Projekbeplanning is Stadiums en kenmerke van die proses, ontwikkeling en voorbereiding van 'n plan

2024 Outeur: Howard Calhoun | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 10:16

Tydens beplanning word kwalitatiewe en kwantitatiewe besluite geneem om die doelwitte van die organisasie op die lang termyn te bereik. Verder, in die loop van sulke werk, is dit moontlik om presies die optimale paaie te bepaal. Projekbeplanning is die uitwerking van 'n presiese skema waarvolgens die ontwikkeling van die organisasie uitgevoer sal word. Dit laat jou toe om deur al die besonderhede te dink, maniere te kies om probleme op te los en jou doelwitte te bereik. Hoe sulke werk uitgevoer word, sal later bespreek word.

Skedulering van afspraak

Projekbeplanning is 'n belangrike proses in besigheidsbestuur. Dit is uiters belangrik, en daarom doen byna elke maatskappy vandag hierdie werk. Dit neem tyd en hulpbronne, maar dit betaal vrugte af.

Van die kwaliteit van beplanning tot projekbestuurhang af van hul verdere implementering. Tydens so 'n prosedure word 'n inisiasie uitgevoer, waartydens die handves, die deelnemersregister goedgekeur word en 'n strategiese rigting vir verdere ontwikkeling gekies word.

Eers word die volgorde van die hoofaksies uitgewerk. Ná hul goedkeuring word die besonderhede uitgewerk.

Nadat die konsep van die toekomstige projek en die hoofstadia van sy vordering uiteengesit is, sal die bestuur in staat wees om al sy stadiums reg te stel, die beste maniere te kies om die gestelde doelwitte te bereik.

Projekbeplanning is 'n belangrike proses in bestuur. Dit laat jou toe om die beweging op die pad van ontwikkeling daarna te monitor, tydige reg te stel. Werklike aanwysers word vergelyk met beplande, wat inligting openbaar oor die mate van implementering van die beplande take. In die loop van monitering word voortdurende opdatering van inligting van eksterne en interne bronne in ag geneem. Die bepalings wat in die plan, voorwaardes en aanwysers gestel word, is onderhewig aan verandering, aangesien dit met die werklike situasie moet ooreenstem.

Beplanning raak alle projekbestuurprosesse direk. Daarom word dit deur elke organisasie uitgevoer. Dit is onmoontlik om enigiets te bestuur as daar nie 'n duidelik vasgestelde volgorde van aksies is nie. Hierdie stadiums is take waarvan die implementering lei tot die bereiking van die doelwit. As iets begin verkeerd loop soos beplan, identifiseer die bestuurder die oorsake van sulke verskynsels, besluite word geneem oor die regte optrede in die omstandighede.

Die beplanningsproses is die aanvanklike stadium van die projeklewensiklus. Dis onmoontlik daarsonderbereik die gewenste resultaat.

Beplanningstake

Beplanning van die doelwitte van die projek behels die ontwikkeling van 'n stelsel van take wat, soos stappe, lei tot die bereiking daarvan. Die aangebied werk laat jou toe om selfs voor die aanvang van die werk te bepaal of die geselekteerde tipe aktiwiteit wins kan bring. Elke belegger poog om sy fondse te belê in die mees winsgewende, winsgewende projek. Dit is moontlik om die hoofparameters en resultate van toekomstige aktiwiteite te skets, om voldoende, realistiese maniere te kies om dit tydens beplanning te bereik.

Om produktief te wees, sal 'n organisasie 'n reeks uitdagings moet aanspreek. As dit in die loop van berekeninge blyk dat die resultaat van sulke aktiwiteite negatief is (die maatskappy sal 'n verlies ontvang), nie hoog genoeg nie, is dit nodig om die redes vir hierdie verskynsel te identifiseer. Deur sekere aanpassings te maak, is dit moontlik om die doeltreffendheid van die projek te verhoog. Wysigings kan in elke stadium van die implementering van die take aangebring word. Hulle kan soos volg wees:

• Besonderhede, verduideliking van die doel (of doelwitte) van die ontwerp, bepaling van die gewenste resultaat van die geleentheid.
• Bepaling van die omvang en samestelling van toekomstige werk.
• Skat die tydsberekening van elke stadium.
• Bereken die begrotingskoste van die projek.
• Skep 'n skedule en bereken die begroting vir elke fase.
• Die behoefte aan hulpbronne word bepaal. Die berekening word gedoen vir elke fase van die projek en die aktiwiteite van die organisasie in hierdie rigting as geheel.
• Logistieke plan aan die gang.
• Risiko-evaluering word uitgevoer, 'n metodologie word geskep vir die korrekte reaksie in die geval van gevaarlike situasies.
• Besonderhede van die geleentheid word in detail aan die belegger verduidelik.
• Besonderhede word ooreengekom met alle deelnemers aan die proses.
• Verantwoordelikheid vir die uitvoering van werk en die uitvoering van die take wat opgedra is, word tussen die eksekuteurs en bestuurders verdeel.
• Beplande interaksies en bestuursbeplanningsprosedures word gespesifiseer.

Projekbestuur en projekbeplanning is nou verwant. Slegs die konsekwente vervulling van die take wat binne die ooreengekome tydraamwerk en ten volle gestel is, kan die bereiking van die doelwit waarborg, deur wins te maak in die loop van die maatskappy se aktiwiteite.

Hoofprosesse

In die proses om projekbeplanning te organiseer, word 'n aantal verpligte en opsionele aksies uitgevoer. Ongeag die aktiwiteite van die organisasie, word dit toegepas in die loop van die skep van 'n algehele strategiese visie. Verpligte prosesse sluit die volgende in:

• Beskrywing en verdere dokumentasie van alle beplande take, projekinhoud.
• Definisie van die hoofstadia van die projek, hul daaropvolgende besonderhede.
• Berei tans 'n geskatte skatting voor. Die totale koste van alle hulpbronne wat benodig word om die projek te voltooi, word bereken.
• Die opstel van 'n stap-vir-stap aksieplan, waarvan die implementering sal lei tot die bereiking van jou doelwitte.
• Beskryf die volgorde van werk.
• Afhanklikhede van 'n tegniese aard, asook beperkings op die werk wat uitgevoer word.
• Berekening van die tyd benodig virvoltooiing van elke stadium van werk, die bepaling van die arbeidskoste en ander hulpbronne wat in elke stadium van die produksiesiklus benodig sal word.
• Bepaling van die tipe, stel hulpbronne, sowel as hul volume.
• Dui die werklike tydsberekening van die werk aan, indien hulpbronne beperk is.
• Skep 'n begroting en koppel beraamde koste vir elke tipe werk.
• Skep 'n voltooide plan.
• Versameling van die resultate van ander navorsingswerk tydens die ontwerp, uitleg van beplande waardes in een dokument.

Tydens die beplanning en ontwikkeling van die projek is hierdie aksies verpligtend.

Hulpprosedures

Tydens projekimplementeringsbeplanning sal sommige prosesse dalk nie nodig wees nie. Slegs wanneer die behoefte vir hulle ontstaan, sluit die bestuurder hulle in die algemene lys in. Hierdie ondersteunende prosesse sluit die volgende in:

• Beplan kwaliteitstandaarde, stel hul maksimum toelaatbare omvang. Maniere om die vereiste vlak van voltooide produk-eienskappe te bereik, word ook bespreek.
• Beplanning op die gebied van organisasie, wat die verspreiding van funksionele bevoegdhede, verantwoordelikhede en ondergeskiktheid onder alle projekdeelnemers impliseer.
• Seleksie van personeel met die toepaslike vlak van kwalifikasies, werkservaring, wie se aktiwiteite sal toelaat dat die projek so gou moontlik geïmplementeer word. In sommige gevalle word die vorming van 'n goed gekoördineerde spanwerk vereis.
• Vestig kommunikasie om lede te beveiligprojek met die inligting wat jy nodig het.
• Identifisering van tipes projekrisiko's, hul assessering en dokumentasie. Dit laat jou toe om selfs in die beplanningstadium onsekerhede te identifiseer en uit te skakel, om die mate van hul moontlike impak op die projek te bepaal. Op hierdie stadium word beide gunstige en ongunstige scenario's vir die ontwikkeling van die situasie tydens die implementering van die gekose strategie bereken.
• Beplanning van logistieke prosedures. Dit word presies bepaal watter grondstowwe, ander nodige materiaal en hulpbronne van eksterne organisasies aangekoop sal word, in watter hoeveelheid, en ook met watter frekwensie aflewerings gemaak sal word.

