Uitgaande korrespondensie: registrasielogboeke, rekeningkunde, monsters, invulreëls

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

In enige sfeer van die nasionale ekonomie is daar 'n papierwerk wat baie funksies insluit. Onder hulle is die verantwoording van inkomende en uitgaande korrespondensie een van die belangrikstes. Daar is geen enkele onderneming wat in isolasie van ander organisasies funksioneer nie. Kommunikasie en samewerking met kliënte, verskaffers, finansiële en ander instansies is verpligtend. Daarom kan die produksieproses nie sonder korrespondensie klaarkom nie. Wie hanteer die registrasie van inkomende en uitgaande briewe? Hoe om hulle behoorlik te verantwoord? Wie het dit nodig en hoekom? Ons sal hierdie kwessies in die artikel oorweeg.

Kategorie van korrespondensie. Kenmerke van uitgaande dokumentasie

Daar is baie vorme en tipes dokumente, maar hulle val almal in slegs twee hoofkategorieë:

• Stuur (uitgaande pos).
• Ontvang (inkomende pos).

Kom ons kyk na die betekenis van elke kategorie.

Korrespondensie, uitgaande genoem, kan aan die volgende ontvangers gestuur word:

• Hoër owerhede.
• Ondergeskiktesorganisasies.
• Vennootondernemings.
• Departemente, werkswinkels en ander strukturele afdelings van die onderneming.

Watter dokumente word aan hoër owerhede gestuur?

Feitlik elke onderneming is ondergeskik aan enige organisasies (distrik, departementeel, streeks- sowel as ministeries). Uitgaande korrespondensie wat aan hierdie instansies gestuur word, kan verslae, verslae, planne vir die maand, kwartaal, jaar, antwoorde op versoeke wees. As 'n reël word dit op goedgekeurde standaardvorms of op gewone velle met die maatskappy se logo uitgereik.

Dokumente vir aflynorganisasies

Nie almal nie, maar baie ondernemings werk saam met organisasies wat aan hulle ondergeskik is. Dit kan uitvoerende liggame, takke, klein firmas en ander wees. Die korrespondensie wat deur hom gestuur word, kan riglyne, bevele, kennisgewings, regulasies, instruksies, opleidingsmateriaal wees. Dit word ook op briefhoofde of gewone velle met die maatskappylogo uitgereik. Daarbenewens kan instruksies en opleidingsmateriaal die vorm van brosjures en handleidings aanneem, maar dit moet vergesel word van instruksies op standaardvorms of dekbriewe met seëls en handtekeninge. As daar geen is nie, moet die handleidings en brosjures self die seël van die stuuronderneming en die handtekeninge van verantwoordelike persone hê.

Dokumentasie vir vennootfirmas

As 'n reël praat ons in hierdie geval van verskaffers, verspreiders en kliënte. Die korrespondensie wat hy stuur is bestellings, kennisgewings vanontvangs van goedere, eise, advertensiebrosjures, kennisgewings oor veranderinge in enige bepalings van 'n ooreenkoms of kontrak, besigheidsvoorstelle.

Daar moet kennis geneem word dat advertensiemateriaal, pryslyste, gelukwense, uitnodigings, byvoorbeeld, na 'n aanbieding nie geregistreer hoef te word nie.

Dokumentasie binne dieselfde organisasie

Hierdie tipe uitgaande korrespondensie vind plaas by ondernemings waar daar 2 of meer departemente, werkswinkels, afdelings is. In sulke gevalle reik die leierskap bevele, besluite, riglyne, instruksies en soortgelyke dokumente uit, wat aan departemente en werkswinkels gestuur word. Vir bestuurders en administrasie sal sulke korrespondensie dan uitgaande wees, en vir 'n werkswinkel of departement - inkomende.

