RACI-matriks as 'n instrument vir aanspreeklikheidsbestuur. RACI: transkripsie

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Een van die mees algemene oorsake van onsuksesvolle projekte is die verkeerde verspreiding van funksies tussen spanlede. Jy het dit sekerlik al teëgekom: by die geringste moeilikheid begin die deelnemers na die skuldiges soek en gooi verantwoordelikheid op mekaar in plaas daarvan om die probleem op te los. En net om sulke situasies te vermy, is die RACI-matriks uitgevind - 'n eenvoudige en doeltreffende hulpmiddel vir menslike hulpbronbeplanning.

"Onder die mikroskoop": 4 sleutelrolle in elke projek

Die verspreiding van take is een van die hoofverantwoordelikhede van 'n bestuurder. Maar in die praktyk lyk alles gewoonlik anders: die bestuurder stel bloot spanlede aan met die verwagting dat die spesialiste self sal besluit wie wat moet doen. Maar wat gebeur as die sperdatums gemis is of 'n lae kwaliteit produk vrygestel word? "Ek doen dit nie", "Ek is nie vertel nie"… En geen nuttige aksie nie.

'n Goed ontwerpte RACI-verantwoordelikheidmatriks los baie probleme op. Volgens hierdie metodologie verrig 'n spanlid van enige projek, ongeag die kompleksiteit en omvang van werk, een van vier rolle.

R - Verantwoordelik

Vertaal deur verantwoordelikebeteken "presteerder". Dit is 'n werknemer wat direk verantwoordelik is vir die implementering van 'n spesifieke area van werk. Terselfdertyd kies hy in die meeste gevalle nie oplossings nie en rapporteer aan die projekbestuurder.

Bevoegde werkers en spesialiste word in hierdie rol aangestel - mense wat weet hoe om te doen. In RACI voer kunstenaars die volgende funksies uit:

• bepaal wat spesifiek gedoen moet word om die projek te implementeer en hoe lank dit sal neem (binne die voorwaardes gestel "van bo");
• maak 'n lys van benodigde hulpbronne;
• neem deel aan die koördinering en goedkeuring van tegniese dokumentasie;
• analiseer projekvordering en tussentydse resultate;
• verskaf vorderingsverslae aan die bestuurder.

Daar kan verskeie sulke mense in die span wees. Boonop kan hierdie rol met ander gekombineer word. Die mees algemene kombinasie is Accountable + Resbonsible (vertaal as "verantwoordelik + eksekuteur").

A - Verantwoordbaar

"Toekenbaar" of "verantwoordelik" is die hoofprojekbestuurder. Dit is hy wat verantwoordelik is om te verseker dat die take betyds, met die vereiste vlak van kwaliteit en binne die toegekende begroting afgehandel word. Ook A:

• kies eksekuteurs en projekbestuurspan;
• ken take aan alle deelnemers toe;
• beheer die vordering van werk;
• verdeel hulpbronne onder kunstenaars;
• hou rekords van hulpbrongebruik, ensal ook die behoefte om bykomende fondse toe te ken aan die kurator regverdig;
• oorweeg idees en voorstelle van ander spanlede en kan dit goedkeur of verwerp.

Gewoonlik tree die projekbestuurder op as die "skakel" tussen die kliënt of hoofbestuur en die span.

C - Geraadpleeg

Die derde rol in die RACI-matriks is die "konsultant" (soms ook na verwys as die "fasiliteerder"). Saam met die bestuurder neem hy deel aan projekbestuur, maar hanteer hoofsaaklik strategiese kwessies:

• keur enige veranderinge in die omvang en tydsberekening van werk goed;
• ken die hulpbronne toe wat nodig is om die projek te implementeer;
• indien nodig, stem saam met die kliënt oor die behoefte om die begroting te verhoog;
• ontvang vorderingsverslae van die bestuurder;
• neem besluite in enige onvoorsiene situasies, in die geval van kritieke veranderinge wat die tydsberekening en koste van die projek kan beïnvloed.

Die rol van konsultante word gewoonlik aan senior bestuurders toegewys. Dit is hulle wat die globale doelwitte bepaal, en dan 'n projekbestuurder aanstel wat reeds take onder spanlede versprei.