Ander aktiwiteite mag vereis word tydens die beplanning van projekprosesse. Dit hang af van die doelwitte wat die organisasie nastreef in die loop van sy werk.

Beplanningsstappe

Daar is 4 hoofstadia van projekbeplanning. Hulle is deur die konsultasiemaatskappy Booz Allen & Hamilton aangebied.

Die standaardbeplanningsmodel is soos volg:

Fase 1. Vorming van doelwitte

Twee soorte doelwitte word gestel. Hulle kan formeel of werklik wees. In die eerste geval word kriteria voorgehou om die bruikbaarheid van die projek te bepaal. Formele doelwitte spruit voort uit die motivering van bestuurders. Werklike doelwitte is die maniere waarop formele doelwitte bereik kan word.

Stap 2. Probleemontleding

Tydens hierdie stadium van beplanning word die werklike situasie van die organisasie bepaal. Vervolgens word 'n voorspelling gemaak oor sy toekomstige toestand. Daarnaidentifikasie van bestaande probleme word uitgevoer, waarvoor sisteme van doelwitte gekant is teen die resultate van voorspellende analise. Dit laat toe dat probleme op die ou end gestruktureer word.

Stage 3. Soek vir alternatiewe

Hierdie is oplossings wat mekaar uitsluit.

Fase 4. Evaluering van alternatiewe

Die aanvaarbaarheid van elk van die bestaande scenario's word bepaal. Die doeltreffendheid en graad van risiko van elke besluit word geëvalueer, waarna 'n toepaslike besluit geneem word. Die optimale alternatief moet nie net prakties uitvoerbaar wees nie, maar ook wettig, sodat jy so na as moontlik aan die doel kan kom. Terselfdertyd word bestaande beperkings in tyd, hulpbronne, ens. in ag geneem.

Wanneer jy 'n beplanningsprojek vir 'n territoriale, industriële of ander tipe skep, moet jy dit in die toekoms toepas om werklike resultate met beplande resultate te vergelyk. Dit laat jou toe om vordering na 'n gemeenskaplike doelwit te bestuur, toepaslike aanpassings betyds te maak.

skedulering

Dit is opmerklik dat projekskedulering op 'n effens ander skema gebaseer is. Dit beklemtoon 5 hooffases:

1. Definieer werke en skryf dit as 'n lys. In sommige gevalle maak bestuurders foute deur nie alle prosesse gelyktydig te lys nie. Om hierdie verskynsel uit te sluit, word dit aanbeveel om die metode van opeenvolgende ontbinding toe te pas in die loop van die bepaling van die komende werk.
2. Vir elke geselekteerde posisie word die volgorde en duur bepaal. Dit hang af van dietegnologiese kenmerke van die komende werk. Hiervoor word die ontbindingstegniek ook gebruik, wat aangevul word deur deskundige assesserings. Dit laat jou toe om die beplande duur van elke operasie akkuraat te bepaal. Om dit te doen, kan jy die dinkskrumtegniek gebruik, wat jou toelaat om die kenmerke van die tegnologie vanuit verskillende oogpunte te oorweeg.
3. Bepaal die tipe hulpbronne en hul beskikbaarheid. Dit kan finansies, materiaal, arbeid, inligting, ensovoorts wees. Die skedule van werk verrig is gekorreleer met die skedule van logistiek, finansiering, ens. Alle stadiums moet onderling verbind wees, vorm 'n deurlopende proses. Dit vermy ontwrigting in die produksieproses. Terselfdertyd vereis skaars hulpbronne afsonderlike oorweging. Hulle bepaal grootliks die duur en volgorde van die hele spektrum van komende werk.
4. Beperkings word van buite gestel. Dit sluit in die seisoenaliteit van produksie, die vervaardigbaarheid van toerustingvoorrade en ander eksterne faktore.
5. 'n Stelsel word geskep om te reageer op opkomende risiko's in die loop van projekbestuur. Projekbeplanning begin met hul ontleding. Vir die mees waarskynlike en gevaarlikste bedreigings word gepaste reaksiemaatreëls ontwikkel.

