Voorwaardes en tydperk van berging van primêre dokumente in rekeningkunde

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Soos die praktyk toon, word die grootste hoeveelheid dokumentasie in byna enige moderne huishoudelike onderneming deur rekeningkunde gegenereer. Dit is natuurlik verstaanbaar: dit is in hierdie departement dat hulle met geld werk, en elke sodanige operasie moet amptelik op papier reggemaak word. Boonop is die term vir die stoor van primêre dokumente in 'n organisasie wetlik vasgestel, wat beteken dit sal nie net so werk om van "stukke papier" ontslae te raak nie, jy sal dit vir ten minste 'n paar jaar moet stoor en eers dan vernietig hulle. Terloops, die proses om van afvalpapier ontslae te raak is ook nie maklik nie, dit het 'n aantal spesifieke kenmerke. Oor dit alles - verder.

Dokumente, dokumente…

As jy statistieke gee oor die hoeveelheid dokumentasie wat geproduseer word, blyk dit dat rekeningkunde die bron van 80-90% van papierdokumente is in byna alle moderne huishoudelike ondernemings. Hulle hoef nie net gehou te word nie. Beperkings bepaal nie net wat die korrekte minimum stoortydperk vir primêre rekeningkundige dokumente is nie (wissel gewoonlik vanvyf jaar tot 'n dekade), maar ook die toestande waarin hierdie voorwerpe moet wees. Terselfdertyd moet onthou word dat daar 'n verdeling in dokumentasie is vir tydelike berging en permanent.

Maar, soos die praktyk toon, stel nie elke maatskappy se bestuurders daarin belang om die ingewikkeldhede van die bepalings van die berging van primêre dokumente te verstaan nie. Om jouself van 'n kopseer te red, kan jy die dienste van gespesialiseerde argiefmaatskappye gebruik. In so 'n maatskappy weet hulle presies watter tipe dokumente vir hoe lank dit gestoor moet word, onder watter omstandighede, onder watter reëls. Daarbenewens het so 'n organisasie die tegniese kapasiteit om dokumente wat met berging toevertrou is, te vernietig wanneer die spertye verstryk. Dit is regtig gerieflik, maar dit kos geld. As jy geld wil spaar, sal jy 'n spesiale kamer vir die argief moet toewys en verstaan wat die wetlike tydperk is vir die stoor van primêre rekeningkundige dokumente in 'n organisasie.

Wil - wil nie

Die probleem, terloops, ontstaan nie van nuuts af nie. Huidige wette bepaal die bepalings van berging van primêre rekeningkundige dokumente, en binne enige onderneming moet dit nagekom word. Dit volg uit die wetgewing dat die verpligting om dokumentasie te bewaar, aan enige bedryfsregsentiteit toevertrou word. Dit beteken dat die vorm van aktiwiteit nie saak maak nie - of dit nou 'n private entrepreneur is wat alleen besigheid doen, of 'n groot onderneming, jy moet steeds aandag gee aan die berging van finansiële state en ander dokumentasie. Dit is belangrik om die reg te bestudeer virvasgestelde tydperke vir die berging van elektroniese primêre dokumente, papier, sodat in die geval van 'n konflik met die kontrakteur of tydens die verifikasie deur die beherende owerheid, jy nie in 'n ongemaklike posisie sal wees nie. Boonop kan nie-nakoming van die statutêre tydsintervalle 'n aansienlike boete tydens die inspeksie uitlok. Die huidige wetgewing bevat regulasies wat die minimum tydperk van berging van primêre rekeningkundige dokumente reguleer. Dit is belangrik dat besigheid veilig is, en sake doen in ons land word gekenmerk deur wettigheid en voldoening aan gevestigde reëls.

