Posbeskrywing: assistent van die hoof van die organisasie

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Groot organisasie - groot take. Die hoof van die korporasie sal nie oral tyd hê nie, selfs met die hulp van adjunkte. Om die dag behoorlik te beplan, om niks te vergeet nie, om werk te versprei en te beheer, benodig die bestuurder 'n assistent. Wat doen die werknemer in hierdie pos, wat moet hy kan en weet?

Assistent-uitvoerende beampte: sy rol in die organisasie

Na aanleiding van die logika van die klassifiseerder van beroepe wat op staatsvlak goedgekeur is, behoort die assistentbestuurder tot die kategorie bestuurders, want hy hou toesig oor byna alle kwessies binne die bevoegdheid van die eerste persoon.

Terselfdertyd interpreteer sommige organisasies die posisie van 'n assistentbestuurder as 'n administrateur, bestuurder of sekretaris: die eerste twee posisies impliseer organisatoriese en administratiewe funksies, die derde - aanbieding en ondersteuning. Die klassifiseerder van professies klassifiseer hierdie tipe werk in verskillende kategorieë.- spesialiste, tegniese werknemers, maar slegs 'n assistent word as 'n bestuurder geklassifiseer.

Hoe om die omvang van werksverantwoordelikhede te bepaal?

Wanneer 'n assistentbestuurder of sekretaresse aangestel word, moet 'n organisasie besluit oor die status, regte en verantwoordelikhede van hierdie werknemer, omdat die vereistes vir die opvoedkundige vlak, kwalifikasies, werkservaring van die kandidaat hiervan afhang.

• Dit is genoeg vir die ontvangsdame om 'n volledige sekondêre opleiding te hê, en die etiket en tegnieke van werk met kantoortoerusting van die aansoeker word direk by die werkplek geleer.
• Die administrateur moet ten minste 'n baccalaureusgraad hê, organisatoriese vaardighede en 'n energieke karakter hê, en 'n bietjie werkservaring hê, afhangende van korporatiewe vereistes.
• 'n Bestuurder, as 'n verteenwoordiger van professionele persone, vereis ten minste 'n volle hoër onderwys, werkservaring is opsioneel, maar die maatskappy stel hierdie standaard na goeddunke.
• Assistent aan die kop. Hierdie pos impliseer dieselfde kwalifikasievereistes as vir 'n bestuurder: volledige hoër onderwys, werkservaring in die spesialiteit vir ten minste 2 jaar. Dit is waarskynlik dat spesiale persoonlike eienskappe van die aansoeker ook vereis sal word, en moontlik gevorderde opleiding.

Hoekom het ek 'n posbeskrywing nodig?

'n Assistentbestuurder, synde 'n amptenaar, is verplig om binne die raamwerk van sy funksionele regte op te tree en om die voorgeskrewe funksies ten volle te verrig. Egter nie eers nieas bestuurder is die werknemer verplig om sy arbeidspligte pligsgetrou en betyds na te kom.

Die huurbevel bevat nie 'n gedetailleerde verklaring van hierdie bevoegdhede nie, en selfs in die geval van 'n kontrak, is die lys funksies nie altyd volledig nie. Om verskille in die bepaling van die opdrag van 'n werknemer te vermy, moet die posbeskrywing van 'n assistent van die hoof van 'n organisasie gedetailleerde pligte bevat, regte wat hy het, sowel as 'n mate van verantwoordelikheid vir die skending van 'n dienskontrak, interne arbeidsregulasies, wat skade aan die werkgewer veroorsaak, ens.

Persoonlike assistent vir die uitvoerende hoof

Die posbeskrywing van 'n assistent is geskoei op 'n soortgelyke instruksie vir 'n bestuurder of sy adjunk, met die uitsondering van sommige prioriteitsfunksies van strategiese beplanning en bestuur. Waarskynlik sal die assistent ook nie toevertrou word met die aanstelling en afdanking van werknemers, die reg om die finansiële hulpbronne van die onderneming te bestuur, die uitreiking van volmagte en ander bevoegdhede wat persoonlik aan die hoof behoort nie.

Die wetgewing laat egter toe om enige funksies te delegeer aan 'n werknemer wat vertrou word, mits hy genoeg kwalifikasies, kennis, ervaring en gesag het om sulke kwessies op te los. Dit is slegs belangrik om die magtiging van die werknemer korrek uit te reik - per bevel of volmag.

Terselfdertyd moet die posbeskrywing van die assistent van die hoof van die onderneming die werk weerspieël wat werklik deur hom verrig is.

Tipiese afdelings

Die struktuur van die posbeskrywing is vasgestel in die staatskwalifikasiegidse en bevat al die basiese vereistes vir die werknemer en die nuanses van die pos, sowel as die plek daarvan in die organisatoriese struktuur van die organisasie.

