Kontantdokumente: registrasie, verifikasie, berging. Die prosedure vir die uitreiking van primêre kontantdokumente

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Kontantdokumente is dokumente wat opgestel word in verband met die beweging van fondse van 'n regspersoon of 'n individuele entrepreneur. Hul vorms word deur die Staatsstatistiekkomitee goedgekeur. Kom ons kyk verder watter kontantdokumente ondernemings kan gebruik.

Bestellings

Hulle tree op as primêre kontantdokumente. Bestellings kan inkomende of uitgaande wees. Die eerste word toegepas wanneer kontant ontvang word. 'n Kwitansiebevel word in een kopie deur 'n rekenpligtige beampte uitgereik en deur Ch. 'n rekenmeester of 'n amptenaar wat daartoe gemagtig is. In die afwesigheid van verantwoordelike amptenare kan die hoof van die regspersoon of die individuele entrepreneur self primêre kontantdokumente onderskryf. Die kwitansie vir die kredietopdrag moet geteken word deur gemagtigde persone (rekenmeester en kassier), gesertifiseer deur 'n stempel (seël). Boonop word dit in die betrokke joernaal geregistreer. Die kwitansie word gegee aan die proefpersoon wat die geld inbetaal het. Die kwitansiebestelling self bly by die kassa. Uitgawespapier word ingevul wanneer kontant uitgereik word. Daar moet gesê word dat kontantdokumente saamgestel word as die onderneming beide tradisionele metodes van inligtingverwerking en BT-instrumente gebruik. 'n Uitgaande bestelling, soos 'n inkomende een, word in 1 kopie uitgereik. Dit moet ook deur gemagtigde persone geëndosseer en in die toepaslike joernaal geregistreer word.

Vullen

Hoe om die kontantdokumente hierbo genoem uit te reik? Vulsel word soos volg uitgevoer:

1. Die reël "Basis" verwys na 'n besigheidstransaksie.
2. In die kolom "Insluitend" word die bedrag van BTW ingevoer. Dit is in getalle geskryf. As dienste, goedere of werk nie belas word nie, dui die lyn "sonder BTW" aan.
3. In die "Aanhangsel"-reël moet meegaande en ander vraestelle gelys word, met die datums van hul samestelling en nommers aan.
4. In die kolom "Krediet, onderverdelingskode" word die ooreenstemmende benaming van die strukturele departement aan wie die fondse ontvang word, neergesit.

Registreer

Kontantdokumente moet in 'n spesiale joernaal aangeteken word. Dit registreer beide inkomende / uitgaande bestellings en papiere wat dit vervang. Laasgenoemde sluit byvoorbeeld betaalstate, aansoeke vir die uitreiking van fondse, fakture en ander in. Terselfdertyd moet daarop gelet word dat die uitgawebevele, wat op die betaalstaat uitgereik word vir lone en ander bedrae gelykstaande daaraan, geregistreer moet word na die uitreiking van betalings.

Kontantboek

Dit word gebruik om rekening te hou met die uitreiking en ontvangs van kontant. Die boek is genommer, ingeryg en gesertifiseer met 'n seël wat op die laaste bladsy geplaas word. 'n Rekord word ook hier gemaak wat die aantal velle aandui. Die laaste bladsy moet geteken word. rekenmeester en besigheidsbestuurder. Elke vel van die boek is in 2 gelyke dele verdeel. Een (met 'n horisontale liniaal) moet as die eerste kopie ingevul word, die ander as die tweede kopie. Laasgenoemde word van die agter- en voorkante met behulp van koolstofpapier uitgereik. Beide gevalle word met dieselfde nommer genommer. Eersgenoemde bly in die boek, terwyl laasgenoemde afneembaar is. Laasgenoemde dien as rapporterende kontantdokumente. Tot die einde van alle operasies vir die huidige dag, kom hulle nie af nie. Inskrywings begin aan die voorkant van die eerste kopie na die kolom "Saldo aan die begin van die dag." Voordat dit gevul word, moet die vel langs die skeurlyn gevou word. Die afgesnyde deel word onder die een wat in die boek oorbly geplaas. Om inligting na die "Oordrag" in te voer, word die afskeurkant op die voorkant van die tweede kopie geplaas. Inskrywings gaan voort langs die horisontale lyn aan die agterkant van die onafskeidbare deel.