Die 125ste federale wet, wat in Oktober 2004 aangeneem is, vertel van die bergingstydperk vir elektroniese primêre dokumente, papierdokumente. Op grond van die naam word dit gewy aan argiewe en die korrekte bedryf van sake. Dit is in hierdie amptelike dokument dat die kenmerke van die berging van amptelike dokumente wat deur die rekeningkundige departement geproduseer word, oorweeg word. Hier kan jy beide kenmerke vind wat jou toelaat om te onderskei tussen dokumentasie van tydelike en permanente berging, sowel as terme spesifiek vir 'n spesifieke tipe papier.

Van toepassing op wie?

Verpligtinge om te voldoen aan die minimum bergingstydperke vir primêre dokumente word toegeken aan:

• plaaslike regerings;
• regeringsagentskappe;
• entrepreneurs;
• ondernemings;
• persone wat sake doen.

Die wet sal nagekom moet word met betrekking tot argiefdokumentasie, insluitend dié wat met personeel verband hou. Heledie tydperk gespesifiseer in die wetsdokumente moet op 'n veilige plek wees. Benewens federale wette, word die besonderhede van die bepalings van die berging van primêre dokumente en rekeningkundige registers beïnvloed in 'n aantal regulatoriese dokumente wat van krag is op beide die grondgebied van die land as geheel en in elke individuele streek. Die belangrikste dokument is egter die 125ste wet wat hierbo genoem is, wat 'n volledige lys dokumentasie verskaf wat die duur van berging van rekeningkundige papiere reguleer.

Wetnommer 129

In 1996 is 'n federale wet oor die kenmerke van rekeningkunde uitgereik. Dit verklaar dat rekeningkunde sy dokumentasie op papier kan genereer, sowel as die gebruik van verskeie masjiengereedskap. Die maatskappy moet terselfdertyd op sy eie afskrifte van die dokumentasie op papier maak, sodat alle deelnemers aan die bedrywighede toegang tot data oor hulle het. Indien die regulerende owerheid toegang tot die dokumentasie versoek, moet die verteenwoordigers van die maatskappy dit verskaf. Beide aanklaers en verteenwoordigers van die hof het die reg om dit te doen.

Skepping, berging in ooreenstemming met die bergingstydperke van primêre rekeningkundige dokumente, voorsiening op versoek moet voldoen aan die vorms wat in regulatoriese verordeninge vasgestel is. Dokumente moet in papiervorm aan die versoeker gestuur word. As dit toegelaat word deur die vermoëns van die masjiene wat in die werk gebruik word, as alle deelnemers saamstem, kan die verslaggewing in elektroniese vorm gestuur word. Dit word ook toegelaat deur die toepaslike wette van onslande.

Hou by die reëls

129ste federale wet bevat 'n vermelding van die verpligting om te voldoen aan die bepalings van berging van primêre rekeningkundige dokumente. Artikel 17 noem veral dat enige regsentiteit sodanige dokumentasie sonder versuim moet bewaar, insluitend registers en verslae. Die duur van die tydsinterval word bepaal deur die reëls wat argivering op staatsvlak beheer. Die duur van hierdie tydperk kan nie minder as 5 jaar wees nie.

'n Spesiale tydperk van berging van primêre dokumente word ingestel vir die dokumentasie wat die rekeningkundige beleid en 'n paar ander kategorieë reguleer (programme wat gebruik word op masjiene wat inligting verwerk, werkkaart van rekeninge). Natuurlik is die duur hier ook vyf jaar (in sommige gevalle kan hierdie tydperk langer gestel word), maar die tydperk begin tel vanaf die oomblik toe hierdie dokument laas by die onderneming gebruik is. Die hoof van 'n regsentiteit is die persoon wat volgens wet verantwoordelik is vir die stoor van al die vereiste dokumentasie in ooreenstemming met tydsintervalle. Dit beteken dat enige opgevoede en verantwoordelike baas die tydperk van berging van primêre dokumente in die rekeningkundige afdeling moet ken as hy die situasie in die maatskappy onder sy beheer wil hou.