I - Ingelig

Benewens die gelyste rolle, word die "ingeligte" ("waarnemer") in die RACI-matriks aangedui. Hy verrig die funksies van 'n administrateur en is hoofsaaklik betrokke by die organisasie van dokumentbestuur. Die waarnemer rapporteer egter aan die projekbestuurder, anders asander deelnemers, is nie verantwoordelik vir die resultate daarvan nie. In plaas daarvan:

• versamel en organiseer alle inligting oor die projek, hulpbronne en planne;
• neem notules van vergaderings;
• aanvaar dokumentasie van projekdeelnemers om dit dan na die toepaslike strukture oor te dra;
• monitor die sperdatums vir indiening en die korrektheid van die invul van verslae.

Let daarop dat kommunikasie met 'n waarnemer hoofsaaklik eenrigting is. Die hooffunksie daarvan is om die bestuurder te onthef van die behoefte om tyd op burokratiese prosedures te mors en hom te "ontlas".

Leer om 'n RACI-matriks te bou deur 'n voorbeeld te gebruik

Kom ons praat oor die praktiese sy van die saak. Hoe om 'n diagram op te stel vir die verdeling van magte en verantwoordelikhede?

1. Stel tans 'n doenlys saam

Eerstens moet jy alles neerskryf wat gedoen moet word. Die vlak van detail hang af van die spesifieke projek. Soms, vir gemak van beheer en bestuur, word verskeie matrikse ontwikkel. Maak eers 'n lys van die hoofblokke van werk, en verdeel dan elkeen in afsonderlike funksies en take. Die lys werke word vertikaal in die tabel aangedui.

Step
Verwysingsbepalings
Prototipe
Ontwerp
Programkode
Toetsverslag
Webwerfaanbieding

2. Kies spanlede

Hier moet jy die vraag beantwoord: "Wie sal by hierdie projek betrokke wees?". Horisontaal is dit nodig om alle werknemers en/of departemente wat in alle stadiums by die implementering betrokke is, te lys - van beplanning tot aanbieding van resultate en indien van 'n verslag.

Step	Analyst	Ontwerper	Sys. argitek	Ontwikkelaar	toetser	Sys. admin	Projekbestuurder
Verwysingsbepalings
Prototipe
Ontwerp
Programkode
Toetsverslag
Webwerfaanbieding

3. Vul die tabel in

Nadan kan jy begin om funksies te versprei. Om dit te doen, moet jy 'n duidelike begrip hê van elke stadium van werk en hoe werk in spanne werk.

Kom ons neem ons voorbeeld as basis en stop by die "Ontwerp" stadium. In hierdie geval, R - performer - slegs een. In die proses van werk fokus hy op 'n vooraf voorbereide prototipe van die terrein. Daarom tree die stelselargitek wat dit ontwikkel het op hierdie stadium as 'n konsultant C op. Ook kan die ontleder en ontwikkelaar hul wense uitspreek. Die voltooide ontwerp word saam met die projekbestuurder (A) goedgekeur. Maar die toetsers en die stelseladministrateur neem op hierdie stadium geen besluite nie, maar ontvang slegs inligting oor hoe die werk verloop, en daarom word aan hulle die rol van die ingeligte toegeken - I.

Step	Analyst	Ontwerper	Sys. argitek	Ontwikkelaar	toetser	Sys. admin	Projekbestuurder
Verwysingsbepalings	R	I	C	C	I	C	A
Prototipe	C	I	R	C	I	I	A
Ontwerp	C	R	C	C	I	I	A
Programkode	C	I	C	AR	I	I	I
Toetsverslag	C	C	C	C	AR	I	I
Webwerfaanbieding	C	I	C	C	I	AR	I

Modelvariasies

In die meeste gevalle kan jy met 'n standaardmatriks klaarkom. Wanneer daar egter aan meer komplekse projekte gewerk word, is daar soms 'n behoefte aan bykomende rolle. Daarom het daar in onlangse jare 2 uitgebreide weergawes van die verantwoordelikheidsdiagram verskyn.

RACI-VS

Hier word nog twee rolle by die standaardrolle gevoeg:

• Verifieer (V) - 'n werknemer of 'n spesiale span wat kontroleer of die resultaat van die implementering van 'n spesifieke taak aan die goedgekeurde kriteria voldoen.
• Signs off (S) koördineer die aflewering van die projek met die kliënt, hou 'n aanbieding en verskaf verslae. Gewoonlik word hierdie funksie deur die Accountable uitgevoer, maar RACI-VS huur 'n aparte spesialis hiervoor.