Bykomende dokumente

Kontanttransaksies kan met verskeie papiere geregistreer word. Een daarvan is byvoorbeeld 'n voorafverslag. Dit word gebruik om rekening te hou met fondse wat aan verantwoordbare persone uitgereik word vir administratiewe en besigheidsuitgawes. Hoe word sulke dokumente voorberei? Kontanttransaksies van hierdie tipe word direk deur die verslagdoenende entiteit verantwoord, enOok 'n rekenmeester. Vooraf verslae word op papier of rekenaarmedia opgestel. Registrasie van kontantdokumente word streng in ooreenstemming met die reëls uitgevoer. Elke vorm word in een kopie ingevul. Op die keersy daarvan dui die aanspreeklike persoon 'n lys van vraestelle aan wat die uitgawes aangegaan bevestig. Dit sluit byvoorbeeld 'n reissertifikaat, vragbriewe, tjeks, kwitansies, ens. in. Hier dui die onderwerp die bedrag van uitgawes aan. Die vraestelle wat by die verslag aangeheg is, moet genommer word in die volgorde waarin dit gelys is. Die nagaan van kontantdokumente word deur werknemers van die rekeningkundige afdeling uitgevoer. Werknemers voer veral 'n oudit uit van die geteikende besteding van fondse, die volledigheid van die verskafde stawende dokumente, die korrektheid van die voltooiing daarvan en die berekening van bedrae. Die keersy dui die koste aan wat vir rekeningkunde aanvaar word, die rekeninge in die debiet waarvan dit aangeteken is.

Belangrike nuanses

Besonderhede wat na buitelandse valuta verwys (bladsy 1a op die voorkant en kolomme 6 en 8 op die agterkant) moet slegs ingevul word indien die aanspreeklike persoon fondse ontvang wat nie in roebels is nie. Die voorafverslag na verifikasie moet goedgekeur word deur die hoof van die onderneming of 'n persoon wat deur hom gemagtig is. Eers daarna word dit in ag geneem. Indien die voorskot nie ten volle gebruik is nie, gee die aanspreeklike persoon die balans terug aan die kassier. Terselfdertyd word die kwitansiebestelling gevul. Fondse word afgeskryf in ooreenstemming met die inligting van die goedgekeurde verslag.

Payrolls

Betaling van kontantdokumente word uitgevoer wanneer salarisse aan werknemers van die onderneming bereken en betaal word. Die rekeningkundige departement stel die ooreenstemmende staat in 1 kopie op. Die aanwas van lone word gemaak volgens die inligting wat in die primêre dokumentasie teenwoordig is vir die verantwoording van die werklike tyd gewerk, uitset, ens. Die lyne "Opgeloop" dui die bedrae aan in ooreenstemming met die tipe betalings vanaf die betaalstaat. Ander inkomste (materiële en maatskaplike voordele) wat aan die werknemer verskaf word, wat ten koste van die onderneming se wins terugbetaal word en onderhewig is aan insluiting by die belasbare basis, word ook hier aangebring. Terselfdertyd word aftrekkings van die salaris bereken en die bedrag wat aan die werknemer oorhandig moet word, word vasgestel. Op die voorblad van die staat is die totale bedrag wat aan werknemers betaal moet word, aangebring. Die hoof van die onderneming moet die toestemming onderteken om lone uit te reik. In die geval van sy afwesigheid, word hierdie dokument deur 'n gemagtigde werknemer uitgereik. Aan die einde van die staat word die bedrae van die gedeponeerde en uitgereikte salarisse ingeskryf. Na die tydperk wat vir die betaling van fondse aan werknemers vasgestel is, word die name van werknemers wat nie geld in kolom 23 ontvang het nie, gemerk "Gedeponeer". Vir die uitgereikte bedrag word 'n uitgawebevel opgestel. Die nommer en datum van voltooiing daarvan moet in die betaalstaat op die laaste blad aangedui word.