Soos die praktyk toon, doen baie organisasies gereeld 'n inventaris van amptelike dokumentasie, en plaaslike regulasies stel persone vas wat verantwoordelik is vir die berging van dokumente, met wie die inspeksie-owerhede werklik interaksie het met die monitering van voldoeningargiveerreëls.

Skepping en berging: alles volgens die reëls

Op grond van die huidige wetgewing kan rekenmeesters beide primêre dokumentasie en opsommende dokumentasie genereer, nie net op papier nie, maar ook in elektroniese vorm; terselfdertyd word die verpligtinge om papierkopieë te skep aan die regspersoon opgedra, en op versoek van die belanghebbende persoon, die inspeksieliggaam, is die maatskappy verplig om papierdokumente so gou as moontlik na die adres te stuur. Samestelling en berging moet uitgevoer word in die vorm soos vasgestel deur die huidige regulatoriese wette.

Oor die tydperk van berging van primêre dokumente in die rekeningkundige afdeling, die volgorde van hierdie proses, vertel die lys van dokumentasie wat tipiese bestuursdokumente wat gevorm word in die loop van die werk van enige onderneming in ag neem. Dit is in 2010 vasgestel in 'n dokument wat deur die Ministerie van Finansies en die Federale Argief goedgekeur is. Daarbenewens is dit nodig om die vereistes van die belastingkode in ag te neem, wat reguleer dat elke burger van ons land verantwoordelik is vir die handhawing van rekeningkundige rekords vir vier jaar. Dit is van toepassing op vraestelle wat verband hou met die boekhouding van uitgawes, inkomste, en ook wat die betaling van belasting bevestig.

Wees slim oor dinge

Korrekte organisasie van die proses in ooreenstemming met die bepalings van berging van primêre rekeningkundige dokumente behels 'n professionele benadering, betrokkenheid van personeel verantwoordelik vir rekeningkundige dokumentasie, verwerking van argiefinligting oor die organisasie van die werkproses self. Tans is daar amper geen plekke niegespesialiseerde opleiding in argivering, so dit is dikwels moeilik om 'n werklik hoë-geh alte spesialis te vind. Aan die ander kant vereis progressiewe wetgewing dat die bewaringstydperke van primêre rekeningkundige dokumente nagekom word, anders kan jy kategories onaangename boetes in die gesig staar. Die beste opsie vir 'n voldoende lywige dokumentvloei is om 'n afdeling te skep wat verantwoordelik is vir argiefberging in die maatskappy se personeel en om gereelde opleiding van die personeel verantwoordelik vir dokumentasie met interne hulpbronne te verseker. Dit sal die innovasies wat in die wette vasgestel is onder beheer hou en aan alle vereistes voldoen.

'n Alternatiewe opsie wat jou ook toelaat om die stoortydperk van primêre dokumente in ag te neem en in jou werkaktiwiteite daaraan te voldoen, is samewerking met 'n tussenganger wat verpligtinge aanvaar om die kliënt se papiere te bewaar. Om vir jouself 'n argieffirma te kies is egter ook nie 'n maklike taak nie. Dit is nodig om alle beskikbare opsies noukeurig te ontleed om voorkeur te gee aan 'n betroubare maatskappy en nie bekommerd te wees dat dit kan sluit en die gebou afbrand nie.

Kenmerke van die berging van sekere soorte dokumentasie

Soos volg uit die huidige wetgewing, moet primêre dokumentasie, sowel as registers, verslagdoening en balansstate, na die argief oorgedra word. Al hierdie kategorieë amptelike dokumentasie, totdat dit na die argief gestuur word, moet in die rekeningkundige perseel gehou word, terwyl die regspersoonis verplig om alle voorwaardes vir die veiligheid van papiere te verskaf: kaste moet toe wees, brand- en ander veiligheid moet nagekom word. Binne die onderneming word 'n persoon verantwoordelik vir die veiligheid van dokumentasie deur 'n spesiale dokument aangestel.

