Lys van primêre rekeningkundige dokumente en reëls vir die uitvoering daarvan

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Baie operasies word daagliks by die onderneming uitgevoer. Rekenmeesters reik fakture aan teenpartye uit en stuur vir hulle geld, bereken salarisse, boetes, bereken waardevermindering, berei verslae voor, ens. Tientalle dokumente van verskillende soorte word daagliks uitgereik: administratief, uitvoerende, primêre. Die laaste groep is van groot belang vir die aktiwiteite van die onderneming.

Wat is "primêre dokumente"?

Elke gebeurtenis van die ekonomiese lewe van die organisasie moet per papier bevestig word. Dit word gevorm ten tyde van die operasie of onmiddellik na die voltooiing daarvan. Die opstel van plasings, verslagdoening word uitgevoer op grond van die inligting gespesifiseer in die primêre rekeningkundige dokumente van rekeningkunde. Hulle lys is groot. In die artikel sal ons die belangrikste, mees gebruikte, oorweegdokumente.

Hoekom het ons 'n primêr nodig?

Primêre dokumentasie is 'n integrale element van rekeningkunde. Soos hierbo genoem, word dit gevorm ten tyde van die transaksie of onmiddellik na die einde van die transaksie en is dit bewys van die realiteit van een of ander feit van die ekonomiese lewe van die onderneming.

Die lys van primêre rekeningkundige dokumente vir een transaksie kan die volgende insluit:

1. Kontrak.
2. Rekening.
3. Kontantkwitansie of ander betalingsdokument.
4. Besendingbrief.
5. Wet van voltooiing.

Vereiste besonderhede

Daar is tans verenigde vorme van primêre rekeningkundige dokumente. Hulle word gebruik om onderskeidelik inligting oor verskillende bedrywighede te weerspieël, die lys kolomme daarin is anders. Intussen bevat alle primêre dokumente eenvormige verpligte besonderhede. Onder hulle:

1. Maatskappynaam.
2. Dokumentnaam (byvoorbeeld, "Kontantbewys").
3. Datum van vorming.
4. Inhoud van die bewerking waarop die dokument opgestel is. Byvoorbeeld, wanneer 'n faktuur ingevul word, kan die ooreenstemmende kolom "Oordrag van materiaal vir verwerking" aandui.
5. Geld en natuurlike aanwysers. Die eerste word gebruik om die koste te weerspieël, die tweede - hoeveelhede, gewigte, ens.
6. Posisies van verantwoordelike werknemers ("hoofrekenmeester", "stoorhouer", ens.).
7. Handtekeninge van persone betrokke by die transaksie.

Belangrike oomblik

Die primêre dokument wat al die vereiste besonderhede bevat, het regskrag.

Neem asseblief kennis dat behoorlik uitgevoerde dokumente in regsverrigtinge gebruik kan word as bewys van die geldigheid (of ongeldigheid) van eise. Baie dokumente word deur kontrakteurs opgestel. Dit is nodig om die korrektheid van registrasie noukeurig na te gaan en in geen geval handtekeninge vir verskaffers (kontrakteurs, ens.) te plaas as hulle dit nie gedoen het nie.

Primêre dokumentasie moet noukeurig bewaar word.

Het ek 'n primêre seël nodig?

In die praktyk maak baie teenpartye eise oor die afwesigheid daarvan op die TTN-vorm en sommige ander dokumente. Onthou dat die meeste organisasies sedert 2015 vrygestel is van die verpligting om 'n seël te hê. Sulke ondernemings kan dit na eie goeddunke gebruik. Indien wel, moet inligting oor die teenwoordigheid daarvan in die rekeningkundige beleid geskryf word.

In die geval dat die teenparty daarop aandring om die seël te gebruik wanneer die primêre geregistreer word, en die maatskappy het die reg om dit nie op wetlike gronde te plaas nie, moet die teenparty 'n skriftelike kennisgewing gestuur word met skakels na die regulasies wat dit beheer. uitgawe.

ooreenkoms

As die teenparty 'n langtermynvennoot is, is dit heel moontlik om 'n ooreenkoms vir verskeie transaksies te sluit. In hierdie geval is dit belangrik om die sperdatums vir die nakoming van verpligtinge, die volgorde en prosedure vir berekening en ander nuanses duidelik te definieer. Die kontrak kan opgestel word vir die verkoop van goedere, die verskaffing van diensteof produksiewerk. Dit is die moeite werd om te sê dat die siviele reg ook voorsiening maak vir die mondelinge sluiting van 'n ooreenkoms. In besigheidsaktiwiteite word egter as 'n reël geskrewe vorme van kontrakte gebruik.

