Organisasie van 'n interne beheerstelsel in 'n organisasie: skepping, doel, vereistes en ontleding

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Die eienaar van enige ekonomiese voorwerp gee altyd om oor die kwaliteit van die organisasie van sy ekonomiese aktiwiteit. Enige winsgewende onderneming dra 'n potensiële wins vir sy eienaar. Watter bekwame entrepreneur sou nie belangstel in die toestande van funksionering van sy eie nageslag nie, wat hom so 'n ernstige inkomste bring? Waarskynlik moet jy 'n dwaas wees om alles sy gang te laat verloop en te aanvaar dat dit altyd so sal wees, dat die werk in die organisasie sal voortgaan soos beplan en vir altyd dieselfde positiewe finansiële resultate sal bring, sonder om in te delf en sonder om in te meng die arbeidsproses van jou ondergeskiktes. Juis omdat elke sakeman by sy volle verstand en met 'n objektiewe houding teenoor die bestuur van sy maatskappy bang is om sy winste te verloor en eendag te wordbankrot, stel hy 'n stelsel van interne beheer van die organisasie in. Wat dit is? Wat gee hierdie stelsel? Hoe word dit georganiseer? En wat is die doelwitte? Eerste dinge eerste.

Wat is die interne beheerstelsel in 'n organisasie

'n Steekproef van enige voorbeeldige sake-entiteit is 'n onderneming wat ononderbroke sy ekonomiese aktiwiteit uitvoer en aan die hoofvoorwaarde vir sy bestaan voldoen - dit maak 'n wins deur dit gereeld te verhoog. Die eienaar van die maatskappy rig altyd al die pogings en beleggings net op wat sy organisasie nog sterker en kragtiger maak, wat die bronne van opbrengs in die vorm van inkomste uitbrei. Natuurlik wil enige eienaar hê dat sy maatskappy glad moet funksioneer. En hy verstaan dat jy hiervoor gepaste stappe moet neem. Dit is hier waar die globale behoefte aan die organisasie van die interne beheerstelsel van die organisasie ontstaan. Hier kan 'n mens duidelik die behoefte sien om binne die onderneming so 'n apparaat te vorm vir die monitering en identifisering van tekortkominge in die bestuursproses, wat aan die eienaar sal sein oor enige oortredings en teenstrydighede. Wat moet so 'n toestel wees?

Die interne beheerstelsel in die bestuur van 'n organisasie is 'n stel metodes vir die dop, monitering, kontrolering, evaluering en ontleding van al die prosedures en besigheidsprosesse wat by die onderneming plaasvind wat direk verband hou met die resultate van die ekonomiese aktiwiteit van die maatskappy as geheel. Met ander woorde, dit is spesiale werknemers, spesifieke metodesnavorsing, 'n lys van analitiese toerusting en verwante tegnologieë, wat saam die baie beherende effek gee wat 'n besigheidseienaar van voorsien wil hê. Hy het sulke beheer nodig om homself te beskerm teen oneerlike ondergeskiktes of swak geh alte uitvoering van hul pligte, wat uiteindelik die finansiële resultaat van die onderneming as geheel kan beïnvloed. Maar hoe word hierdie proses georganiseer?

Die organisasie van 'n interne beheerstelsel in 'n maatskappy is die vorming van so 'n gunstige grond vir die funksionering van regulatoriese owerhede in samewerking met hul toegang tot tegniese toerusting en al die nodige inligting van 'n besigheidsentiteit wat hoë -geh altebeheer in die monitering van die werk van werkers en hul direkte take in ooreenstemming met hul posbeskrywings. Eenvoudig gestel, die skepping van 'n beheerapparaat by 'n onderneming behels die uitvoering deur spesialis-ouditeure van tjeks in alle funksionele areas van die maatskappy.

