Elektroniese dokumentbestuurstelsel (EDMS): wat is dit, kenmerke en aanbevelings

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Verskeie jare gelede is daar oor elektroniese dokumentbestuurstelsels gepraat as 'n blink toekoms. Vandag word hulle reeds aktief in private en openbare ondernemings gebruik. Maar die belangrikste ding is dat die vraag na EDMS voortdurend groei. Wat is 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel en hoe dit werk, kom ons kyk na die voorbeeld van stelsels wat in die Russiese Federasie werk.

Agtergrond

Om beter te verstaan hoe 'n EDMS-program werk, is dit nodig om die basiese konsepte en take te hersien. Die sleutelfaktore is dié wat die keuse van 'n bepaalde stelsel bepaal.

As 'n organisasie onder toestande van informele bestuur kan funksioneer, is daar geen behoefte aan dokumentbestuur nie. Met die koms van besigheidsprosesse is daar 'n behoefte om die meganisme met behulp van ordelike dokumentasie te bestuur. As jy nie papiere betyds hanteer nie, sal dit begin ophoop en verlore gaan.

'n Spesiale lêerbergingskema word gebruik as 'n alternatief vir papiermediaop bediener. Maar dit werk ook nie lank nie. Soos die volume van die maatskappy groei, neem die behoefte aan die berging en sinchronisering van inligting toe.

Daar is 'n dilemma: of om ou papiermedia of EDMS te gebruik om inligting te stoor. Wat is so belangrik wat jy kan kry danksy die elektroniese stelsel? Verhoog die doeltreffendheid van die organisasie.

Ekonomiese effek

Werkdoeltreffendheid kan op twee maniere verhoog word: verminder koste of verhoog resultate. Dokumente EDMS laat jou toe om twee doelwitte gelyktydig te bereik. Dit wil sê, die implementering van die stelsel laat die organisasie toe om minder te spandeer, maar meer te verdien.

Vermindering van koste deur verminderde papierkoste, vermorsde tyd, bespoediging van kommunikasie, verandering van maatskappykultuur.

Om die doeltreffendheid van die EDMS-program te evalueer, moet jy die tyd wat aan papierwerk spandeer word, bereken. Konsultasiemaatskappye skat dat sulke bedrywighede 20% van werktyd in beslag neem. In die stelsel van die Russiese burokrasie neem dit selfs meer – 60% van die tyd. Die bekendstelling van EDMS sal hierdie koste met ten minste 10 keer verminder.

Kantoorwerk en dokumentvloei

Die twee terme hou verband. Rekordhouding is 'n term wat verwys na 'n formele stel reëls vir die werk met dokumente. Sommige EDMS-stelsels kan volgens die reëls van kantoorwerk aangepas word, maar daar is ook daardie stelsels op grond waarvan kantoorwerk reeds gevorm is.

'n Dokument is 'n eenheid van inligtingstoor in 'n EDMS. Dokumentvloei word gevorm uitverskillende bronne: ander stelsels, toepassings, e-pos, maar bowenal - van geskandeerde papiermedia. Daarom is skandeerders en ander toerusting 'n integrale deel van die EDMS. Die stelsel stoor alle dokumente, hou hul geskiedenis in stand, verseker beweging deur die organisasie en voer besigheidsprosesse daarmee uit.

In so 'n databasis is daar 'n besluit, 'n opdrag en 'n bevel van die SED. Deur hulle word die organisasie bestuur. Enige dokument word van "hulp" voorsien. Die stel velde in die vorm hang af van die tipe dokument. Inligting word in die stelsel gestoor in die vorm van 'n databasis van elke veld van so 'n kaart.

Funksies en take van EDMS

Die dokumentbestuursprogram is ontwerp om die volgende take op te los:

• sistematisering van werk met dokumente.
• skepping van dokumente volgens sjablone, hul registrasieberging;
• rekeningkundige outomatisering;
• dokumentklassifikasie.

Kom ons kyk noukeuriger na die funksies van die SED. Die werkvloeiprogram word gebruik vir:

• skep kaarte.
• vorm die teks van die dokument;
• stoor data as pdf of ms word;
• gebruikerstoegangsregtebestuur;
• skep roetes;
• dokumentvloeibeheer;
• stuur kennisgewings, onthounotas;
• joernaalboekhouding, gidse, klassifiseerders;
• bestellinggenerering;
• soek en teken dokumente;
• verslaggenerasie.

Algemene stelselfunksies sluit in:

• afstandbeheerwerk met dokumente;
• gebruik van 'n DBBS om data te stoor;
• gelyktydige werk met EDMS;
• veilig deur sertifikate, strepieskodes en verpersoonliking.

Voordele en nadele

Om na SED oor te skakel het meer voordele as nadele.’n Swak georganiseerde projek kan egter al die voordele van outomatisering vernietig. Die doelwitte van die implementering van die EDMS moet haalbaar wees. Voordele sluit in:

• gesentraliseerde gestruktureerde berging van inligting;
• dieselfde benadering tot die vorming en verwerking van dokumente;
• gebruik sjablone;
• search;
• oudittoegang.

Nadele sluit in hoë aanvangskoste en streng gebruikersopleiding.

Dokumentprosesse

In die EDMS gaan elektroniese dokumentbestuur deur 'n reeks stadiums, waartydens sekere eienskappe aan die dokument toegeken word. Verwerking word beide met die hand en outomaties uitgevoer. In die tweede geval, stel:

• voorwaardes vir oorgange tussen fases;
• roeteskeiding;
• bewerkingsiklusse;
• begin subprosesse, aftellers, verwerkingsprosedures;
• gebruikerrolle is gestel.