As die maatskappy streng aanmeldingsvorms gebruik, moet hierdie dokumente volgens wet in 'n kluis of 'n spesiale kas gehou word, 'n kamer wat gesluit is en die veiligheid van dokumentasie waarborg. Primêre dokumentasie van die huidige tydperk, met die hand verwerk, moet chronologies in registers versamel word, wat dan na die argief gestuur word vir permanente berging.

Waarvoor nog om op te let?

Wanneer bankstate, kontantbestellings en vooruitverslae gestoor word, moet alle dokumentasie chronologies gehou word en gebind word vir gesamentlike sistematiese berging. Sommige spesifieke kategorieë dokumente (skofverslae, werkbestellings) kan sonder binding gestoor word, maar in dopgehou geliasseer word sodat niks verlore gaan of vir oneerlike doeleindes gebruik word nie.

Die veiligheid van dokumentasie, sowel as die tydige versending daarvan na die argief, is hoofsaaklik die verantwoordelikheid van die hoofrekenmeester, alhoewel, indien nodig, plaaslike regulasies delegering van gesag aan 'n ander persoon kan bevat. Die uitreiking van primêre dokumentasie, verslagdoening, balansstate is slegs in sommige gevalle moontlik as daar 'n amptelike bevel van die hoofrekenmeester is. Oor die algemeen het strukturele afdelings nie toegang tot rekeningkundige dokumente nie. Beslaglegging op dokumentasie is moontlikslegs as daar 'n gespesialiseerde versoek is van die ondersoekagentskappe, die hof of ander owerhede wat die toepaslike bevoegdhede ingevolge die wet het. In hierdie geval is dit nodig om 'n amptelike resolusie te verskaf wat in ooreenstemming met die wet opgestel is. Wanneer onttrek word, is dit nodig om 'n protokol op te stel waarvan een van die afskrifte teen ondertekening aan die verteenwoordiger van die organisasie oorgedra word.

Die bergingstydperk vir primêre dokumente word in die tabel hieronder getoon.

Kenmerke van werkvloei

Die term "dokumentvloei" word toegepas op 'n stel faktore wat verband hou met die beweging van dokumentasie vanaf die oomblik dat die koerant geskep is tot die oordrag daarvan na die argiefbesigheid. Die ontwikkeling van 'n skedule is die verantwoordelikheid van die hoofrekenmeester, hoewel dit in sommige ondernemings aan 'n dokumentbestuurspesialis gedelegeer word. Soos die praktyk egter toon, is die mees korrekte die insluiting van so 'n skedule in die rekeningkundige beleid van die organisasie, wat dan goedgekeur word deur 'n spesiaal uitgereikte bevel wat deur die maatskappy se hoofbeampte onderteken is.

Met die hulp van die skedule kan jy organisatoriese prosesse harmoniseer en die taak van beplanning in die onderneming vereenvoudig. Die werkvloeiskedule vir primêre dokumentasie is 'n lys van presteerders, die tydsintervalle waarbinne die vraestelle aan die rekeningkundige departement gestuur moet word, en die tydsraamwerk waarvoor die rekenmeesters dit verwerk. Maak seker dat jy verslagdoeningstydperke beskryf, insluitend balansstate. Dikwels bevat die rekeningkundige beleid die regulering van die stoorperiodes vir primêre dokumente, en hierdie tydperk ofgelykstaande aan dié wat deur die wet bepaal word, of hoër gestel word indien vereis deur die besonderhede van die maatskappy se aktiwiteite. Wanneer die verslaggewing vir die jaar ingedien word, word die dokumentasie op die voorgeskrewe wyse voorberei en na argiefberging oorgeplaas. Terselfdertyd word in ag geneem dat dit in die toekoms nodig mag wees om nuttige data te onttrek uit die volume wat vir berging oorgedra word. Hiervoor is dit gebruiklik om sake in dopgehou te verdeel, terwyl die groepering deur die inhoud verduidelik word. Maak seker dat jy 'n relevante titel aan elke vouer toeken.