Doelwitte

'n Bekwame sakeman doen nooit iets doelloos nie, daarom dink hy oor elke detail van sy optrede, innovasie, bevel of opdrag wat deur die direkteur gegee word en implementeer dit in die besigheidsaktiwiteite van sy onderneming om 'n spesifieke resultaat te bereik. Gevolglik is dit dieselfde met die beheerapparaat. Daar is vier hoofdoelwitte van die interne beheerstelsel in die organisasie, wat enige eienaar lei om te vermyprobleme kom voor:

1. Gaan die doeltreffendheid van ekonomiese aktiwiteit na. Dit impliseer die behoefte om die ekonomiese transaksies wat by die onderneming uitgevoer word te monitor en te monitor om moontlike afwykings te identifiseer en dit te onderdruk.
2. Inligtingsekerheid. Dit behels die organisasie van die deursigtige funksionering van die rekeningkundige afdeling in die verskaffing van betroubare, objektiewe, volledige en tydige verslagdoening aan bestuur en hoër owerhede.
3. Onderdrukking van diefstal en onwettige optrede van werknemers. Dit verwys na strenger beheer oor moontlike voorvalle van geldwassery en swendelary deur werknemers binne die onderneming.
4. Voldoening aan die regulasies. Elke staatseenheid in die personeelapparaat moet die interne regulatoriese werkskedule streng volg.

Om homself en die vrugte van die funksionering van sy maatskappy in die vorm van inkomste te beskerm, stel sy eienaar vir homself spesifieke doelwitte. Hierdie doelwitte word suksesvol bereik danksy die doeltreffende organisasie van die interne beheerstelsel in die organisasie.

Struktuur

Die meganisme van beheer by enige onderneming word uitgevoer deur die hiërargiese ondergeskiktheid van beherende liggame. By elke terrein is daar liggame wat verantwoordelik is vir die uitvoering van monitering en verifikasie aktiwiteite. Hoe lyk 'n voorbeeld van 'n interne beheerstelsel in 'n organisasie in terme van strukturele en hiërargiese ondergeskiktheid?

NatuurlikBaie hang af van die regeringsvorm by die onderneming. Met 'n klein firma en 'n personeel van drie of vier mense is alles duidelik, daar is niks besonders om te beheer nie, dit word deur die onmiddellike toesighouer gedoen. Maar in groot ondernemings is alles anders: hoe groter die maatskappy, hoe meer relevante interne beheermaatreëls moet na sy strukturele departemente versprei word. Byvoorbeeld, die organisasie van interne beheer in korporatiewe stelsels word uitgevoer in die konteks van verskeie strukturele blokke:

• Die eerste blok is die raad van direkteure, die belangrikste en onwrikbare administratiewe apparaat, wat sentraal bestuur en beheer word.
• Die tweede blok behels die vertakking van beheer vanaf die direksie in twee hoofliggame in die vorm van die bestuursapparaat en die ouditkomitee.
• Die derde blok - maak voorsiening vir die verdeling van beheer vanaf die bestuursapparaat na die hoofde van alle departemente wat in die maatskappy bestaan, wat op hul beurt die direkte aktiwiteite van hul ondergeskiktes in elke departement beheer.
• Die vierde blok - behels die verspreiding van die beheerverantwoordelikhede van die ouditkomitee na die risikobestuurseenheid en die interne beheereenheid.

Gegrond op die blokstrukturering van beheerliggame in die maatskappy, kan ons aflei dat daar twee rigtings in korporatiewe regeringsvorme is: dit is afsonderlike strukturele liggame binne die onderneming en departementshoofde wat hul ondergeskiktes monitor. Dikwels is dit hoe die organisasie van die stelsel van internebeheer in die onderneming.

