in elementêre komponente op en beskryf dan in detail elke gevolglike besigheidsproses. Dit neem nogal baie tyd, maar die gevolglike skema laat jou toe om swakhede, oordrewe funksionele verantwoordelikhede en onduidelike take te vind. Deur een keer tyd te bestee, kan bestuur 'n deel van sy verantwoordelikheid na die hiërargiese leer oorplaas, wat tyd vir strategiese beplanning vrystel.

Lewe volgens plan

Nog 'n ding is dat die personeel van firmas dikwels nie die betekenis van hierdie prosedure verstaan nie en nie die begeerte van die bestuur verwelkom om die hoofbesigheidsprosesse te bepaal nie. Nietemin is dit toenemend nodig om die modellering en beskrywing van die elementêre bedrywighede van elke eenheid te verstaan, en selfswerknemer. Dit is selfs erger as werknemers in die maatskappy se personeel verskyn wat die maatskappy se besigheidsprosesse bestudeer. Hulle vra voortdurend oor iets, lei af en meng op elke moontlike manier in met die nakoming van die direkte funksionele pligte van alle personeel. Wat om te doen?

Kom ons begin van ver af. Die meeste van ons staan elke oggend voor die taak om werk toe te kom. Vir die suksesvolle oplossing daarvan moet jy betyds wakker word, gereed maak en sitplek in een of ander soort vervoer inneem (dit maak nie saak of dit 'n privaatmotor of 'n moltreinmotor is nie). Verder kan elke komponent in selfs kleiner prosedures opgebreek word: om betyds wakker te word, kan jy 'n alarm stel, of jy kan iemand vra om jou wakker te maak, ens. Ongeag die oplossingsmetode, die resultaat (tydige ontwaking)) bereik sal word. Maar die styging, fooie en die manier om te werk verskil in die metode van oplossing en die eindresultaat. Eintlik het ons by die eerste definisie gekom.

Waarvoor is dit alles

Dus, 'n besigheidsproses is 'n sekere volgorde van eenvoudige aksies wat hulpbronne omskep in 'n nuttige finale produk. In ons werklike voorbeeld is daar drie verskillende prosesse, wat elkeen sy eie aanvanklike inligting vereis en, na sekere manipulasies, die gewenste resultaat gee. Kom ons gaan na die onderneming. Ongeag die aktiwiteitsveld in elke maatskappy, word werk bepaal deur die professionele verhoudings van werknemers: die oordrag van inligting, bepaling van die behoefte aan 'n produk, ontleding van produksie en hulpbronne, ens. En hier is dit belangrik om daarop te let dat al die bogenoemde sakeslegs as drie voorwaardes nagekom word:

- die inligting is gestuur aan die werknemer wat daarin belangstel;

- dit is op die regte tyd gedoen;

- die vorm waarin die inligting aangebied word, is redelik eenvoudig en duidelik.

Om al die bogenoemde op te som, kan daar geargumenteer word dat 'n besigheidsproses 'n vloei van inligting is wat drie vrae beantwoord: wat, waar en wanneer. Om die werk glad en deurlopend te laat uitvoer, is dit nodig om die komponente daarvan te bepaal. In hierdie geval sal daar geen duplisering van take, afwesigheid van 'n eksekuteur of stilstand wees nie.

Wanneer 'n besigheidsproses duidelik gedefinieer is, hou elke werknemer op om onontbeerlik te wees. Onthou hoeveel keer jy moes wag vir een van jou kollegas om die siekteverlof te verlaat (of terug te keer van vakansie); as jy weg is van die werk af, hou die foon letterlik nie op lui nie, en almal probeer verstaan wat en hoe dit met jou gaan. En as jy op die bestuur se versoek gereageer het en 'n redelik gedetailleerde beskrywing van besigheidsprosesse gemaak het, dan kan jy rustig juig, en ontspan, en soms net middagete eet…

By ons na die formele taal van definisies, sal ons argumenteer dat wanneer besigheidsprosesse beskryf word, 'n onderneming die volgende doelwitte stel:

• verstaan die algemene struktuur van die organisasie van aktiwiteite en bepaal die dinamika van die ontwikkeling daarvan;
• identifiseer huidige probleme en geleenthede om dit te oorkom;
• skep 'n stelsel van doelwitte en doelwitte wat verstaanbaar is vir alle deelnemers (ontwikkelaars, gebruikers, kliënte, ens.);
• om vereistes vir die nodige sagteware te formuleersekuriteit.