Beplanningsbeginsels

In die loop van die beplanning van 'n besigheidsprojek moet 'n bestuurder sekere beginsels nakom. Die belangrikstes is:

• Doelgerigtheid. Die implementering van die projek streef na 'n duidelike, finale doelwit, sonder om op onbeduidende take gespuit te word.
• Sistematies. Toekomstige projekbestuur moet holisties en omvattend wees. Terselfdertyd word die kenmerke van die ontwikkeling en samestelling daarvan in ag geneem. In sommige gevalle kan 'n projek in substelsels opgebreek word. Hulle sal ook verwant wees. Terselfdertyd behels veranderinge in een sisteem veranderinge in 'n ander struktuur. Deur die projek in verskeie dele af te breek, kan u die interne verbindings en interaksies van elemente opspoor, die doeltreffendste struktuur kies. Evaluering van projekimplementering in hierdie geval kan gegee word in terme van kwalitatiewe en kwantitatiewe prosesse.
• Kompleksiteit. Verskynsels word beskou vanuit die oogpunt van hul verband en afhanklikheid. Hiervoor word verskillende metodes en benaderings tot bestuur gebruik.
• Sekuriteit. Tydens die beplanning van die projekwerk word daar in die vooruitsig gestel dat alle aktiwiteite met die nodige hulpbronne beman word.
• Prioriteit. Die hoofaandag in die ontwikkeling van die projek word aan die belangrikste, belangrikste take gegee. Hul definisie hang af van die algehele konsep van ontwikkeling in die toekoms.
• Ekonomiese sekuriteit. Die mate van verliese en verliese wat deur die organisasie gely word in geval van nie-nakoming van die beoogde gebeurtenis word bereken. Risiko's kan glad nie vermy word nie, maar dit moet beoordeel word en geregverdigde besluite in hierdie rigting geneem word.

Projekstrukturering

Strukturering word vereis in die loop van projekwerkbeplanning. Die hiërargiese volgorde van werk behels die opbreek van die hele projek in afsonderlike dele. Dit laat jou toe om die komplekse op verskillende vlakke te detail. Sulkebenadering vergemaklik prosesbestuur.

Structurering laat jou toe om die volgende te doen:

• Definieer die omvang van werk om intermediêre tipe doelwitte te bereik.
• Beheer die mate van vordering van die projek, evalueer die moontlikheid om al sy doelwitte te bereik.
• Rapportering word volgens die optimale struktuur geskep.
• Mylpale is gestel om projekvordering te meet.
• Verantwoordelikheid is behoorlik onder die kunstenaars versprei.
• Alle spanlede ontvang objektiewe, verstaanbare inligting oor die doelwitte en doelwitte van die projek.

Foute in strukturering

Sommige bestuurders maak foute in die loop van strukturering, wat die bereiking van doelwitte negatief beïnvloed. Die belangrikstes is die volgende:

• Die struktureringstadium word oor die algemeen oorgeslaan. Die bestuurder gaan reguit na die soeke na oplossings vir die probleme van die huidige tydperk.
• Slegs organisatoriese eenhede word gebruik, geen finale produkte of hulpbronne toegepas nie.
• Strukturering dek nie die hele projek nie.
• Struktuurelemente word herhaal.
• Daar is geen integrasie van strukture in ooreenstemming met die besonderhede van die voorbereiding van projekdokumentasie en finansiële verslagdoening nie.
• Struktuur is oor- of ondergedetailleerd.
• Individuele elemente van die projek kan nie op 'n rekenaar verwerk word nie.
• Ontasbare finale produkte (dienste, dienste, ens.) word nie in ag geneem nie.

Gronde vir strukturering

Projekbeplanning is 'n verantwoordelike werk. Strukturering moet korrek gedoen word. Dit word op die volgende gronde uitgevoer:

• Tydperke van die lewensiklus van die projek wat geskep word.
• Kenmerke van die struktuur van afdelings.
• Komponente van die resultaat wat na die voltooiing van die projek verkry sal word.
• Proses, funksionele elemente van die maatskappy se werk.
• Geografiese ligging van voorwerpe.