Kassebergingkenmerke

Alle dokumentasie wat in die loop van die onderneming se aktiwiteite gegenereer word, soos hierbo genoem, word verdeel in dié wat bedoel is vir tydelike berging en permanent. Wanneer papiere na die argief oorgedra word, is dit nodig om elkeen van hierdie kategorieë afsonderlik te oorhandig, sonder om amptelike vraestelle in dieselfde dopgehou te meng. In hierdie geval moet kopieë apart van die oorspronklikes gehou word. Ook, in afsonderlike dopgehou, sal jy die dokumentasie wat verslagdoening, planne vir die jaar en vir kwartale wys, vir maande moet sorteer. Een lêer moet een stuk dokumentasie bevat.

Om een saak te groepeer, kan jy dokumente gebruik wat in een tydperk (kwartaal, jaar, maand) gegenereer is. Die uitsondering is die sogenaamde verbygaande kategorieë - byvoorbeeld persoonlike lêers, waarvan die sluiting nie met die kalenderjaar saamval nie. As die lêer dokumentasie bevat wat oor 'n paar maande gegenereer is, is dit nodig om elke maand van ander te skei met 'n spesiale blad, wat daarop vasstel watter tydperk die blok daarop dokumenteer. In hierdie geval word dit toegelaat om tot 250 velle in een saak te groepeer. Vouerdikte kan 4 cm of minder wees.

Waarvoor nog om op te let?

Soos gesien kan word uit die reëls van argivering, indien die dokumentasie bylaes het, moet dit (ongeag wanneer presies dit saamgestel is) aangeheg word aan die dokumentasie wat hulle vergesel. Oor die algemeen is die volgorde vir die argief van rekeningkundige dokumentasie baie belangrik, daarom moet dit streng nagekom word. In die reël word state eers gepos, dan verklarende notas, waarna die balansstaat, aangevul deur die aangehegte dokumente

Wanneer die berging van persoonlike rekeninge van maatskappywerknemers georganiseer word, is dit nodig om 'n aparte saak hiervoor toe te ken, waarin die dokumentasie volgens jaar uiteengesit word met streng chronologie. Die jaarlikse korrespondensie word gevorm in dopgehou wat die kalenderjaar aandui en word ook volgens die datums gesistematiseer. Elke versoek moet deur 'n antwoord gevolg word.

Sommige kenmerke

Die retensietydperke wat in die Belastingkode voorgeskryf word, kan verskil van dié wat gespesifiseer word in die wette wat die aktiwiteite van rekeningkunde beheer. Wanneer so 'n teenstrydigheid waargeneem word, word dit in die eerste plek aanbeveel om die langer tydperk in ag te neem - dit sal toelaat, indien nodig, om na die dokumentasie te verwys, dit te gebruik, selfs al is, volgens een van die huidige reëls, die sperdatum het reeds verval. Boonop sal die inspekteurs niks hê om oor te kla nie. Dit is ook nodig om 'n spesiale lys te onthou wat in 2000 gepubliseer is wat die duur van berging aanduisekere dokumentasiegroepe. Hierdie lys word gereeld bygewerk en aangevul, dus moet die hoofrekenmeester van die onderneming en die departement verantwoordelik vir dokumentbestuur bygewerkte inligting volg.

Indien die bepalings van berging oortree is, berus die verantwoordelikheid hiervoor by die hoof van die maatskappy, ten spyte van die feit dat die kwessie van veiligheid primêr die verantwoordelikheid van die hoofrekenmeester is. As die bevel, die duur van berging oortree word, word die maatskappy beboet. Vir 'n amptenaar wissel die straf gewoonlik van twee tot drieduisend roebels. Maar as die primêre dokumentasie glad nie gehou word nie, kan hulle met 'n boete van vyfduisend roebels of meer gestraf word.