Natuurlik is die beskrywing van besigheidsprosesse op sigself van geen belang nie. Maar vir herontwerp is dit 'n uiters belangrike taak. Slegs deur die struktuur, verhoudings en maniere van inligtingvloei te verstaan, kan ons praat oor die herbesinning van die semantiese las van beide die onderneming self en sy individuele afdelings. Maar herorganisasie moet ook uitgevoer word om een of ander doel te bereik: die verbetering van die kwaliteit van kliëntediens; koste vermindering; die verskaffing van groter vryheid in besluitneming aan kunstenaars (verkorting van die tydsraamwerk vir die voltooiing van werk), ens.

Eenvoudige klassifikasie

Dikwels kom die behoefte om inligtingsakeprosesse te beskryf in ondernemings met 'n funksioneel-georiënteerde struktuur voor. Die feit is dat die doelwitte en doelwitte van verskillende departemente mekaar kan weerspreek. En dit sal nie net lei tot 'n afname in die maatskappy se winsgewendheid nie, maar ook tot 'n daling in sy mededingendheid.

Die moderne benadering tot bestuur is toenemend van 'n proses-aard. Alle werk word beskou as 'n spesifieke stel prosesse (wat elk uit een of meer eenvoudige bewerkings bestaan). Om hierdie benadering te formaliseer en te standaardiseer, is die volgende kategorieë prosesse aangeneem (klassifikasie vind plaas in verhouding tot die waardetoevoeging van die produk):

• main - dié waarmee die maatskappy inkomste ontvang: produksie, bemarking, voorrade;
• bestuurders - diegene wat doelwitte en doelwitte vir departemente en spesifieke presteerders stel;
• ondersteunend –dié wat produksie van hulpbronne voorsien, maar nie waarde tot die finale produk toevoeg nie: opleiding en keuring van personeel, finansiële ondersteuning, wetlike beskerming, ens.

Benewens die reeds genoemde onafhanklikheid van die menslike faktor en vereenvoudigde aanpassing van nuwe werknemers, maak die beskrywing van besigheidsprosesse dit moontlik om die maatskappy se bedryfskoste meer effektief te bestuur.

Properties

Nou word dit duidelik dat om 'n onderneming te bestuur, dit nie net nodig is om onderling verwante inligtingvloeie te identifiseer nie, maar ook om alle aktiwiteite duidelik te beskryf. Aangesien ons reeds weet dat 'n besigheidsproses deel is van 'n algemene werk wat van een werknemer na 'n ander oorgaan (binne sy eie funksionele eenheid of nie, dit maak nie saak nie), laat ons dan aanbeweeg na die feit dat alles in die wêreld kan verenig wees. En professionele aktiwiteit - selfs meer so.

Ongeag die veld van aktiwiteit, elke besigheidsproses kan deur dieselfde kenmerke beskryf word.

- 'n Grens is die begin en einde van 'n eenvoudige bewerking.

- Die eienaar is 'n werknemer van die maatskappy wat nie net die nodige hulpbronne vir werk besit nie, maar ook die proses beplan, ontleed, bestuur; en die belangrikste, hy is verantwoordelik vir die resultaat.

- Invoer - 'n inligtingsboodskap ontvang in enige vorm wat by die onderneming aanvaar word, wat die behoefte aan inligting definieer en die begin van die proses aandui.

- Uitset - inligting of 'n gematerialiseerde deel van die produk wat buite die kunstenaar verbruik wordkliënt.

- Kontrakteur - maatskappypersoneel betrokke by een proses.

- Hulpbronne - die materiaal of inligtingsdeel van die aktiwiteit wat nie verander tydens die uitvoering van die operasie nie (maar slegs bydra tot die transformasie van inkomende inligting in die finale produk).

- Geh altebeheer - industrie of interne (aanvaar deur maatskappybestuur) aanwysers om die doeltreffendheid van werk te bepaal.