Faktuur

In hierdie dokument dui die verskaffer die bedrag aan wat aan die teenparty oorgedra moet word vir goedere, dienste of werke. Wanneer 'n betaling gemaak word, word daar by verstek aanvaar dat die subjek tot die transaksie instem.

Die faktuur moet teenwoordig wees:

1. Dokumentnaam.
2. Naam van dienste (goedere, werke) waarvoor betaling gemaak word.
3. Koste.
4. Totale bedrag.
5. Besonderhede vir betaling.

Tans is die hele lys rekeningkundige dokumente in die 1C-program vervat, dus word hulle outomaties verwerk.

Neem asseblief kennis dat die faktuur van min waarde is vir regulatoriese owerhede. Daarin stel die verkoper die vasgestelde prys vas. Vanuit die posisie van 'n rekenmeester is 'n faktuur die belangrikste primêre dokument op grond waarvan rekeningkundige inskrywings gevorm word.

Faktuur dien as 'n tipe faktuur. Hierdie vraestel bevat 'n spesiale reël om BTW-bedrae te spesifiseer.

Betalingsdokumentasie

Jy kan die feit van betaling bevestig deur 'n kontantkwitansie of ander soortgelyke dokument. Betaling bevestig die feit van betaling vir die verskaffing van produkte, dienste, werk. Die spesifieke tipe dokument word gekies na gelang van die metodebetaling: kontant of bankoorplasing.

Een van die gewildste skikkingsdokumente is 'n betalingsbevel. Dit is 'n opdrag van die rekeninghouer vir die bank om fondse na die gespesifiseerde rekening oor te plaas. Die dokument kan gebruik word wanneer betaal word vir dienste, goedere, vir die betaling van 'n voorskot, die terugbetaling van 'n lening, ens.

In die geval van aftrekkings tot die begroting, word veld 22 "Kode" ingevul. In die betalingsbevel dui hierdie kolom die UIN (unieke identifiseerder) aan. Danksy hom erken die fiskale owerheid die betaler.

Veld "Kode" in die betaalopdrag kan op verskillende maniere ingevul word. Dit hang af van hoe presies die entiteit sy verpligting teenoor die begroting nakom: vrywillig of op versoek van die regulerende owerheid.

Besendingbrief

Die TTN-vorm word deur die afsender opgestel. Die vragbrief is die basis vir die oordrag van die goedere aan die ontvanger. Die dokument word in 4 kopieë opgestel. Volgens die TTN neem die verkoper die verkoop in ag, en die koper ontvang die aflewering van die goedere.

Neem asseblief kennis dat die TTN opgestel word wanneer goedere deur die maatskappy se eie magte vervoer word. As vervoer deur 'n derdepartymaatskappy uitgevoer word, word 'n 1-T-vorm uitgereik.

Nog 'n belangrike punt: die inligting in die TTN moet ooreenstem met die inligting in die faktuur.

Wet van voltooide werk

Hierdie dokument word opgestel tussen die kliënt en die verskaffer. Die wet is 'n bevestiging van die uitvoering van werk, die verskaffing van dienste teen 'n ooreengekome koste binne die bepalings van die ooreenkoms. Eenvoudig gestel, ditkontrakteur se verslag aan die kliënt.

Tans is 'n verenigde vorm van die wet nie goedgekeur nie. Die maatskappy het die reg om 'n vorm op sy eie te ontwikkel en dit in die rekeningkundige beleid vas te stel.

Die hoofbesonderhede van die wet is:

1. Nommer en datum van registrasie in rekeningkundige rekords.
2. Datum van samestelling.
3. Besonderhede van die kontrak waarvolgens die wet gevorm word.
4. Term, volume, koste van werk.
5. Besonderhede van die rekening waarvoor betaal moet word.
6. Naam van kliënt en kontrakteur.
7. Handtekeninge van die partye by die transaksie.

Die handeling word altyd in twee kopieë opgestel.

Vorm M-15

Hierdie afkorting word gebruik om te verwys na 'n faktuur vir uitgaande goedere-uitreiking. Daar moet kennis geneem word dat hierdie dokument nie verpligtend is nie, maar dikwels deur ondernemings gebruik word.