Hulp-verslag

Hierdie dokument bevat die lesings van KKM-meters en inkomste per skof (werkdag). Hulpverslag word daagliks 1 kopie ingevul. Die kassier-operateur moet dit teken en aan die hoofbeampte oorhandig(Die hoof van die maatskappy). Terselfdertyd word die kwitansiebestelling gevul. In klein maatskappye word geld direk aan versamelaars oorhandig. By die oordrag van kontant word die betrokke kontantdokumente van die bank ingevul. Inkomste per skof (werkdag) word vasgestel in ooreenstemming met die aanwysers van die somtellers aan die begin en einde van die dag. Terselfdertyd word die bedrae wat op ongebruikte tjeks aan kliënte teruggegee word, afgetrek. Die vasgestelde inkomste word deur die departementshoofde bevestig. In die plasing van fondse in die verslag teken die senior kassier, sowel as die hoof van die onderneming. Die verwysingsverslag dien as basis vir die samestelling van 'n gekonsolideerde "Inligting oor die lesings van KKM-meters en die maatskappy se inkomste".

Joernaal van teller

Hierdie dokument word vereis om rekening te hou met die uitgawes en ontvangs van kontant vir elke KKM van die onderneming. Die joernaal dien ook as 'n kontrole- en registrasieverslag van meterlesings. Hierdie dokument is ingeryg, genommer en verseël met die handtekeninge van Hfst. rekenmeester, hoof van die maatskappy, asook 'n belastinginspekteur. Die joernaal word ook gesertifiseer deur die seël van die onderneming. Alle inskrywings word elke dag deur die teller gemaak. Die prosedure vir die uitreiking van kontantdokumente laat nie uitvee en vlekke in die joernaal toe nie. Alle regstellings wat gemaak word, moet ooreengekom en gesertifiseer word deur die handtekeninge van gemagtigde persone. As die lesings ooreenstem, word hulle aangeteken vir die huidige skof aan die begin van werk. Hierdie data moet gesertifiseer word deur die handtekeninge van die administrateur aan diens en die kassier. Reël 15 dui die bedrae aan waarop aangeteken wordtjeks wat deur kliënte teruggestuur word. Inligting hiervoor is geneem uit die betrokke wet. Dieselfde kolom dui die aantal nul-tjeks aan wat tydens die skof gedruk is. Aan die einde van die werksdag genereer die operateur 'n finale verslag vir die skof en oorhandig die ontvangde inkomste daarmee. Dit skep 'n inkomende bestelling. Nadat die meterlesings geneem is, word die werklike hoeveelheid kwitansies nagegaan, die ooreenstemmende inskrywing word in die joernaal gemaak. Dit word bevestig deur die handtekeninge van die hoof (diensadministrateur), senior kassier en teller. In die geval van verskille tussen die bedrae wat op die kontroleband aangedui word en die bedrag van inkomste, word die rede vir die verskil geïdentifiseer. Surplusse of tekorte wat gevind word, word in die ooreenstemmende reëls van die joernaal aangeteken.

Data oor KKM-meterlesings en inkomste

Hulle word gebruik om 'n opsommingsverslag vir die huidige skof te genereer. Hierdie data dien as 'n aanhangsel tot die verklaring van die teller, wat daagliks saamgestel word. Data oor aanduidings en inkomste word in een kopie gevorm. Saam met uitgawe- en kwitansiebestellings, sertifikate-verslae van tellers, word dit tot die volgende skof na die rekeningkundige afdeling van die onderneming oorgeplaas. Die steekproef van kontantdokumente, in ooreenstemming met die meterlesings, aan die begin en einde van die werksdag vir elke kasregister sluit die berekening van inkomste in. Terselfdertyd word onder meer die verspreiding daarvan deur departemente aangedui. Laasgenoemde moet deur die handtekeninge van die bestuurders bevestig word. Aan die einde van die voltooide tabel word die resultate vertoon volgens die lesings van die tellers van alle kasregisters, endie maatskappy se inkomste word ook opgesom met die verspreiding van fondse deur departemente. Ingevolge die wette word die totale bedrag geld wat aan kliënte uitgereik is op die tjeks wat hulle teruggestuur het, aangedui. Hierdie bedrag verminder die totale inkomste van die maatskappy. Die inligting moet deur die senior kassier en die hoof van die onderneming onderteken word.