Die struktuur van toesig oor finansiële instellings lyk 'n bietjie anders. Die interne beheerstelsel van 'n kredietinstelling maak voorsiening vir ses hoofbronne van verspreiding van relevante maatreëls op sekere vlakke van die hiërargie:

• bestuursliggame van 'n kredietinstelling;
• hoof en sy adjunkte;
• hoofrekenmeester en sy adjunk;
• hersieningskommissie of ouditeur in een gerol;
• spesiale beheereenhede;
• ander strukturele afdelings van die beheerliggame van die kredietinstelling.

Views

Klassifikasie van variëteite van interne toesig is redelik veelsydig as gevolg van die groot aantal kenmerke van die eenheid. Die skepping van 'n organisasie se interne beheerstelsel maak dus voorsiening vir verskeie takke in die hoofareas.

In volgorde van implementering:

• administratief;
• administratief;
• finansieel;
• tegnologies;
• legal;
• rekeningkunde.

Volgens die vorm van indiening:

• werklik;
• rekenaar;
• dokumentêr.

Tydelik:

• voorlopig;
• huidige;
• volgende.

Deur dekking:

• vol en gedeeltelik;
• stewig of selektief;
• kompleks of tematies.

Metodes

Benewens die gelyste tipes toesig, kan die ouditprosedures wat by die onderneming uitgevoer word, gemanifesteer word in die implementering van verskeie metodologiese benaderings tot verifikasie. Daarom behels die organisasie van 'n interne beheerstelsel by 'n onderneming die gebruik van 'n stel van drie hoofmetodologiese areas.

Algemene metodes:

• Oudit - behels die beheer van rekeningkundige en finansiële verslagdoening.
• Monitoring - behels die bestudering van die korrektheid van die prosedures wat in spesifieke areas in spesifieke afdelings van die onderneming uitgevoer word.
• Hersiening - uitgevoer deur verifikasiemanipulasies met die dokumentasie.
• Analise - bereken spesifieke ekonomiese aanwysers en vergelyk dit met die waardes van die norm.
• Tematiese tjek - uitgevoer oor die onderwerp van iets spesifiek, byvoorbeeld die kontrolering van die kasregister en kontant.
• Amptelike ondersoek - vind plaas wanneer die een of ander nie-nakoming van die regulasies of 'n oortreding van 'n wesenlik verantwoordelike persoon aan die lig gebring word.

Dokumentêre kontroles:

• Regsassessering - verwys direk na die bevoegdhede van die regsafdeling by die onderneming met verifikasieaktiwiteite rakende kontrakte en ander dokumentasie.
• Logiese beheer - word uitgevoer om die winsgewendheid van deurlopende sakebedrywighede na te gaan, weerspieël in die relevante dokumente.
• Rekenkundige verifikasie - manifesteer hom in 'n spesifieke wanberekening en vergelyking van aanwysers in dokumente met regtedata.
• Toontjek - behels die verhoging van die primêre vir 'n spesifieke tydperk en die ontleding daarvan: dit sluit vragbrief, belastingfakture, aanpassings aan belastingfakture en meer in.
• Formele verifikasie - verskaf beheer oor die beskikbaarheid van verpligte dokumente op grond waarvan sekere operasies uitgevoer is.
• Vergelykende kontrole - onthul onakkuraathede en teenstrydighede in digitale, opsommende, ekwivalente data.

Tegnieke van werklike beheer:

• Voorraad - maak voorsiening vir die verifikasie deur die interne beheerstelsel van rekeningkunde in die organisasie van die teenwoordigheid en herberekening van sulke eiendom soos vaste bates, tasbare en ontasbare bates, kontant voorhande, nie-kontant finansies in bankrekeninge, ens.
• Kundigheid - word uitgevoer deur 'n deskundige of 'n personeelspesialis te lok in 'n spesifieke kwessie met 'n sekere fokus.
• Visuele waarneming – behels die monitering van die werknemer en sy werkaktiwiteit van buite. Dit is byvoorbeeld hoe 'n senior rekenmeester die uitvoering van sy pligte deur 'n gewone rekenmeester kan waarneem.
• Beheermeting - gekenmerk deur 'n skielike besluit om na te gaan vir kwantitatiewe of kwalitatiewe reproduksie van 'n bepaalde operasie in die onderneming om dit met die norm te vergelyk.
• Analise van bestuursinligting - bepaal vooraf die studie van bestellings, bevele, dekrete van 'n interne aard en verifikasie van die resultate van die implementering daarvan.