Verpligte toekenning van elementêre prosesse

Natuurlik het nie elke maatskappy 'n beskrywing van besigheidsprosesse nodig nie. Daar is nietemin 'n aantal gevalle waarin hierdie vervelige oefening nie afgesien kan word nie. Kom ons noem die belangrikstes:

• Die aktiwiteit van die onderneming is geoutomatiseer. In hierdie geval vertaal die besigheidsprosesdiagram die behoeftes van die kliënt in 'n taal wat vir die programmeerder verstaanbaar is.
• Verbetering van die maatskappy se aktiwiteite. Nie net toerusting en tegnologie-opgraderings help om die finale produk te verbeter nie; besigheidsprosesoptimalisering maak dit moontlik om al die sterk- en swakpunte van die werk te identifiseer en toepaslike bestuursbesluite te neem.
• International Standards Organisation (ISO) gesertifiseer. 'n Enkele kwaliteitbestuurstelsel word vir alle werknemers geskep.

Hoe om die beskrywing aan die kliënt voor te stel

Besigheidsprosesmodellering vereis 'n beskrywing van elke element. Hoe om dit pynloos vir die organisasie te doen? Daar is drie hoofmetodes wat in die wêreldpraktyk gebruik word: tekstueel, grafies en tabelvormig.

Teksueel behels 'n beskrywing van die hele vordering van werk in 'n eenvoudige en verstaanbare volgorde. Die vorm en inhoud kan óf gratis wees (indien internasionale of industriestandaarde nog nie ontwikkel is nie) óf deur dokumente gereguleer word. Byvoorbeeld: die verkoopsafdeling stuur verslagdoeningsdokumentasie vir die tydperk aan die beplanningsafdeling; werknemers van die beplanningsafdeling voer analitiese werk uit om die dinamika van verkope te bepaal en die behoefte om aanpassings aan produksie te maak; die resultaat verkry vanaf die beplanningsafdeling word na die bemarkingsafdeling oorgedra, waar 'n ontleding gemaak word van die redes vir die toename (daling) in verkope, ens.

Die grafiese diagram van 'n besigheidsproses stel jou in staat om die resultaat van analitiese werk te visualiseer. Dit is nie nodig om te herinner dat die visuele persepsie van inligting die doeltreffendste is nie. Daarom gee allerhande grafieke en diagramme ons die geleentheid om vinnig te verstaan wat gebeur en die regte oplossing te vind.

In gevalle waar die hooftaak van hervorming van aktiwiteite die optimalisering van besigheidsprosesse is, is dit die moeite werd om 'n tabelvorm van hul beskrywing te gebruik. Met sy hulp is dit makliker om die volgorde van aksies en die rigting van inligtingvloei te verstaan. 'n Tipiese tabel bevat nie net 'n beskrywing van die funksie van die personeeleenheid nie, maar ook kolomme oor inkomende en uitgaande dokumente, die uitvoerder (jy kan beide die hele departement en 'n spesifieke werknemer spesifiseer), ens.

Hoe om 'n besigheidsproses behoorlik te beskryf

Dit is nie genoeg om besigheidsprosesse te ontleed nie. Die belangrikste ding in hierdie saak is korrektheid, maar terselfdertyd die eenvoud van beskrywing. Om mee te begin, moet die naam van die eenheidsproses duidelik geformuleer word. Dit sal jou help om te verstaansy hoofkenmerke, uitvoeringslogika en plek in die algehele ketting van produksieaktiwiteite.

Dan moet jy aandui watter invoerinligting benodig word vir die normale uitvoering van die taak, en ook die hulpbronondersteuning lys. 'n Geskrewe reeks eenvoudige bewerkings waaruit die proses bestaan, sal jou help om niks te mis of te vergeet nie.

Besigheidsprosesmodellering kan nie klaarkom sonder om die eienaar van die proses en 'n stelsel vir die monitering van die vordering daarvan te spesifiseer nie. Om dit te doen, is dit nodig om in die beskrywing te let op die standaardbepalings vir die produksie van werk en die dokumente wat na die volgende skakel oorgedra word, te lys. Ter vereenvoudiging moet die beskrywing so lyk: "… nadat 'n verkoopsontleding vir die verslagtydperk gedoen is, vul 'n werknemer van die beplanningsafdeling die vasgestelde vorm (tabel) in, wat hy aan die bemarkingsafdeling stuur …"

Vereenvoudigde skema vir die beskrywing van produksieprosesse

Wanneer 'n beskrywing geskryf word, word werknemers meestal gekonfronteer met die feit dat hulle nie weet hoe om die inhoud van hul werk verbaal oor te dra nie. Om die besigheidsprosesstelsel duidelik en gestruktureerd te maak, kan jy 'n memo maak. Dit weerspieël daardie vrae wat 'n duidelike en maksimaal gedetailleerde antwoord gegee moet word. So, wat is hierdie vrae?