Joernaalontwerpreëls

Ongeag waarheen die dokument gestuur word, moet dit verantwoord word. Om dit te doen, is daar logs vir die registrasie van uitgaande korrespondensie. In 'n tyd toe rekenaars en die internet nie bestaan het nie, is sulke joernale met die hand gehou. Hulle kan arbitrêr wees. 'n Algemene notaboek, rekeningboek, notaboek kan gebruik word. Die belangrikste is dat die tydskrif gestikte velle moes hê sodat dit nie uitgeskeur kon word nie. Boonop moes hulle genommer word. Die titelblad van die tydskrif het die datum aangedui wanneer dit begin is. Voorheen was dit nodig om die bladsye met drade te stik, hul punte te verseël met 'n vel papier, waarop dit nodig was om die seël en handtekening van die verantwoordelike persoon te plaas. Ook op hierdie blad is die totale aantal genommerde bladsye neergesit. Regstellings is nie toegelaat nie.

Nou word die stiksel van die magasyn met drade gestoor wanneerregistrasie van veral belangrike dokumente van finansiële of wetlike waarde.

Blaaie in die tydskrif is genommer in die meeste besighede.

Wanneer die laaste reël van die joernaal gevul is, word die datum van sy einde neergesit. Dit word van 3 tot 5 jaar gestoor. Dit hang af van die tipe korrespondensie wat daarin geregistreer is. Hofbevele, finansiële rekeninge, langtermynkontrakte en dies meer word as besonder belangrik beskou. Jy kan slegs oor die joernaal beskik as elk van die dokumente wat daarin opgeteken is, sy regskrag verloor het.

Rekenaarhulp

In hierdie tyd van rekenaartegnologie is dit moeilik om 'n klerk te vind wat die logboek van inkomende en uitgaande korrespondensie met die hand opspoor. Nou is daar 'n sekere program waarmee jy vorms kan druk of rekords op 'n rekenaar kan hou. Om dit te gebruik, moet jy hê:

• Rekenaar met MS Office, MS Excel-programme.
• drukker.
• skandeerder.
• Rekenaar-e-pos.
• 'n Seël soos hierdie: “Ingang. Nee. _, "_" _20_" Dit kan met die hand getik word of klaargemaak gekoop word.

Volgende moet jy by die program ingaan, die vereiste vorm aflaai en daarmee begin werk. Jy kan die vorm druk, baie fotostate maak, dit naaldwerk. Jy sal 'n joernaal kry waarin jy aantekeninge met die hand sal moet maak. Jy kan nie druk nie, registreer direk op jou rekenaar. As 'n reël is dit hoe dokumente gehou word waarvoor jy nie hoef te teken nie.

Hoeveel tydskrifte het jy nodig?

Meer dikwelsin totaal hou die ondernemings een logboek van uitgaande korrespondensie by. Sommige organisasies met baie vennote en ander ontvangers kan egter verskeie van hierdie tydskrifte hê, soos:

• Vir registrasie van korrespondensie wat aan derde partye gestuur word en vir dokumente binne die onderneming.
• Vir briewe wat aan binnelandse en buitelandse maatskappye gestuur word.
• Vir dokumente wat bedoel is vir sekere organisasies (byvoorbeeld die sentrale kantoor, die ministerie, ensovoorts) en almal anders. Dit word gedoen vir die gerief van dokumentbestuur, maar enige joernaal word volgens 'n enkele standaard opgestel.

Daarbenewens het sommige organisasies aparte joernale vir elke tipe dokumentasie. Byvoorbeeld, om uitgaande bestellings, rekeningkundige bestellings, kennisgewings, handleidings, klanteklagtes, protokolle, ensovoorts te registreer. Om rekening te hou met sulke dokumente, kan vorms met ander kolomme gebruik word.

Hoe om joernaalinskrywings te hou

Daar moet gesê word dat die vorms van vorms ongeveer dieselfde is vir rekeningkunde vir alle tipes uitgaande korrespondensie. 'n Voorbeeld wat wys hoe die ontwerp moet lyk, word in ons artikel gegee.

