Verwerking van primêre dokumentasie: vereistes, voorbeeld. Primêre rekeningkundige dokumentasie

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Die aktiwiteit van enige onderneming hou nou verband met die instandhouding en verwerking van primêre dokumentasie. Dit is nodig vir verslagdoening, berekening van belastingbetalings, neem bestuursbesluite. In die artikel sal ons oorweeg wat dit is - primêre dokumentasie in rekeningkunde - en hoe dit verwerk word.

Basiese konsepte

Primêre dokumentasie in rekeningkunde - wat is dit? Dit word bewys van die feit van 'n besigheidstransaksie genoem, op papier weerspieël. Tans word baie dokumente saamgestel in die outomatiese stelsel "1C". Die verwerking van primêre dokumentasie behels die registrasie en boekhouding van inligting oor voltooide besigheidstransaksies.

Primêre rekeningkunde is die eerste fase van die regstelling van gebeure wat by die onderneming plaasvind. Besigheidstransaksies is aksies wat veranderinge in die toestand van die bates of kapitaal van die organisasie behels.

Verwerking van primêre dokumentasie in rekeningkunde: 'n voorbeeld van 'n skema

As 'n reël, in ondernemings onder die konsep van "werk metdokumentasie" impliseer:

• Verkry tans primêre data.
• Voorverwerk inligting.
• Dokumentasie.
• Goedkeuring deur bestuur of spesialiste wat in opdrag van die direkteur gemagtig is.
• Herverwerk primêre dokumentasie.
• Uitvoer van die aksies wat nodig is om 'n besigheidstransaksie uit te voer.

Klassifikasie

Daar is eenmalige en kumulatiewe primêre dokumentasie. Die verwerking van inligting vervat in sulke vraestelle het 'n aantal kenmerke.

Eenmalige dokumentasie is bedoel om 'n gebeurtenis een keer te bevestig. Gevolglik word die prosedure vir die verwerking daarvan aansienlik vereenvoudig. Kumulatiewe dokumentasie word vir 'n sekere tydperk gebruik. As 'n reël weerspieël dit 'n operasie wat verskeie kere uitgevoer word. In hierdie geval, wanneer primêre dokumentasie verwerk word, word inligting daaruit na spesiale registers oorgedra.

Dokumentasievereistes

Primêre dokumentasie word opgestel ten tyde van die operasie of onmiddellik na die voltooiing daarvan.

Besinning van inligting word uitgevoer op spesiale verenigde vorms. In die afwesigheid van goedgekeurde vorms, kan die onderneming dit onafhanklik ontwikkel.

Stadiums van verwerking van primêre rekeningkundige dokumentasie

By elke onderneming in die staat is daar 'n werknemer wat verantwoordelik is om met primêre inligting te werk. Hierdie spesialis behoort te weetdie reëls vir die verwerking van primêre dokumentasie, voldoen streng aan die vereistes van die wet en die volgorde van aksies.

Die stadiums van primêre dokumentasieverwerking is:

• Taxi. Dit is 'n beoordeling van die transaksie wat op papier gereflekteer word, 'n aanduiding van die bedrae wat met die implementering daarvan geassosieer word.
• Groepering. Op hierdie stadium word dokumente volgens algemene kenmerke versprei.
• Rekeningkunde. Dit neem die benaming van debiet en krediet aan.
• Blus. Om herbetaling op primêre dokumente te voorkom, plaas die rekenmeester 'n merk "betaal".

Foute in dokumente

Hulle kan om verskeie redes voorkom. Basies word hul voorkoms veroorsaak deur die werknemer se onverskillige houding teenoor die werk wat hy verrig, die ongeletterdheid van die spesialis en die wanfunksie van die toerusting.

Regstelling van dokumente word hoogs ontmoedig. In sommige gevalle is dit egter onmoontlik om te doen sonder om foute reg te stel. Die rekenmeester moet die fout wat op die primêre dokumentasie gemaak is, soos volg regstel:

• Kruis die verkeerde inskrywing deur met 'n dun lyn sodat dit duidelik sigbaar is.
• Skryf die korrekte inligting bo die deurgehaalde lyn.
• Kyk "Corrected Believe".
• Dui die datum van aanpassing aan.
• Teken.

Die gebruik van regstellende middels word nie toegelaat nie.

