Administratiewe personeel is 'n noodsaaklike skakel in die besigheidsketting

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Tot nou toe glo sommige entrepreneurs dat administratiewe personeel 'n vermorsing van geld en onnodige burokrasie is. So 'n stelling kan egter slegs billik wees vir baie klein firmas, waar die hoof al die verantwoordelikhede opneem. Trouens, die administratiewe personeel is 'n belangrike skakel in die besigheidsketting. Dit is hy wat die werk van die onderneming organiseer, verantwoordelik is vir sy kommunikasie met die buitewêreld, vir die tydige uitvoering van kontrakte, bestellings, die ontvangs van betalings monitor.

Selfs die afwesigheid van 'n sekretaresse, kantoorbestuurder, persoonlike assistent vir een dag wys hoeveel administratiewe personeel in besigheid benodig word. Die poste wat ons hierbo genoem het, is die belangrikste poste van hierdie tipe. Hulle is egter nie beperk tot hierdie tipe aktiwiteite nie. Wie behoort aan die administratiewe personeel saam met die sekretaresse? Klerk, oproepsentrum-werknemer, kantoorbestuurder, persoonlike assistent, sekretaresse-vertaler. Dit is 'n fout om te glo dat enigiemand so 'n werk kan doen.na kort kursusse. Om die aktiwiteite van 'n onderneming kwalitatief te organiseer, is nie net persoonlike eienskappe nodig nie, soos diplomasie, objektiwiteit, stiptelikheid.

Administratiewe personeel is persone wat toegang het tot baie belangrike inligting, waarvan die funksionering van die hele maatskappy dikwels afhang. Daarom is bekwame kantoorwerk, vinnige drukwerk, akkuraatheid, pligsgetrouheid en organisatoriese vaardighede eenvoudig nodig. Daarbenewens word spesiale kennis ook vereis. Ideaal gesproke is administratiewe personeel werknemers met hoër onderwys, nie noodwendig gespesialiseerd nie. Die hoofvereiste sal die vermoë wees om belangrike inligting en dokumente te hanteer.

'n Kantoorbestuurder moet, benewens 'n aantreklike voorkoms en maniere, ook bekwaam met besoekers aan die onderneming kommunikeer, want onder hulle sal daar vennote en potensiële klante wees. Soms word so 'n spesialis ook toevertrou met die bevordering van goedere of dienste van die maatskappy. Dit is in elk geval hy wat die werk van alle dienste en kommunikasie met die hoof koördineer. Hy is ook verantwoordelik vir die nakoming van die werkskedule, vir die skedule van vergaderings en onderhandelinge. 'n Persoonlike assistent staan die bestuurder by met die organisering van sakereise regoor die land en in die buiteland. Entrepreneurs probeer om vir hierdie pos 'n persoon te kies met kennis van vreemde tale, sake-etiket, bekwaam en stiptelik. As 'n reël, vroue werk as sekretaresses en assistente, egter in teenstelling metVolgens die algemene opvatting, nie jong nie, maar opgevoede dames ouer as 25 jaar. Maar 'n kantoorbestuurder kan 'n man wees, dit hang alles af van die bedryf. 'n Bykomende voordeel sal nie net werkservaring wees nie, maar ook professionele kennis op die gebied van dokumentbestuur. Verbasend genoeg, maar met al die oorvloed bekwame en opgeleide spesialiste, jong universiteitsgegradueerdes, is dit nie 'n maklike taak om gekwalifiseerde administratiewe personeel te kry nie. Nie net gespesialiseerde kennis is immers belangrik nie, maar ook persoonlike eienskappe: nie-konflik, objektiwiteit, die vermoë om te gehoorsaam en te lei, organisatoriese vaardighede.