Projekbestuur - wat is dit? Voordele en nadele

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2024-01-17 18:38

Projekbestuur is 'n integrale element van die moderne bestuurstelsel in Rusland. Baie plaaslike en buitelandse maatskappye gebruik projekbestuur om die kwaliteit van produkte en dienste te verbeter, koste te verminder, winste te verhoog. Wat is projekbestuur en wat is die belangrikste voordele daarvan?

Wat is 'n projek?

Die konsep van "projek" kan op heeltemal verskillende maniere geïnterpreteer word. Die eerste opsie behels die definisie van die projek as 'n stel dokumentasie, waarvolgens die bou van 'n gebou of struktuur moontlik is. Hierdie artikel sal die tweede betekenis van die woord "projek" bespreek.

Daar is baie definisies van 'n projek, hoewel hulle almal oor een ding saamstem: 'n projek is 'n idee wat die implementering van 'n spesifieke materiële taak in 'n beperkte tydperk behels. Terselfdertyd word die hoofkenmerke van die projek genoem:

• Uniekheid ('n projek is iets wat vir die eerste keer geskep word).
• Tyd beperk (die projek het altyd sperdatums vir die implementering daarvan).
• Doelgerigtheid (die projek word altyd uitgevoer om spesifieke probleme op te los, uitgedruk, as 'n reël, in kwantitatiewe eenhedeafmetings).

As aan al drie voorwaardes voldoen word, kan die stel aktiwiteite 'n projek genoem word.

Programme en portefeuljes

Projekte word dikwels in programme en portefeuljes gegroepeer. Terselfdertyd is programme 'n stel projekte wat deur 'n gemeenskaplike doel verenig word. Byvoorbeeld, 'n program om die geh alte van onderwys vir die bevolking te verbeter kan projekte insluit om die salarisse van onderwysers met 20% te verhoog, die bou van 15 nuwe skole, die vrystelling van 26 nuwe handboeke in basiese vakke.

'n Projekportefeulje bring projekte bymekaar wat uit 'n enkele bron befonds word, ongeag hul doelwitte. Maatskappy N se portefeulje van projekte kan byvoorbeeld projekte vir liefdadigheid, die bou van 'n nuwe korporatiewe kantoor, die viering van die herdenking van die direkteur en 'n toename in jaarlikse omset met 10% insluit.

Projekte in portefeuljes en programme moet ook die drie hoofkenmerke hê wat hierbo beskryf is.

Basiese beginsels van projekbestuur

In die lig van die dinamies ontwikkelende mark vir tegnologieë wat ontwerp is om die bestuursproses te vergemaklik, is dit moeilik om spesifieke metodes te noem wat projekbestuur volledig beskryf.

Projekbestuur sluit baie benaderings en gereedskap in en is gebaseer op die volgende basiese beginsels:

• Resultaatgeoriënteerd. Hierdie beginsel word bepaal deur die betekenis van die term "projek". Projekbestuur is nie net kwaliteitbestuur nie, dit is 'n doelgerigte stel onderling verwante aksies.
• Beginsel van die "ontwerpdriehoek". Byprojekbestuur moet gelei word deur die interafhanklikhede tussen: tydsberekening, begroting, projekkwaliteit. 'n Verandering in een van die faktore lei tot 'n verandering in die ander, wat hulle as 't ware sye van dieselfde driehoek maak.



• Rekeningkunde vir die lewensiklus van die projek. Die lewensiklus van 'n projek begin met die vorming van die idee om 'n projek te skep en eindig met die verstryking van die tydperk wat in die projek gespesifiseer is. Die lewensiklus van 'n projek eindig as 'n reël op die oomblik dat die produklewensiklus, geskep as gevolg van die projek, begin.
• Prosesbenadering tot bestuur. Hierdie beginsel behels die evaluering van die projek as 'n stel prosesse wat onderling verbind is en uitloop op tussenresultate in die vorm van halffabrikate of belangrike dokumente. Hierdie benadering laat jou toe om die projek te beheer sonder die sogenaamde "blinde sones".

Metodes om projekdeelnemers aan te moedig

Aansporing van projekdeelnemers word gewoonlik spesiale aandag gegee wanneer projekbestuur gekies word om spesifieke take uit te voer. Projekbestuur sluit gewoonlik tasbare en ontasbare motiveringsmeganismes in.