• Wat? Beskryf wat presies in hierdie bewerking gedoen word.
• Hoekom? Slaag die doel van die operasie.
• Wanneer? Bepaal wie teregstelling inisieer.
• Wie? Noem spesifieke kunstenaars.
• Hoe? Lyste word vereishulpbronne.

Ontwikkeling van besigheidsprosesse veronderstel dat alle beskrywingsmetodes gebruik kan word. So sal die mees gedetailleerde skema van werk verkry word. Die grafiese weergawe sal die verwantskap van funksionele eenhede openbaar, en die tabel- en tekstuele weergawes sal die inhoud van elke bewerking oordra. Ongelukkig is besigheidsproses-outomatisering nie moontlik sonder hierdie tydrowende voorafwerk nie.

Hoe om inligting in te samel

In die praktyk is daar baie maniere om die nodige inligting te kry. Om mee te begin, is dit nodig om die regulatoriese dokumente wat die werknemers van die maatskappy lei, te ontleed. Dan moet jy persoonlike onderhoude met elke direkte kunstenaar voer om die inhoud van sy werk te beskryf. Verder, vir opheldering en opheldering van kontroversiële punte, moet analitiese konsultante die waarneming van die vordering van besigheidsprosesse gebruik.

As jy 'n omvattende benadering volg om die probleem op te los, sal outomatisering van besigheidsprosesse nie so vervelig en nutteloos lyk nie.

Werkgroep

En tog, as die hooftaak van die onderneming die outomatisering van besigheidsprosesse is, en die bestuur is nie van plan om eksterne konsultasiemaatskappye te betrek nie, ontstaan die vraag noodwendig: "Waar om te begin?" Die eerste stap is om 'n werkgroep van maatskappy werknemers te skep. Werkgroeplede moet verkieslik oor uitstekende analitiese en luistervaardighede beskik. Na alles, soos reeds opgemerk, bestaan die meeste van die werk in die voer van persoonlike onderhoude met sakeprosespresteerders.

Volgende moet jy 'n werklike prentjie kry van die werking van die stelsel. Aangesien die onderneming voor die modernisering gewerk en wins gemaak het, is dit waarskynlik nie nodig om van 'n volledige herstrukturering te praat nie. Daarom moet die stelsel en rigtings van inligtingvloei vasgestel word ten tyde van die begin van optimering.

Waaruit bestaan die beskrywing

Om verwarring en teenstrydighede in die beskrywing van besigheidsprosesse te voorkom, beveel kenners aan om proseskaarte te gebruik. Dit is gestandaardiseerde dokumente wat jou toelaat om alle aksies te verenig, ongeag die invloedsfeer van die kunstenaar en die kompleksiteit van die beskryfde operasie.

Enige beskrywing kan in die volgende komponente verdeel word:

• verenigde prosesvorm (meestal 'n tabel);
• besigheidsproseskaart (kan in enige vorm aangebied word - teksbeskrywing, grafiese voorwerp of tabel);
• roetes (inkomende en uitgaande vloei van inligting, hulpbronne en finansies);
• matrikse van verskeie besigheidsprosesse ('n tabel van interaksie tussen verskillende prosesse, wat jou toelaat om die hoof- en sekondêre vloei en bedrywighede uit te lig);
• vloeidiagram (besigheidsproses-uitvoeringsalgoritme);
• gedetailleerde teksbeskrywing;
• dokumentasie (skepping van dokumente wat die uitvoering van die proses bevestig);
• identifisering van besigheidsproses-aanwysers (soek na eienskappe en aanwysers waarmee jy nie net vordering nie, maar ook kwaliteit kan beheer);
• regulasies (met ander woorde, posbeskrywing).