Die posbeskrywing "Assistent Bestuurder", soos enige ander, moet die volgende dele insluit:

1. Algemene voorwaardes. Dit dui die prosedure vir aanstelling en ontslag, ondergeskiktheid, die prosedure vir die vervanging van 'n werknemer aan.
2. Arbeidsfunksies. Een van die belangrikste afdelings wat in detail gereflekteer moet word.
3. Regte verleen aan 'n werknemer.
4. Perke van aanspreeklikheid vir oortredings.
5. Kwalifikasies, professionele ondervinding, opvoedkundige vlak.
6. Wat die werknemer in hierdie posisie moet weet.
7. Verhoudings tussen hom en ander dele van die organisasie.

Die gespesifiseerde afdelings kan nie afgekap word nie, maar dit is toelaatbaar om dit uit te brei en die nodige items by te voeg.

Executive Assistant Posbeskrywing Voorbeeld

Goedgekeur:

Direkteur (naam van organisasie)

handtekening

(volle naam)

goedkeuringsdatum

Jobbeskrywing "Assistent Bestuurder"

1. Basiese voorwaardes

1.1. Professionele kategorie "Leiers".

1.2. Aanvaar en uit die werk ontslaan in opdrag van die direkteur.

1.3. Rapportering: direk aan die direkteur.

2. Kenmerke

Assistent Bestuur:

2.1. Koördineer die werk van departemente, afdelings en ander afdelings van die onderneming in ooreenstemming met die instruksies, besluite en bevele van die direkteur.

2.2. Hou rekord van die sperdatums vir die uitvoering van die direkteur se beheeropdragte deur strukturele afdelings.

2.3. Stel 'n werkplan vir die direkteur vir die volgende werksdag op en lê dit betyds by die bestuurder voor.

2.4. Organiseer en beheer kantoorwerk by die onderneming, kontroleer dit vir voldoening aan wetlike vereistes.

2.5. Verseker boekhouding en registrasie van alle volmagte uitgereik deur die direkteur.

2.6. Bestuur klerke en beheer die resultate van hul aktiwiteite.

Aanvulling afhangende van die behoeftes van 'n spesifieke organisasie en posprofiel.

3. Kragte

Die Uitvoerende Assistent het die reg om:

3.1. Maak jouself vertroud met die besluite wat deur die onderneming geneem word.

3.2. Neem deel aan vergaderings van die bestuurspersoneel.

Aanvulling afhangende van die behoeftes van 'n spesifieke organisasie en posprofiel.

4. Verantwoordelikheid

Assistent Toesighouer Verantwoordelik:

4.1. Vir nie-nakoming of onbehoorlike nakoming van hul pligte ingevolge hierdie opdrag, bevele en bevele van die direkteur, die huidige wetgewing wat die aktiwiteite van die onderneming beheer.

4.2. Vir onvoldoende beheer oor die aktiwiteite van ondergeskikte werknemers.

4.3. Vir die bekendmaking van inligting met beperkte toegang.

Aanvulling volgensoor die behoeftes van 'n spesifieke organisasie en posprofiel.

5. Kwalifikasie

'n Assistentbestuurder moet 'n volledige hoër onderwys-profielwerkervaring van minstens 2 jaar hê.

6. Moet weet

Huidige wetgewing, Handves, Kollektiewe ooreenkoms (dui aan watter handelinge en norme die werknemer behoort te ken).

7. Interaksie

Dui aan met wie en oor watter sake die assistentbestuurder saamwerk.

Agreed:

Hoof van Menslike Hulpbronne

Handtekening

(volle naam)

Regsadviseur

Handtekening

(volle naam)

Familiarized:

handtekening

(volle naam)

Spesifieke vaardighede van Assistent-projekbestuurder

Daar word aanvaar dat projekbestuur onderskeidelik 'n tydelike pos is, en die assistent aanvaar sekere verpligtinge tot en met die voltooiing van die projek. Sy funksionele verantwoordelikhede sal afhang van die besonderhede en tema van die projek, sowel as van die behoeftes van 'n spesifieke organisasie.

Die posbeskrywing van die assistent-projekbestuurder vir funksies sal meer hoogs gespesialiseerd wees, maar met 'n administratiewe en organisatoriese kleur. Tipiese verantwoordelikhede vir hierdie pos kan in die Kwalifikasiehandboek gevind word en dan aangepas word om by die situasie te pas.

Is die verantwoordelikhede van 'n assistent-hoofbestuurder anders?

Assistent-verantwoordelikhedeHUB en Assistent Direkteur vir Algemene Sake sal anders wees. Natuurlik, in die tweede geval sal die magte nouer gefokus wees, aangesien die hoof van algemene sake nie verantwoordelik is vir al die aktiwiteite van die organisasie nie, maar slegs vir 'n aparte sektor.

Die posbeskrywing van 'n assistentbestuurder vir algemene sake word opgestel op grond van die funksies van die baas wat "bygestaan" word. Gevolglik sal die omvang van sy verantwoordelikheid en funksies die basis wees.

Die posbeskrywing "Assistent Bestuurder" in hierdie geval is geskik as basis, jy kan daarop voortbou wanneer nuwe dokumente vir verwante poste ontwikkel word.