Met verhoogde beheer en nouer kontak met die kliënt, is hierdie model ideaal vir tegnies komplekse of grootskaalse projekte wat dosyne (of selfs honderde) mense betrek.

RASCI

In hierdie variant verskyn een nuwe rol in die matriks - Ondersteunend (S). Die sleutelfunksies daarvan is om die projek van bykomende hulpbronne te voorsien, dit wil sê ondersteuning vir die bestuurder en kunstenaars.

Die perfekte balans van rolle

Die RACI-matriks word nie net saamgestel om te weet wie om te "onderdruk" in geval van enige probleme nie. Selfs in die beplanningstadium, met behulp van hierdie tabel, kan jy sienswakhede in die organisasie van die werkvloei.

Vertikale analise laat jou toe om die verantwoordelikhede en magte van elkeen van die projekdeelnemers te sien, om objektief die vlak van werklading te assesseer:

• baie R - heel waarskynlik sal 'n persoon tussen verskeie take verskeur moet word, wat die spoed en resultate van werk negatief sal beïnvloed;
• baie A - die werknemer "kom in die nek" vir almal; dit word aanbeveel om verantwoordelikheid meer eweredig te versprei;
• geen selle R en A - rede om te dink oor die toepaslikheid van hierdie pos as sodanig (in werklikheid betaal jy 'n spesialis wat niks doen nie);
• geen leë selle nie - weereens, die probleem van oorlading, nie almal is in staat om soveel take op dieselfde tyd uit te voer nie.

Horizontale analise demonstreer op sy beurt die kwaliteit van werkorganisasie in elke stadium. Ook hier duik probleme dikwels op:

• baie R - miskien is daar 'n duplisering van funksies, en een van die spanlede doen onnodige werk;
• baie A - daar is 'n "vervaging" van verantwoordelikheid en verwarring in die lewering van projekte;
• baie C - besprekings vertraag die werkvloei aansienlik (jy moet wag totdat almal hul wysigings en opmerkings maak, kompromieë vind, ens.);
• nee ek - kan 'n sein wees dat te veel kunstenaars aan een taak werk, wat ook die projek vertraag.

Met RACI kan 'n bestuurder vinnig oorwerkte of onderwerkte werkers, nuttelose poste en werksareas identifiseer waarvoor niemand verantwoordelik is nie.'n Goed ontwerpte matriks kan die kwaliteit van organisasie en beheer oor die implementering van projekte aansienlik verbeter, asook die aantal konflikte tussen presteerders verminder ("Ek doen dit glad nie …", "Hy moes gedoen het hierdie …”, ens.).

Nuttige wenke

Daar is 'n paar belangrike dinge om in gedagte te hou vir die RACI-matriks om sy funksies uit te voer en doeltreffende besigheidskontinuïteit in die maatskappy te verseker.

1. Wanneer jy die tabel invul, oorweeg die kwalifikasies van werknemers. Dus, 'n rekenmeester moet nie as 'n konsultant (C) by die terreinuitlegstadium aangestel word nie, ten minste omdat hy nie hierdie area verstaan nie.
2. Daar moet slegs een aanspreeklik (A) per lot wees. Indien daar meer as een is, spesifiseer asseblief die voorwaardes. Byvoorbeeld, A1 is verantwoordelik vir die toets van die rekenaarweergawe van die werf, en A2 is verantwoordelik vir die toets van die mobiele weergawe.
3. Enige taak moet Verantwoordbaar en Verantwoordelik hê (in vertaling - "Verantwoordelik" en "Eksekuteur").
4. Probeer om elke taak so spesifiek moontlik te formuleer. Gebruik werkwoorde - "publiseer", "berei voor", "skryf", "kontroleer", "dateer op", ens. Dit is raadsaam om dadelik die nodige resultate aan te dui - nie net "Gaan die werflaaispoed na nie", maar "Maak seker dat die laaispoed is werf nie meer as 0.8 sek. nie".
5. Optrede moet nie op 'n spesifieke werknemer van toepassing wees nie, maar op die pos as geheel.
6. Dit is beter om die RACI-matriks in 'n span saam te stel, gebaseer op die ontledingwerklike werksituasies. Dit is belangrik dat elke deelnemer bewus is van hul rol en die take wat hulle in die gesig staar.