Aanwysers

Soos al herhaaldelik opgemerk is, moet enige proses aan iets gemeet word. Dit is eerstens nodig om die doeltreffendheid van alle aktiwiteite van die onderneming te evalueer. Meestal beveel kenners aan om besigheidsprosesse volgens vier aanwysers te toets: tyd, koste, kwaliteit en hoeveelheid.

Maar besigheidsprosesmodelle is dinamies en divers. Daarom is dit dikwels nie genoeg om net die spoed van werk te evalueer nie; dit is nodig om beide werksomstandighede en die infrastruktuur van die onderneming in ag te neem. Boonop kan feitlik alle bedrywe nie sonder verskaffers, finansies, logistiek en vennote bestaan nie. Dit is ook meetbare aanwysers.

En natuurlik moet ons nie van inligting en die menslike faktor vergeet nie. Hoe hoër die vlak van opleiding van 'n spesialis, hoe minder tyd sal hy nodig hê om homself met die instruksies en inkomende inligting te vergewis.

Die meerderheid modelleermetodologieë is nou gebaseer op die beginsels van strukturele analise en ontwerp (SADT - Gestruktureerde Analise en Ontwerptegniek), sowel as sommige algoritmiese tale. Ons kan praat oor die bestaan van verskeie basiese modelle van besigheidsproses-analise:

- Besigheidsprosesmodellering - trouens, modellering - onthul die funksionele sy van die bestaan van die maatskappy.

- Werkvloeimodellering - Beskryf werkvloeie en is soortgelyk aan vloeidiagramme.

- Datavloeimodellering - anders as die vorige een, beskryf data (inligting)vloeie; bedoel vir volgordebepalingbedrywighede.

Shewhart-Deming-siklus

Groot besigheidsprosesse (1C laat jou toe om hulle uit die algemene lys te kies) word aanbeveel om beskryf te word in 'n aparte dokument genaamd die "Prosedure vir Werk". Alles wat van 'n minder betekenisvolle aard is of uit 'n klein aantal eenvoudige bewerkings bestaan, word gewoonlik in posbeskrywings beskryf.

Wanneer die regulasies opgestel word, is dit nodig om die voorwaardes van die siklus van voortdurende verbetering van die onderneming se aktiwiteite (die Shewhart-Deming-model) in ag te neem. Die bepalings daarvan verklaar dat optimalisering en verbetering eindelose prosesse is. Dit wil sê, in ondernemingsbestuur is daar 'n sekere geslote siklus, wat bestaan uit sulke bestuursbesluite: beplanning, implementering, beheer, aanpassing.

Wanneer 'n regulasie opgestel word, moet 'n mens die beginsels in ag neem wat voldoening aan die Shewhart-Deming-model verseker:

1. Berekening van beplande aanwysers vir die toekomstige tydperk.
2. Analise van die dinamika van afwykings en dokumentasie van moontlike oorsake.
3. Identifisering van regstellende aksies en ontleding van hul doeltreffendheid.

Ontwikkeling van die model moet in ooreenstemming met besigheidsreëls uitgevoer word. Die algemeen aanvaarde reëls is die regulatoriese en wetgewende raamwerk van die staat in wie se grondgebied die onderneming bedrywig is. Die tweede basis van die model is die korporatiewe beleid van die maatskappy.

Wanneer 'n kwaliteitbestuurstelsel geïmplementeer word, is dit nodig om te sorg vir die ontwikkeling en eenwording van besigheidsprosesse. Soos aan die begin van die artikel genoem, is maatskappypersoneel nie altyd nieverstaan die betekenis van die voortdurende modernisering. Om aan elke werknemer die belangrikheid te bring om 'n effektiewe besigheidsprosesmodel te skep, is die taak van topbestuur.

Dit is immers 'n goed gevestigde en noukeurig ontwerpte stelsel wat dit nie net vir 'n onderneming makliker sal maak om sertifikate van voldoening aan internasionale geh altestandaarde ISO 9001:2008 te bekom nie, maar ook die doeltreffendheid van elke werknemer.

Albei hierdie faktore lei daartoe dat die maatskappy meer mededingend in die mark word, wat op sy beurt weer 'n voordelige uitwerking op beide beleggers en kliënte het.