Faktuur vir die vrystelling van materiaal na die kant word uitgereik indien dit nodig is om waardevolle items van die hoof- (hoof)kantoor na afgeleë afdelings of ander maatskappye oor te dra (indien daar 'n spesiale ooreenkoms is).

Vormreëls M-15

In die eerste deel van die vraestel word 'n nommer aangebring, in ooreenstemming met die dokumentvloei van die onderneming. Hier moet jy ook die volle naam van die maatskappy en OKPO aandui.

Die eerste tabel weerspieël die datum van die dokument, die transaksiekode (indien die ooreenstemmende stelsel gebruik word), die naam van die strukturele eenheid, die aktiwiteitsveld van die onderneming wat die faktuur uitreik.

Net soinligting oor die ontvanger en die persoon verantwoordelik vir die aflewering word aangedui. Die volgende is 'n skakel na die dokument waarvolgens die faktuur uitgereik word. Dit kan 'n kontrak, 'n bestelling, ens.wees.

In die hooftabel dui kolomme 1 en 2 die rekeningkundige subrekening en die analitiese rekeningkundige kode aan vir alle materiaal wat afgeskryf moet word.

Volgende word die volgende data in kolomme 3-15 ingevoer:

• naam van materiaal met individuele kenmerke, handelsmerk, grootte, graad;
• voorraadnommer (as dit nie daar is nie, is die sel nie ingevul nie);
• eenheidskode;
• naam van maateenheid;
• hoeveelheid goedere oorgedra;
• inligting oor die werklike voorwerpe wat uit die pakhuis vrygestel is (moet deur die stoorman ingevul word);
• totale koste van materiaal;
• prys sonder BTW;
• BTW-toegewysde bedrag;
• totale koste insluitend BTW;
• materiaalvoorraadnommer;
• paspoortnommer (indien beskikbaar);
• rekordnommer volgens rekeningkaart.

Die faktuur word onderteken deur die rekenmeester, die werknemer verantwoordelik vir die vrystelling van waardevolle items uit die pakhuis, en die ontvanger.

Vooraf verslae in "1C"

Die vorming van verslagdoeningsdokumente is een van die mees algemene aksies van 'n rekenmeester. Baie skikkings wat in kontant uitgevoer word, word gemaak deur voorafdokumente. Dit sluit in reisuitgawes, huishoudelike aankope, ens.

Dikwels ontvang werknemers van die onderneming fondse van die kontanttoonbank vir huishoudelike uitgawes. Nadat hulle die nodige waardevolle items (byvoorbeeld skryfbehoeftes) bekom het, rapporteer en verskaf stawende dokumente aan die rekeningkundige afdeling.

Die rekenmeester moet op sy beurt alle uitgawes in die rekeningkundige stelsel aanteken. Jy kan "Vooruitverslae" in "1C" oopmaak in die "Bank en kasbank" afdeling, "Kassier" subafdeling. Die bekendstelling van 'n nuwe dokument word uitgevoer deur die "Skep"-knoppie.

Aan die bokant van die vorm word aangedui:

1. Maatskappynaam.
2. Pakhuis waar nuut ontvangde waardevolle items gekrediteer sal word.
3. Werknemer rapporteer oor fondse wat teen die verslag ontvang is.

Die dokument bevat 5 boekmerke. In die "Voorskotte"-afdeling, kies die dokument waarvoor die fondse uitgereik is:

1. Gelddokument.
2. Onkoste kontantbestelling.
3. Debiet vanaf rekening.

As goedere gekoop is met die fondse wat uitgereik is, word dit op die oortjie met dieselfde naam gereflekteer. Dui in die "houer"-afdeling inligting oor die terugbetaalbare houer (byvoorbeeld waterbottels) aan. Die "Betaling"-oortjie weerspieël inligting oor die kontant wat aan verskaffers betaal is vir die aankoop van 'n voorwerp of uitgereik teen 'n komende aflewering.

In die "Ander"-afdeling word data oor reisuitgawes aangedui: daggeld, brandstofkoste, kaartjies, ens.

"Universele" vorm

In die lys van primêre rekeningkundige dokumente is daar een vraestel wat in 'n verskeidenheid situasies gebruik kan word. Dit word gebruik in die vorming van beide rekeningkunde enbelasting verslagdoening. Dit gaan oor rekeningkunde. Die vorm word vereis, indien nodig, om die fout wat gemaak is reg te stel. Daarbenewens word die dokument vereis wanneer bewerkings uitgevoer word wat verduidelikings vereis, weerspieëling van die berekening, bevestiging van transaksies, as daar geen ander vraestelle is nie.