Materiële aansporings sluit bonusse, boetes, bykomende betalings vir vroeë voltooiing van intermediêre take in.

Ontasbare metodes van motivering sluit sertifikate en dissiplinêre geskenke in die vorm van tyd af, sowel as die ontplooiing van kompetisie onder projekdeelnemers as deel van 'n mededingende kompetisie.

Hoofstadiums van projekbestuur

Projekbestuur vind plaas in stadiums van die projeklewensiklus en fases van bestuurskompleksiteit. Die verwantskap tussen stadiums en fases word in die tabel hieronder getoon.

FASES:	Kostebestuur	Bejaarde bestuur	Inhoudbestuur	Risikobestuur
STAGE:	1	2	3	4
Inisiasie	Voorlopige befondsingskatting	Voorlopige skatting van projektydlyn	Definisie van sleuteltake	Voorlopige ontleding van moontlike negatiewe faktore
Beplanning	Berekening van die begroting en soek na befondsingsbronne	Projekskedule-berekening	Berekening van projekteikens	Berekening van risiko-aanpassing
Implementering	Fase-vir-stadium finansiering van die projek	Monitering van die implementering van die skedule	Monitering van die bereiking van intermediêre aanwysers	Monitering van veranderinge in sleutelbestuurders
Sluiting	Skat wins/verlies	Been-/voorsprongtelling	Evaluering van voltooiing/mislukking van projekdoelwitte	Ontledingfoute gemaak

Daarom sluit die areas van projekbestuur finansiële, personeel-, strukturele areas van die organisasie in.

Omvang van projekbestuur

Die projekbestuurstruktuur sluit in die verdeling van al die werk van die organisasie in projekte wat beperk is in terme van tyd en teikens. Terselfdertyd word 'n span van elke projek en 'n span projekbestuurders saamgestel, wat aan die bestuurder verslag doen oor die vordering van hul projek.

In hierdie verband word projekbestuur, as 'n reël, gebruik in organisasies van verskillende industrieë en groottes, met 'n wye verskeidenheid van gelyktydig uitgevoer bestellings. In klein besighede gebruik hy egter ook projekbestuur om spesifieke probleme op te los van die modernisering van produksie of, byvoorbeeld, die bekendstelling van 'n nuwe produk.

Projekbestuur in die konstruksiebedryf

In die konstruksiebedryf is die gebruik van projekbestuurmetodologie veral relevant. In maatskappye wat die funksies van 'n kliënt of kontrakteur verrig, gebruik projekbestuur 'n natuurlike verdeling van werk in projekte (volgens die produkbeginsel, dit wil sê, die konstruksie van elke gebou is 'n aparte projek), en die struktuur van topbestuur prakties vereis nie ernstige herstrukturering nie.

Die bestuur van 'n projekorganisasie word ook dikwels volgens die projekbeginsel uitgevoer, met suksesvolle gebruik van reeds gevormde spanneontwerpers as 'n projekspan.

Projekbestuur in staatstrukture

Projekbestuur in die regering is 'n redelik nuwe neiging van ons tyd. Die program-teikenmetode van bestuur, wat sedert die Sowjet-tydperk ontwikkel het, het nou die vorm van projekbestuur regoor die land aangeneem. Nou, om strategies belangrike take vir die staat op te los, word programme gebruik wat individuele projekte met teikenaanwysers en implementeringspertye insluit. Die metode om sulke programme te bestuur is egter nog ver van ideaal en vereis modernisering en opdatering.

Ervaring van die implementering van projekbestuur in die Belgorod-streek

Projekgebaseerde openbare administrasie het homself regoor die wêreld bewys. In Rusland is daar ondervinding in die toepassing van hierdie tegnologie in die Belgorod-streek.

Hierdie grootskaalse eksperiment het byna alle aspekte van die staatsdiens in die Belgorod-streek geraak. Van die hoofelemente is projekbestuursopleiding, organisatoriese en metodologiese ondersteuning, inspeksies op die terrein, motivering, assessering van werknemers se bevoegdhede, deskundige kommissies vir projekhersiening.

Projekbestuur van die Belgorod-streek sluit nou kollegiale liggame van projekbestuur in:

• Interdepartementele kommissie wat projekaktiwiteite bestuur.
• Sektorale deskundige kommissies wat besluit oor die opening/sluiting van projekte.
• Streeksprojekkantoor wat die nakoming van die metodologie beheerprojekbestuur.