Werk met inkomende dokumente

Die proses om inkomende vraestelle te verwerk sluit in:

• Bepaling van die dokumenttipe. Rekeningkundige vraestelle bevat altyd inligting oor voltooide besigheidstransaksies. Hulle sluit byvoorbeeld 'n faktuur in, 'n bevel om fondse te ontvang, ens.
• Gaan tans die besonderhede van die ontvanger na. Die dokument moet aan 'n spesifieke maatskappy of sy werknemer gerig word. In die praktyk gebeur dit dat dokumente vir die aankoop van materiaal spesiaal aan die maatskappy uitgereik word, hoewel die kontrak met die verskaffer nie gesluit is nie.
• Gaan handtekeninge, seëls na. Die persone wat die dokument onderteken moet die magtiging hê om dit te doen. As die besigtiging van primêre vraestelle nie binne die bevoegdheid van die werknemer is nie, word dit ongeldig verklaar. Wat afdrukke betref, kom in die praktyk dikwels foute voor in die ondernemings wat verskeie seëls het. Die inligting op die afdruk moet ooreenstem met die tipe dokument waarop dit is.
• Gaan tans die status van dokumente na. In die geval van opsporing van skade op papiere of gebrek aan enige velle, is dit nodig om 'n wet op te stel, waarvan 'n afskrif aan die teenparty gestuur moet word.
• Kontroleer die geldigheid van die gebeurtenis wat in die dokument weerspieël word. Werknemers van die onderneming moet die inligting oor die feit van die transaksie bevestig. Dokumente oor die aanvaarding van waardevolle items word gesertifiseer deur die pakhuisbestuurder, die bepalings van die kontrak word deur die bemarker bevestig. In die praktyk is daar situasies wanneer 'n verskaffer 'n faktuur ontvang vir goedere wat die maatskappy nie ontvang het nie.
• Definieer die tydperk waartoe die dokument behoort. Wanneer primêre vraestelle verwerk word, is dit belangrik om nie dieselfde inligting twee keer op te teken nie.
• Definieer die rekeningkundige afdeling. By ontvangs van die primêredokumentasie, is dit nodig om vas te stel vir watter doeleindes die gelewerde waardes gebruik sal word. Hulle kan optree as vaste bates, materiaal, ontasbare bates, goedere.
• Bepaal die register waarin die dokument geliasseer sal word.
• Registreer vraestel. Dit word uitgevoer na alle kontroles.

Werk met uitgaande vraestelle

Die verwerking van hierdie tipe dokumentasie verskil ietwat van bogenoemde.

In die eerste plek vorm 'n gemagtigde werknemer van die onderneming 'n konsepweergawe van die uitgaande dokument. Op grond daarvan word 'n konsepdokument ontwikkel. Dit word aan die bestuurder gestuur vir goedkeuring. 'n Ander werknemer met die toepaslike gesag kan egter ook die konsepdokument goedkeur.

Na sertifisering word die projek volgens die vasgestelde reëls opgestel en aan die ontvanger gestuur.

Werkvloeibeplanning

Hierdie stadium is nodig om vinnige ontvangs, versending en verwerking van dokumentasie te verseker. Vir die bevoegde organisasie van dokumentsirkulasie by die onderneming word spesiale skedules ontwikkel. Hulle dui aan:

• Plek en termyn van registrasie van primêre vraestelle.
• Naam en posisie van die persoon wat die dokumente voorberei en ingedien het.
• Rekeninge afgelei van sekuriteite.
• Tyd en plek vir die hou van dokumentasie.

Rekeningkundige registers

Hulle word vereis vir registrasie van primêre dokumentasie. Terselfdertyd, aanvraestelle word met 'n rekeningkundige punt gemerk. Dit is nodig om herregistrasie van dokumente te voorkom.

Primêre vraestelle kan in elektroniese registers gestoor word. Op versoek van regeringsagentskappe of teenpartye moet die onderneming egter harde kopieë verskaf.

Kenmerke van dokumentherwinning

Daar is tans geen duidelike prosedure vir die herstel van papiere in die regulasies nie. In praktyk sluit hierdie proses die volgende aktiwiteite in:

• Aanstelling van 'n kommissie om die redes vir die verlies of vernietiging van dokumente te ondersoek. Indien nodig, kan die hoof van die onderneming wetstoepassingsagentskappe by die prosedure betrek.
• Appèl na 'n bankorganisasie, na teenpartye vir afskrifte van primêre dokumente.
• Regstelling van inkomstebelastingopgawe. Die behoefte om 'n bygewerkte verslag in te dien is te wyte aan die feit dat ongedokumenteerde koste nie vir belastingdoeleindes as uitgawe erken word nie.

In die geval van verlies van primêre dokumentasie, sal die IFTS die bedrag van belastingaftrekkings bereken op grond van die beskikbare vraestelle. Terselfdertyd is daar 'n moontlikheid dat die belastingowerheid aanspreeklikheidsmaatreëls in die vorm van 'n boete sal toepas.

Algemene foute in die proses om primêre vraestelle uit te reik

Tipies, rekordhouers pleeg die volgende oortredings:

• Vul vorms in wat nie verenig of goedgekeur is deur die hoof van die onderneming nie.
• Moenie besonderhede spesifiseer ofweerspieël hulle met foute.
• Moenie dokumente met hul handtekening goedkeur of werknemers wat nie magtiging het nie toelaat om dokumente te teken nie.

Dokumentasie wat die feite van besigheidstransaksies bevestig, is uiters belangrik vir die onderneming. Die ontwerp daarvan moet baie versigtig benader word. Enige fout kan tot negatiewe gevolge lei.