Nuance

Dit is die moeite werd om te sê dat 'n onderneming die reg het om die voltooiing van transaksies te bevestig wat nie die uitvoering van standaard (standaard, verenigde) vorms vereis nie, nie met behulp van 'n sertifikaat nie, maar deur onafhanklik ontwikkelde primêre rekeningkunde dokumente. Hulle lys moet egter in die finansiële beleid van die maatskappy vasgestel word.

Reëls vir die samestelling van 'n sertifikaat

'n Enkele verenigde vorm is nie vir hierdie dokument goedgekeur nie. Gevolglik kan spesialiste dit in 'n gratis vorm saamstel of sjablone gebruik wat by die onderneming ontwikkel is. Onder die verpligte inligting wat die sertifikaat moet bevat, moet dit opgemerk word:

1. Inligting oor die onderneming.
2. Datum en redes vir die samestelling.
3. Primêre rekeningkundige dokumente en rekeningkundige registers, waaraan 'n sertifikaat aangeheg is.
4. Handtekening van verantwoordelike werknemer.

Jy kan op 'n gewone wit A4-vel of op maatskappy briefhoof skryf.

Wanneer jy saamstel, moet jy baie versigtig wees om nie foute te maak nie. Hoe meer gedetailleerde die verwysing is, hoe minder bykomende vrae het die inspekteurs.

Die dokument moet natuurlik net betroubare inligting bevat. Indien, tydensspelfoute sal geïdentifiseer word, dit is meer raadsaam om weer 'n sertifikaat op te stel.

bergingkenmerke

Alles wat met primêre rekeningkundige dokumente verband hou, moet vir ten minste 5 jaar by die onderneming gehou word. Die berekening van hierdie tydperk begin vanaf die einddatum van die verslagdoeningstydperk waarin die vraestelle uitgereik is.

Ekstra

Primêr kan in papier- of elektroniese vorm uitgereik word. Onlangs verkies meer en meer ondernemings elektroniese dokumentbestuur. Dit is verstaanbaar: dit neem baie minder tyd om vraestelle te verwerk en te stuur.

Elektroniese dokumente moet gesertifiseer word deur 'n digitale handtekening (verbeter of gereeld - volgens ooreenkoms tussen teenpartye).

Verantwoordelikheid

Primêre dokumentasie is die belangrikste element van die sakelewe van 'n onderneming. In sy afwesigheid sal die maatskappy ernstige sanksies van die regulerende owerhede in die gesig staar. Boetes sal ook opgelê word in die geval van opsporing van foute in die primêre dokumentasie, onakkurate inligting.

Oortreding van die regulasies is nie net deur die Belastingkode strafbaar nie, maar ook deur die Kode van Administratiewe Misdrywe. As daar gronde is, kan die oortreders ook vervolg word.

Gevolgtrekking

'n Verskeidenheid dokumente kan in die werk van 'n onderneming gebruik word. Terselfdertyd kan sommige van hulle 'n verenigde vorm hê, en sommige kan onafhanklik deur die maatskappy ontwikkel word. Ongeag hiervan, moet alle vereiste besonderhede egter in die dokumente teenwoordig wees.

Sommige besighede beoefen die gebruik van gekombineerde dokumente. Toespraakons praat van verenigde vorms, aangevul in ooreenstemming met die besonderhede van die organisasie se aktiwiteite.

Dit is belangrik om die geselekteerde tipes primêre dokumentasie in die rekeningkundige beleid van die onderneming te weerspieël. In die loop van die maatskappy se aktiwiteite kan die behoefte aan nuwe dokumente ontstaan. As hulle deur die onderneming ontwikkel is, moet hulle in die rekeningkundige beleid genoem word.

Neem asseblief kennis dat die teenparty ook onafhanklik sekere vorme van sekuriteite kan ontwikkel. Dit is nodig om in die finansiële beleid aan te dui dat die maatskappy sulke dokumente van teenpartye aanvaar.

Om baie transaksies aan te teken, mag organisasies nie verenigde vorme van primêre dokumentasie gebruik nie. As ons egter van kontanttransaksies praat, word dit uitsluitlik deur goedgekeurde bestellings en ander betalingsdokumente uitgevoer.