Eenstopwinkel

Dit was binne die raamwerk van die oorgang na projekbestuur dat die Belgorod-streek, terug in 2010, oorgeskakel het na die koördinering van beleggingsprojekte deur die "een venster"-stelsel, nou bekend in Moskou. Die rol van hierdie venster word pas uitgevoer deur een van die nuut ingevoerde dienste - die streekprojekkantoor. Nou, presies 'n maand nadat hy by die projekkantoor aansoek gedoen het, ontvang die sake-entiteit 'n goedkeuringsdokument.

Geoutomatiseerde inligtingstelsel "Projekbestuur"

Inligting en tegniese ondersteuning vir projekbestuur in die Belgorod-streek word deur die outomatiese inligtingstelsel (AIS) "Projekbestuur" uitgevoer. Hierdie is 'n geen-sagteware-webtoepassing wat die volgende funksies vir projekte, portefeuljes en programme verrig:

• Handhou van die register (databasis).
• skedulering.
• Begroting.
• Monitering van implementering op streek- en munisipale vlakke.
• Verspreiding van magte en verantwoordelikhede van die span.
• Verander inhoud.
• Waarskuwingstelsel oor komende en komende geleenthede vir projekte.
• Dokumentvloei.
• Geoutomatiseerde analitiese verslagdoening.
• Integrasie met die elektroniese regering van die Belgorod-streek.

Voor- en nadele van projekbestuur

Die beskrewe ervaring van die implementering van projekbestuur in die Belgorod-streek was suksesvol. Die effek van hierdie veranderinge is hoofsaaklik uitgedruk in'n toename in die groeikoers van die bruto streekproduk met 0,1% (meer as 3 miljard roebels), 'n vermindering in die tyd wat aan projekgoedkeuring bestee word (met 2 maande vir elke projek) en 'n toename in die tempo van ontwikkeling van beleggings in die streek met 23%. Die belangrikste resultaat is egter die vorming van projekdenke onder werknemers wat die probleem aktief ontleed en probeer oplos, soms selfs deur nie-standaard, innoverende metodes te gebruik.

Motivering en herstrukturering van die bestuurstruktuur het dit moontlik gemaak om 'n positiewe uitwerking nie net vir die staatsdiens nie, maar ook vir besigheid te verkry, wat 'n gunstige beleggingsklimaat geskep het en hindernisse tot entrepreneurskap verwyder het.

Die bevolking van die streek neem nou aktief deel aan die keuse en beheer van die implementering van belangrike strategiese projekte. Vir mense is projekbestuur 'n geleentheid om dienste van hoë geh alte en hoë mobiliteit te geniet.

Ten spyte van al die voordele van die projekbestuurstruktuur, is daar egter ook nadele van hierdie benadering.

Eerstens die oorgangstydperk. Dit neem 'n sekere tyd vir die projekspan om saam te werk en hul funksies te verrig as 'n goed gekoördineerde meganisme.

Tweedens, wanneer projekbestuur in 'n onderneming geïmplementeer word, kan die soektog na 'n goeie projekbestuurder vertraag word. Baie hoë vereistes word gestel aan die persoonlike en professionele eienskappe van 'n projekbestuurder: omvattende kwalifikasies, volle onderdompeling in die projek, projekbestuur ondervinding van die vereiste besonderhede.

Die derde nadeel van projekbestuur kan as die behoefte beskou worddie verdeling van maatskappyhulpbronne tussen projekte. In "arm" firmas is dit dalk glad nie haalbaar nie. Projekbestuurders sal moet "veg" vir befondsing en personeel, wat onaanvaarbaar is in toestande van totale beheer van alle stadiums van die projeklewensiklus.

Een van die belangrikste nadele van die projekbestuurspad in 'n organisasie is die indiensneming van projekspanlede en die projekbestuurder nadat die projek voltooi is. Soos u weet, is die werkslading van die span die belangrikste reël van 'n suksesvolle besigheid, en in die geval van projekwerk verskyn daar gereeld groepe spesialiste wat “in die lug hang”, wat dadelik hul konstante werklading verloor.

Om bogenoemde op te som, kan ons tot die gevolgtrekking kom dat projekbestuur 'n integrale deel van die moderne besigheidsruimte is, en om die basiese beginsels daarvan te bestudeer is eenvoudig nodig vir bevoegde bestuursbesluitneming op beide staatsvlak en binne 'n enkele besigheid.