Functions

Die organisasie van 'n interne toesigstelsel in 'n organisasie van enige vorm van eienaarskap maak voorsiening vir die uitvoering van spesifieke funksies deur die betrokke liggame. Elke beheeroperasie behels immers die bereiking van 'n sekere resultaat. Die globale resultaat behoort die ononderbroke werking van die onderneming met 'n gereelde en stabiele inkomste te wees. En dit blyk moontlik te wees om dit slegs te bereik wanneer 'n stel strategiese funksies uitgevoer word. Hier is 'n paar van hulle:

• Monitering van die maatskappy se besigheidsaktiwiteite en sy eksterne omgewing – sluit in die dop van markneigings, veranderinge in vraagbehoeftes, sowel as mededingende fasiliteite en hul beleide.
• Ontwikkeling van strategiese rigtings van die maatskappy se aktiwiteite - maak voorsiening vir die bereiking van die hoofdoel van die maatskappy deur taktiese stappe in operasionele en ekonomiese aktiwiteite.
• Skep 'n risiko-evaluering en bestuurstelsel - die regulerende owerhede van enige onderneming moet 'n idee hê van watter nadelige faktore dit binne sy aktiwiteite bedreig.
• Evaluering van beleggings- en kapitaalbeleggingsprojekte - interne beheer moet werk doen om die produktiwiteit, rasionaliteit en winsgewendheid van projekte wat daardeur belê word, te assesseer.

Deur van algemeen na besonders te beweeg, kan ons die huidige funksies van die interne rekeningkundige beheerstelsel in die organisasie uitsonder as fundamentele inligtingsdata vir die uitvoering van hoëgeh alte internefabrieksinspeksies:

• studie van huidige rekeningkundige stelsels;
• assessering van die produktiwiteit en winsgewendheid van hierdie stelsels;
• finansiële ontleding en rekeningkundige beheer;
• monitering van beheermetodes;
• globale voldoening;
• nakoming van interne regulasies deur werknemers;
• assessering van die vlak van betroubaarheid van die verskafde inligtingsdata;
• advisering in rekeningkunde, belasting, regsake;
• deelname aan die direkte outomatisering van rekeningkunde, bestuur en belastingrekeningkunde;
• Gaan tans die implementering van beplande aanwysers na.

Step

Soos enige ander ekonomiese of prosedurele prosedure, maak die uitvoering van beheermaatreëls voorsiening vir 'n gefaseerde volgorde van die uitvoering van spesifieke take. Hier is die hoofstadia in die organisasie van die interne beheerstelsel wat hierdie soort optog gekenmerk word deur:

1. Begin verifikasie. Enige beheeraksie word uitgevoer óf in opdrag van die maatskappy se bestuur, óf as 'n beplande gebeurtenis. Die kontrole word uitgevoer op grond van die bevel van die direkteur of in die beplande skedule van beheerprosedures.
2. Beplanningsbeheer. Elke inspeksie word voorafgegaan deur die identifisering van een of ander teenstrydigheid in die funksionaliteit van die onderneming of die begeerte van bestuurders om die stand van sake binne die personeel en die werk wat hulle verrig te evalueer. Daarom, voor direkte beheerprosedures'n beplande opname van die gebied wat nagegaan moet word en die ontwikkeling van taktiese aanwysings in die reproduksie van komende gebeure word uitgevoer.
3. Direkte verifikasie. Op 'n spesifieke terrein vir 'n spesifieke tydperk word sekere dokumente vir ondersoek geneem en besigheidstransaksies word ontleed in hul verband met verwante prosesse van ekonomiese aktiwiteit by die onderneming.
4. Berei tans toetsresultate voor. Gebaseer op die resultate van alle verifikasiebedrywighede, is die resultate van beheer onderhewig aan verpligte dokumentasie om finale aanwysers aan die maatskappy se bestuur te verskaf.
5. Voer relevante werk uit nadat jy die resultate van die inspeksie bestudeer het. In die loop van die uitvoer van beheeroperasies word oortredings gepleeg deur wesenlik verantwoordelike persone aan die lig gebring, word afwykings van die norme bespeur, gevalle van nalatige houding van sommige werknemers tot werk waargeneem, wat in 'n sekere sin skade aan die ekonomie van die onderneming meebring. as 'n geheel. Daarom gee sulke situasionele presedente 'n reaksie van die bestuursapparaat in die vorm van 'n berisping, ontneming van bonusse of afdanking van nalatige ondergeskiktes. Daarbenewens is dit verpligtend om die data wat verkry is te ontleed en gevolgtrekkings te maak oor die moontlike modernisering van die arbeidsproses wat op hierdie stadium vereis word om die doeltreffendheid van die maatskappy as geheel te verhoog.

analise

Ontleding van die interne beheerstelsel in die organisasie is van geen geringe belang in die handhawing van die kwaliteit en korrektheid van die interne oudit oponderneming. Hoekom is dit so belangrik in die moderne besigheidstelsel? Omdat die ontleding en evaluering van die interne beheerstelsel van die organisasie die stukrag is vir die ontwikkeling van aanbevelings vir die verbetering en modernisering van die besigheidsproses as geheel. Nie net is die verifikasie van die prosedurele bedrywighede van die ekonomiese aktiwiteite van 'n onderneming op sigself belangrik nie, maar die vlak van doeltreffendheid van die implementering daarvan kan die welvaart en winsgewende funksionering van die maatskappy as sodanig beïnvloed.

Ontleding van die interne finansiële beheerstelsel van die organisasie word uitgevoer deur die betrokke liggame van gesentraliseerde ondergeskiktheid van die maatskappy op die volgende gebiede:

• analise van die beheer van prosesse as 'n objek van analitiese navorsing;
• opname van die kwalifikasiepotensiaal en professionaliteit van werknemers wat beheeraktiwiteite uitvoer;
• oorweging van die kwaliteit van die organisasie van beplande werk wat deur die ouditeure uitgevoer word in die vorm van voorbereiding vir die ouditproses self;
• kontrolering van die uiteengesitte strategiese aksieplan tydens die interne oudit op ondernemingsvlak;
• studie van die beskikbaarheid van planne vir inspeksies vir die toekoms, sowel as 'n ontleding van die relevansie daarvan en die diepte van die kwessies wat deur die toesighoudende apparaat oorweeg word.

Rating

Die konsep van analise is onlosmaaklik verbind met die konsep van evaluering. In 'n breë sin behels hierdie term die vasstelling van die absolute of relatiewe waarde van die ondersoekde objek, subjek, verskynsel. In terme van ekonomiesesubteksassessering van die interne beheerstelsel van die organisasie impliseer 'n vergelyking met die norm wat deur die ouditeure uitgevoer word tydens die oudit van die aksies, sowel as oorweging van die kwaliteit van die maatreëls wat deur hulle saamgestel is, wat daarop gemik is om teenstrydighede, onakkuraathede, foute te identifiseer in die loop van besigheidsaktiwiteite. Eenvoudig gestel, dit is 'n toets van die kwaliteit van die werk van die inspekteurs self.