Aanbevelings vir invul

Wanneer jy kontantdokumente opstel, moet jy voldoen aan die prosedure wat deur wetgewende en ander regulatoriese wette vasgestel is. Daarbenewens is daar verskeie redelik eenvoudige reëls, waarvan die nakoming onakkuraathede sal vermy wanneer papierwerk ingevul word:

1. Bedrag in woorde moet altyd met hoofletters gebruik word. In hierdie geval word pennies toegelaat om in getalle geskryf te word. Byvoorbeeld: Agtienduisend roebels 10 kopeke.
2. Papierwerk kan óf met die hand óf met tegniese middele voltooi word (byvoorbeeld 'n rekenaar).
3. Regulerende wette laat die aanpassing van inligting in kontantdokumente toe. Daar moet egter aan 'n aantal vereistes voldoen word. 'n Verkeerde inskrywing moet versigtig met een reël deurgehaal word. Korrekte inligting word langs of (indien moontlik) bo dit aangedui. Hier moet jy ook 'n naskrif maak: "Glo reggestel", "Gekruis is ongeldig" of "Waar". Langs hierdie inskrywing moet hfst. rekenmeester en hoof van die organisasie (of individuele entrepreneur).
4. As daar vlekke, uitvee, smere met 'n "beroerte" en ander soortgelyke regstellingsmetodes is, word die dokument as ongeldig beskou.

Bykomende reëls

Stoor van kontantdokumente, in ooreenstemming met toepaslike wetgewing, word vir 5 jaar uitgevoer. Die berekening van hierdie tydperk begin op 1 Januarie van die jaar wat volg op die tydperk van voltooiing van kantoorwerk. Hierdie reël word as algemeen beskou. 'n Spesiale prosedure is vir betaalstaatstate ingestel. Indien werknemers nie persoonlike rekeninge het nie, word hierdie papiere vir 75 jaar by die onderneming gehou. Aan die einde van hierdie tydperk kan alle dokumentasie na die argief oorgedra of vernietig word indien daar geen hofsake, meningsverskille of dispute daaroor is nie. Wanneer met vraestelle gewerk word, moet die volgende reëls gevolg word:

1. Die vorming van dokumente in krammetjies moet nie later as die volgende werksdag of die eerste dag vir elke dag uitgevoer word nie.
2. Voordat die papiere na die argief oorgeplaas word, moet hulle inventaris gemaak word.
3. Beheer van die vorming van sake word óf deur 'n kassier óf deur die direkte bestuurder van die onderneming uitgevoer.
4. In die proses om 'n stapelvoedsel te skep, word papiere in stygende volgorde van rekeningnommers versamel (eers deur debiet, dan deur krediet).

Verantwoordelikheid vir die veiligheid van kontantdokumente berus by die hoof van die onderneming. In die geval van nie-nakoming van bogenoemde reëls, kan 'n administratiewe boete in die vorm van 'n geldelike boete op die oortreder toegepas word. Die bedrag van die boete word in ooreenstemming met die wet vasgestel.

Gevolgtrekking

Houkontantdokumentasie word as 'n redelik verantwoordelike werk beskou. Die invul van papierwerk moet met alle verantwoordelikheid genader word. Kontantdokumente word gebruik wanneer verskeie data, verslagdoening, rekeningkunde opgesom word. In hierdie verband kan foute wat gemaak word in die aanvanklike stadiums van die regstelling van transaksies tot ernstige verdraaiings in die finale vraestelle lei. 'n Werknemer wat aangestel word in die pos wat verantwoordelik is vir die verwerking van kontantdokumente, moet toepaslike kennis en ervaring hê. Daar moet onthou word dat al die vraestelle wat die operateur invul deur senior amptenare nagegaan en deur die hoof van die maatskappy goedgekeur word. Spesiale aandag moet gegee word aan die registrasie van dokumente. Inskrywings in joernale en boeke moet betyds in ooreenstemming met die reëls gemaak word. Aangesien kontantdokumente gebruik word in die voorbereiding van verslae, word alle regstellings daarin streng in 'n sekere volgorde uitgevoer. As die vasgestelde reëls nie nagekom word nie, verloor die vraestelle hul geldigheid, en die inligting daarin kan nie deur die maatskappy in verdere bestuurswerk gebruik word nie.