Tipe behandelings:

• Skep 'n dokument.
• Redigering.
• Herbenoeming.
• Beweeg.
• Stoor.
• Indeksering.
• Deletion.

SED-koste

Dokumentbestuur kan nie ten volle funksioneer sonder 'n lisensie, bedieners, volledige opstelling en opleiding van alle gebruikers nie. Elkeen van hierdie elemente vereis 'n groot kontantuitgawe. Daarbenewens moet ons nie vergeet van die integrasie van die EDMS met ander stelsels, opdatering van databasisse en sagteware, tegniese ondersteuning konsultasies en ander instandhoudingskostes nie.

Bekendstelling van EDMS

Projekimplementering kan etlike maande neem. Die proses hang beide af van die aantal dokumentasieprosesse en van finansiële, organisatoriese en hulpbronvermoëns. Implementering word volgens die volgende algoritme uitgevoer:

• skepping van 'n werkgroep, identifikasie van 'n leier;
• definieer doelwitte en doelwitte;
• kontroleer bestaande dokumentasieprosesse;
• ontwikkeling van verwysingsvoorwaardes;
• SED-keuse;
• sluiting van 'n kontrak vir die implementering van die EDS;
• ontwikkeling en goedkeuring van werkregulasies;
• Gaan die aanvanklike inhoud van gidse na;
• EDS-voortoets;
• opleiding van personeel aan die werk;
• toetsimplementering van EDMS;
• analise van toetsresultate;
• foutregstelling;
• volledige implementering van EDMS.

Implementasiefoute

Spesiale aandag moet gegee word aan daardie prosesse wat 'n papierdokument vereis. Die grootste fout is die duplisering van 'n papierdokument met 'n elektroniese een. Dit bemoeilik die werk en veroorsaak 'n negatiewe houding teenoor outomatisering. Niemand betaal ekstra vir dubbelwerk nie. Dit is nodig om outomatiseringsprosesse te bou sonderduplisering. Die tweede fout is die onvoorbereidheid van personeel. Dikwels word nuwe prosesse met vyandigheid waargeneem. Daarom is dit nodig om aan werknemers te verduidelik hoekom 'n EDMS hoegenaamd ingestel word, sodat hulle die leerproses bewustelik benader.

Dokumentbergingtegnologie

In die EDMS bestaan elektroniese dokumentbestuur uit eienskappe, op grond waarvan soek, klassifikasie, groepering en rapportering uitgevoer word. Soms word 'n dokument volgens 'n sjabloon geskep, soms deur data vanaf 'n databasis oor te dra. Eienskappe word in tabelle gestoor. Die lêer self word in die stoorgids geplaas, die inligting daaruit word in die DBMS-gids geplaas. Slegs EDMS-gebruikers het toegang tot data.

Wat is inlynskandering?

Volledige verwerking van dokumente met die daaropvolgende plasing van hul monsters in die argief word met behulp van skandeerders uitgevoer. Tydens die skanderingsproses is dit moontlik om outomaties 'n strepieskode op die dokument te skep en dit in die databasis te registreer met daaropvolgende rigting langs die gespesifiseerde roete.

Optiese teksherkenning

Hierdie elektroniese dokumentbestuurstelsel EDMS skakel 'n elektroniese beeld van 'n dokument in foto- of jpeg-formaat om na teksformaat. In hierdie geval word spesiale sagteware gebruik in die vorm van 'n selfstandige toepassing of geïntegreerde ESCOM. BPM in die EDMS. Wat is ESCOM. BPM? Dit is 'n program om dokumente wat in verskillende lettertipes getik is, te herken. Dit is egter opmerklik dat selfstandige toepassings meer kenmerke het en selfs handgeskrewe teks herken.

strepieskodering

Hierdie tegnologie verskaf 'n stel prosedures vir die skep en toepassing van 'n grafiese strepieskode op 'n dokument. 'n Unieke strepieskode word deur die stelselbediener gegenereer. Dit bied ook dokumentidentifikasie, vinnige soektog in die databasis en verspreiding in stoorplekke. Wanneer 'n dokument geregistreer word, word 'n strepieskode wat ooreenstem met die elektroniese kaartidentifiseerder op die etiket gedruk. Dit is vasgeplak op die papierweergawe van die dokument.

EDS

Digitale handtekening laat jou toe om die korrektheid van die dokument en die onveranderlikheid van die data te verifieer. Ondertekening word uitgevoer met behulp van 'n kriptografiese verskaffer en 'n sagtewaresleutel - 'n sertifikaat. Laasgenoemde is 'n lêer in 'n spesiale formaat, wat in die lisensie-uitreikingsentrum herskep word. Om die veiligheid van inligting te verseker, moet jy die sertifikaat op 'n slimkaart of I-Token-sleutels stoor. Hulle word deur 'n PIN beskerm. As die PIN verskeie kere verkeerd ingevoer word, sal die sertifikaat outomaties geblokkeer word.

Volteks- en kenmerksoektog

Kenmerksoektog word uitgevoer deur 'n spesiale vorm wat verskeie waardes uit die kaartvelde gebruik. Byvoorbeeld, die "Rekening"-kriterium soek na data in die "Ontvanger" of "Sender"-veld. Terselfdertyd vergelyk die stelsel die ingevoerde kriteria met die data in die kaarte en voer die kaarte in wat ooreenstem. Die soektog is gebaseer op 'n presiese of gedeeltelike passing.

Voltekssoektog word uitgevoer volgens die data in diedokument, insluitend woordvorme deur ingeboude DBMS-nutsmiddels soos MS SQL SERVER, ORACLE. Vir 'n volwaardige soektog moet lêers in die databasis ingevoer word in die formaat van 'n dokument (doc), tabel (xls), aanbiedings, boodskappe.