Aan die bokant van elke bladsy is daar 'n "header" met kolomme:

• Die reeksnommer van die inskrywing, dit was ook op die dokument aangebring.
• Vertrekdatum.
• Dokumenttitel (bv. "Vooruitgangverslag").
• Opsomming (letterlik 'n paar sinne, jy kan ook die dokumentnommer neersit).
• Naam van die instansie waarheen korrespondensie gestuur word.
• Handtekening van verantwoordelike geregistreerde persoon.
• Vertrekmetode (gereelde of e-pos, faks). Hierdie item is bygevoeg met die koms van nuwe tegnologieë. Voorheen was dit nie in die korrespondensielogboeke nie.
• Indien 'n antwoord op 'n versoek of 'n uitvoeringsverslag gestuur word, moet die joernaal die nommer van die dokument aandui op grond waarvan die gestuurde brief geskep is. Dit is ook nodig om die data oor die kunstenaar (naam, posisie) aan te dui.
• Aantal kopieë. Soms word 'n kolom apart toegewys, waarin die aantal bladsye in 'n kopie aangedui word.
• Let wel. Inligting wat nie in die vorige kolomme ingesluit is nie, word hier aangedui.

As die uitgaande dokument nie 'n reaksie op 'n versoek of 'n verslag is nie, word strepies in die kolomme geplaas oor uitvoering en die verantwoordelike persoon.

In ons tyd het die inhoud en vulling van die logboek van uitgaande korrespondensie nie verander nie. Voorbeeld hierbo gewys.

Inkomende pos

Briewe en dokumente kan deur die onderneming van die volgende bronne ontvang word:

1. Hoër owerhede.
2. Ondergeskiktes.
3. Vennootfirmas.
4. Ander instellings wat nie hierbo gelys is nie (polisie, banke, howe, private burgers, ens.).
5. Binne 'n onderneming kan inkomende korrespondensie van die administrasie of 'n ander strukturele eenheid kom, byvoorbeeld van die rekeningkundige departement.

Bo onsoorweeg watter vraestelle korrespondensie kan uitmaak van die organisasies wat in die eerste drie paragrawe aangedui word.

Dokumente van ander instansies kan 'n dagvaarding aan 'n werknemer, 'n lasbrief van eksekusie, 'n hofbeslissing, 'n regsgeding, 'n klag of 'n verklaring van 'n privaat persoon, ensovoorts wees.

Die vraestelle wat die werkvloei binne die onderneming verteenwoordig, kan baie verskil: bestuursbevele, bestellings, instruksies, regulasies, standaarde, veiligheidsregulasies, kennisgewings, ensovoorts.

Werk met inkomende dokumente

Dit is nodig om rekord te hou van nie net uitgaande korrespondensie nie, maar ook inkomende. Die joernaal, waar briewe wat deur die onderneming ontvang word geregistreer word, word opgestel volgens dieselfde reëls as vir gestuurde dokumente.

Die verskil is in die "cap" op die vorms. Dit moet die volgende kolomme bevat:

• Ordinale nommer. Dit is ook op die dokument aangebring.
• Datum ontvang.
• Organisasie wat die dokument gestuur het.
• Hoe dit ontvang is (per faks, e-pos of gewone pos).
• Dokumentnaam.
• Aantal kopieë.
• Waarheen die dokument gestuur is (werkswinkel, departement of vouernaam).

'n Voorbeeld van een van die vorms van die joernaal van inkomende korrespondensie word hieronder aangebied.

Indien die inkomende dokument 'n bevel of 'n metodologiese opdrag van die bestuur is wat deur die werkswinkel (departement) vir uitvoering ontvang is, moet die registrasielogboek aandui wie die verantwoordelike persoon is, en ook aanbringuitvoeringsnota, datum en kunstenaar se handtekening.

Wie hou die rekords?

Enige verantwoordelike persoon wat deur die hoof aangestel is, kan inkomende en uitgaande korrespondensie registreer. In hierdie geval moet hierdie tipe arbeidsaktiwiteit by sy posbeskrywing ingesluit word of op bevel van die hoof van die onderneming goedgekeur word. As 'n reël word kantoorwerk in organisasies deur 'n sekretaris behartig. Daarbenewens kan 'n werknemer van die kantoor of 'n administrateur (in klein maatskappye) die registrasie van korrespondensie uitvoer. In sommige organisasies word korrespondensie deur twee werknemers hanteer – die samesteller en die sekretaris.