Die kombinasie van twee verwante konsepte - assessering en analise - bepaal vooraf die behoefte aan bykomende aktiwiteite na die oudit. Na alles, gebaseer op die resultate van die ontleding van die interne beheerstelsel van rekeningkunde in die organisasie, die behoefte om byvoorbeeld arbeidsregulasies met betrekking tot die uitvoering en berging van dokumentvloei te verskerp, of besluite word geneem oor meer deeglike en meer gereelde inventarisse van vaste bates van die onderneming, aangesien daar in hierdie deel van rekeningkunde dikwels teenstrydighede met vorige tellings is, ensovoorts. En dit geld nie net spesifiek vir die rekeningkundige afdeling van die onderneming nie. Dit wil sê, met ander woorde, die beoordeling van die resultate wat tydens die oudit verkry is, maak dit moontlik om te oordeel oor die behoefte om die organisasie se interne beheerstelsel te verbeter of, omgekeerd, gevolgtrekkings te maak oor sy kwaliteit funksionering in hierdie spesifieke stadium. Deur die finale aanwysers wat tydens die oudit verkry is, te evalueer, kan 'n mens ook die werk van die regulerende liggame self evalueer, gebaseer op die diepte en inhoud van hul verslag aan die einde van die beheeraktiwiteite.

Vereistes

Met dit alles moet 'n mens nie vergeet dat die interne beheerstelsel wat deur die organisasie gebruik word niemoet voldoen aan gevestigde standaarde en regulasies. Boonop moet hierdie nakoming uitgevoer word op beide ondernemingsvlak en in terme van voldoening aan huidige wetgewing. Die Federale Belastingdiens maak voorsiening dat alle bestaande organisasies as sake-entiteite die bevel van 16 Junie 2017 volg "By goedkeuring van die vereistes vir die organisasie van 'n interne beheerstelsel". Hier is wat hierdie vereistes is:

• Skepping van so 'n beheerapparaat in die maatskappy, wat die ordelike en doeltreffende uitvoering van besigheidsaktiwiteite, die bereiking van positiewe finansiële resultate, die veiligheid van die bates en eiendom van die onderneming sal verseker.
• Vorming van 'n omgewing wat aangepas is vir hoëgeh altebeheer binne die maatskappy.
• Ontwikkeling van 'n risikobestuurstelsel.
• Die vermoë om die bestaande feite van belastingontduiking, fooie, versekeringspremies na te gaan.
• Openbaarmaking van die nodige inligting oor moontlike risiko's en verskaffing daarvan aan bestuur in behoorlike vorm.
• Implementering van beheerprosedures wat daarop gemik is om risiko's te minimaliseer en te verminder.

Op grond van die vereistes vir die organisasie van die interne beheerstelsel, kan ons gevolgtrekkings maak oor 'n ernstige deel van belang wat spesifiek aan risiko's toegeken word - bestaande moontlike bedreigings wat 'n integrale element is van potensiële vrese van entrepreneurs.

Risks

Die risiko-gebaseerde interne beheermodel is 'n model wat jou toelaat om bedreigings te ontleedondernemings as gevolg van die behoefte om betroubare inligting oor die bates en laste van 'n gegewe ekonomiese entiteit te bekom. Risiko-oriëntasie in die organisasie van die interne beheerstelsel impliseer die doelwit van die maatskappy se bestuur om 'n redelike mate van vertroue te verkry dat die maatskappy sy doelwitte op die mees effektiewe wyse sal bereik. En in hierdie trant is die hoofdoel van beheer om tydige identifikasie en ontleding van die risiko's van die betroubaarheid van finansiële state, voldoening van werknemers aan die regulasies en die norme vir die regulering van die werkende arbeidsproses te verseker waarvoor die rekeningkundige beleid van die onderneming, sowel as die implementering van finansiële en ekonomiese planne, die doeltreffende gebruik van hulpbronne, die waarheid van finansiële en bestuursinligting. Daarom is die hoofskild vir 'n sake-entiteit in die stryd teen bedreigings en risiko's wat verhoed dat dit onder normale omstandighede funksioneer, 'n goedgeboude en behoorlik georganiseerde beheer.