Winkels en departemente hou ook rekords van inkomende en uitgaande dokumentasie. Dit word gedoen deur 'n werknemer wat in opdrag van die bestuur van hierdie tipe aktiwiteit aangekla word.

Hoe moet ek inkomende dokumentasie behoorlik opneem?

Registrasie van inkomende en uitgaande korrespondensie is nie 'n moeilike taak nie, maar 'n verantwoordelike een. Alle dokumente wat deur die onderneming ontvang word, is aan boekhouding onderhewig. As hulle van organisasies afkomstig is, moet hulle deur die hoof gestempel en onderteken word. Soms word die handtekening van verantwoordelike persone ook vereis, byvoorbeeld die hoofrekenmeester, indien dit 'n faktuur is wat aan die onderneming uitgereik is. Briewe van individue, soos verduidelikende of eise, kan slegs die handtekening dra van die persoon wat hierdie dokument saamgestel het.

In die meeste ondernemings moet alle inkomende korrespondensie deur die bestuurder hersien word om op hoogte te bly van produksieprosesse. Homselfbesluit wat om te doen met die dokumente wat ontvang is - om te aanvaar vir uitvoering, om die betrokke persone vertroud te maak met die inligting, of bloot om die papier in 'n lêer te liasseer. Daarom verskaf die sekretaris, nadat hy die inkomende korrespondensie in die joernaal geregistreer het, dit aan die hoof. Hy plaas 'n merk op elke dokument na watter departement dit gestuur moet word.

Op grond van hierdie "uitspraak" teken die sekretaris in die register van inkomende korrespondensie in die toepaslike kolom die verdere "lot" van elke brief aan. Byvoorbeeld, 'n nuwe regulasie oor die berekening van die premie kan aan die rekeningkundige afdeling gestuur word, veiligheidsriglyne aan die tegniese afdeling, en 'n eis van burger Ivanov aan die produkkwaliteitbeheerafdeling. Dit voltooi die werk van die sekretaresse met die inkomende dokumentasie.

Hoe hou ek tred met uitgaande pos?

Hierbo het ons ondersoek watter vraestelle met hierdie tipe dokumentasie verband hou. In sommige organisasies moet individuele versoeke deur 'n assistent-sekretaris of samesteller beantwoord word. Volgens GOST R 6.30-2003.12 word so 'n dokument op 'n spesiale vorm of op 'n leë vel met die maatskappy se logo opgestel. Enige besigheidsbrief wat aan 'n organisasie of individu gestuur word, moet deur die bestuurder gestempel en onderteken word. As 'n reël moet die sekretaresse 'n fotokopie van die dokument maak, wat in die korrekte lêergids geliasseer moet word.

Uitgaande korrespondensie word in die ooreenstemmende joernaal geregistreer. Die sekretaris moet kontroleer of al die nodige seëls en handtekeninge, besonderhede van sy maatskappy endie organisasie waarvoor die dokument opgestel is, plaas daarop die nommer wat ooreenstem met die een waaronder dit in die joernaal ingeskryf is, die datum van vertrek, die naam van die lêergids waarin die afskrif geliasseer is. Indien die korrespondensie wat gestuur word 'n reaksie op 'n inkomende brief is, moet u ook die nommer waaronder dit geregistreer is, neerskryf. Dokumente moet gestuur word op die dag wat in die registrasielogboek aangedui word.

Hoekom het ons korrespondensierekeningkunde nodig?

Sommige mense wat ver van produksie is, glo dat noukeurige registrasie van inkomende en uitgaande korrespondensie ekstra werk is, die sogenaamde papierwerk. Trouens, korrespondensierekeningkunde voer die volgende funksies uit:

• Organiseer werkvloei.
• Verseker tydige reaksie op inkomende seine.
• Stroomlyn die uitruil van inligting binne produksie.
• Waarborg die effektiewe deelname van die maatskappy aan die buitelandse ekonomiese lewe.
• Help jou vinnig die dokument te vind wat jy nodig het.

Die belangrikheid van hierdie werk is duidelik, so jy moet die implementering daarvan verantwoordelik benader.